Apa itu SOP? Apa Fungsi dan Manfaatnya?

Apa itu SOP?

Standard Operating Procedure SOP adalah dokumen tertulis yang secara resmi disahkan oleh pimpinan perusahaan atau organisasi yang memiliki kekuatan mengikat dan dipatuhi dalam operasional perusahaan.

SOP sangat krusial bagi perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya, terutama untuk menjaga konsistensi performance, kualitas hasil kerja, efisiensi proses kerja, dan menjaga keselamatan kerja.

Dan untuk memperoleh gambaran yang jelas apakah yang dimaksud dan tujuan dari SOP, kami akan membahasnya mulai dari arti hingga contoh standar operasional prosedur berikut ini.

 

01: Arti SOP Adalah?

A: Definisi Umum Standar Operasional Prosedur

Apa itu SOP standar operasional prosedur?

Secara umum, arti Standard Operating Procedure adalah prosedur kerja yang memuat penjelasan tentang cara melakukan pekerjaan tersebut. Penjelasan itu bisa berupa serangkaian instruksi dari aktivitas yang dilakukan secara berulang di perusahaan atau organisasi.

Bila ditelusuri dari akar kata yang menyusunnya, ada 3 (tiga) kata, yaitu:

1: Standard

Pengertian standard adalah sesuatu yang menjadi pedoman. Pedoman sebagai hasil kesepakatan yang harus ditaati dan dipatuhi oleh semua pihak yang terkait dengan standard tersebut. Standard ini bersifat mengikat.

2: Operating

Operating adalah kegiatan rutin atau non-rutin yang sifatnya aplikatif dan sudah ditentukan sesuai kaidah dan standard tertentu.

3: Procedure

Procedure adalah langkah-langkah untuk melakukan proses kegiatan yang telah ditentukan di perusahaan atau organisasi. Procedure harus dijelaskan dan digambarkan secara detail, bisa dengan teks deskripsi, gambar, diagram alir (flowchart) atau gabungan dari ketiganya.

 

B: Menurut Para Ahli Apa itu SOP?

Menurut para ahli, apa arti dari kata SOP?

Berikut ini disajikan beberapa pengertian standard operating procedures menurut beberapa ahli:

1: Ir. M Budihardjo

Dalam bukunya yang berjudul Panduan Praktis Menyusun SOP Standard Operating Procedure, beliau menuliskan bahwa SOP adalah perangkat lunak yang mengatur tahapan proses kerja atau proses kerja tertentu.

2: US Environmental Protection Agency (EPA)

SOP adalah serangkaian instruksi yang menggambarkan pendokumentasian dari kegiatan yang dilakukan secara berulang pada suatu organisasi.

***

Selain pendapat para ahli di atas, ada juga pengertian SOP menurut Sailendra dalam karyanya tahun 2015, Moekijat tahun 2008, Tjipto Atmoko tahun 2011 dan Insani tahun 2010.

 

C: Arti Istilah Terkait Standard Operating Procedure

Dari serangkaian arti SOP yang telah disajikan, kita akan memahami beberapa istilah terkait standard operating procedure, antara lain:

1: Apa itu SOP perusahaan/organisasi?

Standar Operasional Prosedur Perusahaan adalah dokumen yang memberikan penjelasan dan instruksi melakukan pekerjaan dalam perusahaan atau organisasi.

2: Apa itu SOP kerja?

Adalah dokumen yang berisi acuan dan panduan untuk melakukan aktivitas kerja dalam suatu perusahaan atau organisasi.

3: Apa itu SOP sekolah?

Adalah materi tertulis yang berisi serangkaian instruksi yang dipakai untuk melakukan kegiatan sekolah, misalnya prosedur penerimaan siswa baru.

4: Apa itu SOP rumah sakit?

Adalah dokumen standar yang dijadikan panduan dan pedoman dalam melakukan semua aktivitas rumah sakit, misalnya prosedur pengelolaan keuangan rumah sakit.

 

02: Tujuan dan Manfaat SOP Adalah?

A: Tujuan dan Fungsi Standar Operasional Prosedur

Pada dasarnya tujuan dari standard operating procedure adalah sistem yang digunakan untuk mengatur seluruh aktivitas perusahaan atau organisasi.

 

B: Menurut Para Ahli Apa Tujuan dan Manfaat SOP?

Apa tujuan dari SOP?

Berikut ini disajikan beberapa pendapat para ahli mengenai tujuan SOP, antara lain:

1: Manfaat SOP Menurut Para Ahli – Richard Stup

Menurut Richard Stup dalam “Standard Operating Procedure: A Writing Guide” menuliskan bahwa fungsi SOP adalah mendefinisikan seluruh konsep dan teknik utama yang diperlukan dalam setiap aktivitas yang diimplementasikan dalam bentuk yang biasa digunakan dalam tugas pekerjaan sehari-hari. Standard operating procedure harus bisa memudahkan tugas pekerjaan dan menyamakan persepsi semua pihak yang terlibat langsung atau tidak langsung.

Tujuan SOP adalah:

  • Sebagai panduan personil yang melakukan tugas pekerjaan yang dianggap penting dari suatu organisasi.
  • Sebagai sarana untuk menyamakan sistem informasi yang berhubungan dengan sistem kerja.
  • Alat kontrol kesesuaian proses yang efektif.
  • Menjadi dokumen Level III untuk aktivitas sertifikasi ISO (International Organization for Standardization)
  • Menjadi tolok ukur kepedulian (awareness) terhadap pekerjaan.

 

2: Tujuan dan Manfaat SOP Menurut Para Ahli – Grusenmeyer

Menurut Grusenmeyer dalam “Developing Effect Standard Operating Procedures” tujuan SOP adalah:

  • Menjelaskan secara detail seluruh aktivitas dari proses yang dijalankan.
  • Standardisasi seluruh aktivitas yang dilakukan oleh pihak yang bersangkutan.
  • Membantu menyederhanakan semua syarat yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan.
  • Mengurangi waktu pelatihan karena kerangka kerja sudah distandarkan.
  • Membantu melakukan analisis proses yang berlangsung dan memberikan feedback bagi pengembangan standard operating prosedur.
  • Meningkatkan konsistensi pekerjaan dengan arahan yang sudah jelas.
  • Meningkatkan komunikasi antar pihak terkait terutama dengan manajemen

 

C: Contoh Standard Operating Procedure Sesuai Tujuan

Berikut ini beberapa jenis standar operasional prosedur yang dibuat berdasarkan tujuan yang ingin diperoleh, antara lain:

1: Apa itu SOP gudang?

Dokumen yang berisi penjelasan dan panduan bagaimana melakukan aktivitas pengelolaan gudang, misalnya prosedur penerimaan dan pengeluaran barang, prosedur pemeliharaan barang di gudang.

2: Apa yang dimaksud dengan SOP pembelian tunai?

Adalah serangkaian instruksi terdokumentasi mengenai cara dan proses melakukan aktivitas pembelian tunai, sejak pengajuan pembelian oleh bagian yang membutuhkan sampai aplikasi pembayaran serta penyimpanan dokumen pembayaran.

3: Apa itu SOP satpam/security?

Adalah pedoman prosedur mengenai semua aktvitas yang terkait dengan satpam/security, misalnya prosedur penerimaan tamu, prosedur pemeriksaan barang, dan prosedur patroli di lingkungan perusahaan atau organisasi.

4: Apa yang dimaksud dengan SOP penataan produk?

Adalah prosedur, langkah-langkah dan urutan kerja yang harus dilakukan dalam penataan produk agar tujuan kegiatan tersebut tercapai sesuai dengan harapan.

5: Apa itu SOP penjualan?

Prosedur terdokumentasi yang berisi pedoman dan panduan kerja yang menjelaskan secara terstruktur dan sistematis aktivitas penjualan.

 

03: Kelemahan dan Hambatan SOP Adalah?

Implementasi standar operasional prosedur bisa mengalami hambatan yang ditemukan sejak dari proses penyusunan sampai implementasi. Beberapa hambatan yang sering ditemui antara lain:

1: Hambatan Organisasi

Salah satu hambatan SOP adalah adanya struktur organisasi yang terlalu kompleks. Hal ini membuat penyesuaian antar bagian mengalami hambatan karena adanya kepentingan tiap unit kerja.

Hambatan organisasi juga bisa muncul terkait dengan manajemen organisasi, seperti gaya kepemimpinan, struktur organisasi terlalu besar, alur koordinasi panjang dan rumit, dan tradisi organisasi yang tidak kondusif.

 

2: Hambatan Operasional

Hambatan ini disebabkan oleh permasalahan operasional organisasi yang dipengaruhi oleh karakteristik konsumen, keterikatan organisasi dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, budaya organisasi, dan tingkat kedewasaan organisasi.

 

3: Hambatan Personal

Jenis hambatan ini berasal dari individu organisasi yang tidak mendukung atau menolak SOP. Mereka menganggap penyelesaian pekerjaan menjadi lebih berat dan relatif lama. Hal itu dapat terjadi karena kurangnya informasi tentang SOP. Contoh hambatan personal antara lain:

  • Karyawan belum memahami apa tujuan dan manfaat standar operasional prosedur.
  • Anggapan bahwa standar operasional prosedur mempersulit pekerjaan.
  • Kurangnya motivasi yang kuat dalam diri karyawan untuk berkembang ke arah yang lebih baik.

 

4: Hambatan Manajerial

Jenis hambatan ini disebabkan oleh perbedaan pandangan dari jajaran manajemen dalam penyusunan dan penerapan SOP di satuan kerja masing-masing bagian. Contoh hambatan manajerial adalah:

  • Ketidakjelasan visi dan misi
  • Ketidakjelasan kebijakan dan peraturan organisasi
  • Tidak adanya kontrol secara konsisten dan berlanjut
  • Tidak ada dukungan maksimal dari pihak terkait

***

Dari beberapa hambatan SOP di atas menunjukkan bahwa diperlukan komitmen menyeluruh dari seluruh komponen yang terlibat untuk mencapai kesuksesan organisasi atau perusahaan. Bila ada satu komponen yang tidak mendukung bisa menyebabkan kegagalan implementasi standar operasional prosedur.

 

04: Format Standard Operating Procedure

Bagaimana bentuk standard operating procedure?

Setiap perusahaan dan organisasi memiliki bentuk standar operasional prosedur yang berbeda-beda menyesuaikan dengan kebutuhan dan kondisinya. Jadi tidak ada standar baku bentuk standar operasional prosedur, namun mempunyai fungsi dan tujuan yang sama.

 

Bentuk Format SOP Menurut Para Ahli

Menurut para ahli, ada beberapa format standard operating procedure yang lazim digunakan antara lain:

1: Bentuk Format SOP Menurut Para Ahli – Richard Stup

Menurut Richard Stup ada beberapa bentuk SOP, yaitu:

A: Simple steps

Format ini banyak digunakan untuk menyusun prosedur rutin yang sederhana, singkat, dan tidak terlalu membutuhkan banyak keputusan.

 

B: Hierarchial steps

Format ini digunakan untuk prosedur yang relatif panjang namun tidak perlu banyak keputusan. Format ini akan sangat membantu bagi yang berpengalaman karena disertai penjelasan secara rinci. Bagi personil baru, format ini juga sangat memudahkan karena dideskripsikan dengan detail.

 

C: Graphic procedures

Pada format ini dilengkapi dengan grafik dan gambar yang bisa menyederhanakan dan mempersingkat prosedur yang panjang. Fungsi gambar adalah untuk memberikan ilustrasi dan deskripsi kepada user sehingga mudah dipahami.

 

D: Flowchart

Format diagram alir atau flowchart digunakan untuk menjelaskan prosedur yang banyak keputusan. Grafik yang digunakan untuk menjelaskan langkah-langkah dan proses dalam pengambilan keputusan adalah dengan simbol-simbol khusus yang memiliki arti serta maksud tertentu, antara lain:

1: Start/End

Simbol yang digunakan untuk mengawali atau mengakhiri flowchart.

2: Process

Tanda yang menjelaskan tentang proses yang terjadi.

3: Paper Document

Untuk menunjukkan output dari suatu kegiatan yang mencakup informasi yang dicatat di kertas.

4: Decision

Grafik yang dipakai untuk menunjukkan pemilihan keputusan yang terjadi.

5: Direction of Flow

Tanda yang digunakan untuk menjelaskan arah dan urutan langkah-langkah proses.

6: Connector

Gambar yang dipakai untuk menghubungkan flowchart satu dengan yang lain.

 

2: Bentuk Format SOP Menurut Para Ahli – A.S. Saleh

Seperti apa format standard operating procedure menurut A.S Saleh?

A.S Saleh dalam papernya “Standard Operating Procedure di Perpustakaan Perguruan Tinggi” menuliskan bahwa ada beberapa komponen pokok yang harus ada dalam standard operating procedure, yaitu:

1: Tujuan

Bagian ini memuat informasi detail tentang tujuan standard operating procedure.

2: Ruang lingkup

Adalah lingkungan yang terkait atau menjadi tanggung jawab dalam standar operasional prosedur.

3: Tanggung jawab

Bagian ini menyajikan pihak-pihak yang telah menyusun, menyetujui, dan bertanggung jawab melakukan dengan sebaik-baiknya. Biasanya hanya mencantumkan manajemen inti dari kegiatan yang dituangkan dalam standard operating procedure.

4: Dokumen terkait

Pada bagian ini dicantumkan dokumen lain yang terkait dengan dengan SOP. Pemuatan dokumen ini berfungsi untuk menunjukkan kesinambungan dan keterkaitan satu prosedur dengan prosedur yang lain. Selain itu akan memudahkan proses penelusuran bila terjadi kesalahan ataupun dibutuhkan audit.

5: Prosedur

Penjelasan dan deskripsi alur kerja dengan bentuk yang sesuai dengan kebutuhan. Bentuk flowchart paling banyak digunakan karena relatif mudah untuk membuatnya dan mudah dipahami.

***

Dari dua bentuk SOP yang telah disampaikan oleh dua orang ahli di atas, mana format yang paling baik?

Seperti yang telah disampaikan diawal sub tema ini bahwa tidak ada ketentuan baku mengenai format SOP.

Suatu format mungkin cocok untuk jenis perusahaan, namun belum tentu sesuai untuk perusahaan yang lain. Maka bijaklah dalam memilih dan menentukan format SOP, sesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan atau organisasi Anda.

 

05: Tahap Pembuatan SOP Adalah?

Tahap Implementasi Standard Operating Procedure

Secara garis besar ada 4 tahapan utama proses pembuatan sampai implementasi standar operasional prosedur, yaitu:

1: Persiapan Implementasi SOP

Tahap ini persiapan implementasi meliputi:

  • Pemetaaan proses bisnis (business mapping)
  • Penentuan komitmen
  • Pembentukan tim penyusun
  • Penyusunan rencana kegiatan

 

2: Proses Penyusunan Standar Operasional Prosedur

Pada tahap penyusunan SOP mencakup aktivitas berikut ini:

  • Menentukan prosedur
  • Memilih dan menentukan format yang akan digunakan
  • Membuat dan menyusun draft standar operasional prosedur

 

3: Validasi SOP

Aktivitas di tahap validasi standar operasional prosedur adalah:

  • Melakukan tes implementasi
  • Evaluasi hasil tes implementasi
  • Pengesahan dokumen

 

4: Pasca Implementasi SOP

Apa saja yang dilakukan di tahap setelah implementasi SOP?

  • Peninjauan ulang standar operasional prosedur
  • Menerima masukan, kritik dan saran yang membangun penerapan SOP
  • Benchmarking

Dan pada kesempatan ini kami hanya akan membahas tahap penyusunan standard operating prosedur.

 

06: Proses Penyusunan SOP

1: Menentukan Prosedur

Apa saja yang perlu dilakukan untuk menentukan prosedur?

Berikut ini langkah-langkah yang dilakukan untuk menetapkan prosedur:

1: Membuat daftar rincian urutan proses yang sudah ada

Untuk perusahaan atau organisasi yang sudah berjalan yang akan membuat atau memperbarui standard operating procedure, maka dapat melakukan evaluasi terhadap SOP sebelumnya.

Jika perusahaan atau organisasi baru yang akan membuat standard operating procedure maka bisa menuliskan urutan kerja.

Pada tahap awal ini, tim penyusun harus mulai melakukan sosialisasi, sehingga SOP lebih cepat dipahami dan mengurangi kemungkinan resistensi dari pegawai karena mereka sudah merasa nyaman dengan proses yang sudah berjalan.

 

2: Melakukan evaluasi terhadap rincian urutan proses kerja yang telah dibuat

Dari urutan proses yang sudah diperoleh dari tahap #1, selanjutnya dilakukan evaluasi bersama dengan pihak yang terlibat langsung dengan proses kerja. Melalui pengamatan dan diskusi langsung dengan pihak-pihak terkait akan memudahkan proses identifikasi yang sifatnya reguler dan irreguler.

 

3: Tuliskan prosedur secara urut dari awal hingga akhir

Bila tim penyusun telah menemukan komponen pekerjaan yang utama, maka selanjutnya dituliskan urutan proses kerja dari awal hingga akhir. Penulisan ini masih dalam bentuk narasi agar keseluruhan proses secara rinci dapat diketahui dan dipahami.

Penggunaan bahasa pada tahap ini masih bersifat rinci dan kompleks yang mungkin belum mudah dipahami oleh satuan kerja yang akan menggunakan standar operasional prosedur.

***

Tiga tahapan ini dilakukan sebelum dituliskan dalam format SOP agar pemindahan tulisan dapat dilakukan dengan tepat dan mengurangi kesalahan.

 

2: Memilih dan menentukan format SOP yang akan digunakan

A: Unsur Standar Operating Procedure

Langkah berikutnya setelah menentukan prosedur adalah menetapkan format standar operasional prosedur yang khusus sesuai dengan kebutuhan. Tingkat kompleksitas dan kebutuhan perusahaan atau organisasi dapat mempengaruhi bentuk standard operating procedure yang dipilih.

Format SOP yang telah disebutkan pada pembahasan sebelumnya diaplikasikan sesuai dengan kondisi perusahaan atau organisasi. Dan unsur-unsur utama standard operating procedure antara lain:

  • Nomor dokumen
  • Tanggal pembuatan
  • Informasi revisi
  • Judul proses
  • Pengesahan dari pembuat dan penanggung jawab
  • Urutan prosedur aktivitas
  • Faktor yang dipengaruhi oleh prosedur
  • Hal utama yang harus diperhatikan

 

B: Pertimbangan Pemilihan Format

Dalam menetapkan prosedur harus mempertimbangkan aspek-aspek mendasar seperti tata bahasa. Untuk membuat standar operasional prosedur sederhana, mudah dipahami oleh user dan lengkap menunjukkan bahwa:

  • Dokumen standard operating procedure adalah dokumen resmi perusahaan atau organisasi yang akan memberikan citra positif di mata konsumen dan calon pelanggan.
  • Standard operating procedure ini disahkan oleh seluruh jajaran pimpinan perusahaan atau organisasi sehingga harus dipatuhi oleh para pelaksana.

 

3: Membuat dan menyusun draft standar operasional prosedur

A: Cara Penyusunan SOP

Setelah menentukan format SOP tahap berikutnya adalah menyusun draft SOP. Ketika menyusun draft perlu memperhatikan kondisi perusahaan dan organisasi.

Karena ada yang sejak awal sudah punya dan menerapkan standar operasional prosedur, sehingga besar kemungkinan untuk melakukan perbaikan seiring dengan perkembangan teknologi dan proses kerja.

Sedangkan bagi perusahaan atau organisasi yang belum menerapkan akan menyusun standard operating procedure sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan perkembangan usaha dan zaman.

***

Proses membuat standar operasional prosedur dengan latar belakang berbeda akan membuat langkah yang dilakukan juga berbeda.

Secara umum proses penyusunan SOP dibedakan menjadi dua cara, yaitu:

1: Pengamatan proses

Proses yang saat ini berjalan diamati dengan teliti kemudian dianalisis apakah ada proses yang berpengaruh terhadap faktor quality, cost, delivery, safety, dan environment. Proses inilah yang harus memperoleh perhatian khusus.

Untuk perusahaan yang belum menerapkan SOP, bisa jadi hal yang perlu dibuatkan standard operating lebih dulu. Sedangkan bagi perusahaan yang telah menerapkan SOP, maka proses inilah yang perlu mendapat perbaikan.

Bagaimana cara menentukan proses yang perlu memperoleh perhatian?

  • Proses yang dapat dikerjakan dengan cara yang lebih efektif dan efisien.
  • Proses yang dapat menyebabkan kecelakaan kerja.
  • Prosedur yang bisa menyebabkan peluang terjadinya penyimpangan.
  • Proses yang perlu dikontrol kesesuaian pelaksanaannya.

 

2: Klaim dari konsumen

Proses pembuatan dengan cara ini adalah hasil feedback dari konsumen atau pihak lain yang merasa kurang puas dengan hasil kerja/produksi perusahaan.

Hal ini bukan berarti bahwa standard operating procedure yang sudah ada tidak baik, namun ada kemungkinan faktor eksternal yang menyebabkan kualitas produk menurun.

 

B: Penyusunan Dokumen SOP

Setelah proses penetapan prosedur dan format standard operating procedure selesai, maka tahap berikutnya adalah:

1: Pembahasan prosedur rinci menjadi bahasa yang ringkas, jelas, dan sistematis yang mudah dipahami oleh seluruh level satuan kerja.

2: Membuat format SOP yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan organisasi. Seluruh prosedur harus dapat dituangkan pada format standar operasional prosedur yang singkat dan jelas.

3: Membuat draft awal standard operating procedure.

4: Draft awal kemudian didiskusikan dan dimatangkan dengan seluruh perwakilan satuan kerja yang terlibat sehingga memenuhi kriteria sebagai berikut:

  • Sistematis dan mudah dimengerti
  • Pantas diimplementasikan di perusahaan tersebut
  • Mudah dalam pengendaian
  • Mudah dalam audit
  • Relatif mudah untuk dilakukan revisi
  • Lengkap mengatur seluruh sistem yang ada
  • Bersifat spesifik perusahaan bersangkutan.

5: Menyusun draft final dokumen SOP

6: Draft final ini selanjutnya dilakukan uji coba di lapangan.

 

C: Perubahan Dokumen SOP

Aktivitas ini dilakukan oleh perusahaan atau organisasi yang sudah meng-implementasikan standard operating procedure. Perubahan dokumen SOP ini dilakukan karena kebutuhan perusahaan yang dipengaruhi oleh beberapa faktor antara lain adanya perubahan teknologi.

Setiap perubahan dokumen standard operating procedure yang akan dilakukan harus melibatkan seluruh perwakilan satuan kerja. Hal ini dilakukan agar informasi perubahan diketahui dan dipahami oleh seluruh departemen.

Perubahan ini juga harus memiliki alasan yang sangat jelas agar dapat diterima oleh seluruh departemen.

 

D: Revisi Dokumen SOP

Revisi dokumen standard operating procedure adalah perubahan kecil yang perlu dilakukan untuk memperbaiki kesalahan yang sifatnya tidak prinsipil, misalnya ada kesalahan dalam penulisan, gambar kabur, gambar tidak atau kurang sesuai dengan prosedur atau pun penggunaan kata yang sukar dimengerti oleh pelaksana.

Tidak ada tahapan atau proses khusus dalam melakukan revisi, karena revisi ini bersifat sederhana. Hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan revisi adalah informasi revisi harus dicantumkan pada lembar SOP. Dokumen sebelum revisi harus disimpan agar rekam jejak perubahan tetap terdokumentasikan dengan baik.

 

E: Melakukan Uji Coba Implementasi SOP

Setelah melalui tahap penyusunan draft awal selanjutnya dilakukan uji coba implementasi SOP pada satuan kerja. Tes ini perlu dilakukan untuk mengetahui pengaruh dari pelaksanaan standard operating procedure terhadap proses kerja. Bila uji coba ini tidak dilakukan, dikhawatirkan terjadi kesalahan atau penyimpangan saat penerapan.

Sebelum memulai uji coba penerapan, sebaiknya dilakukan sosialisasi kembali untuk mengingatkan tentang apa itu SOP dan fungsinya. Walaupun di tahap pengamatan awal hal ini sudah dilakukan, namun sosialisasi ini perlu dilakukan agar para pegawai dapat mengingat kembali pentingnya mematuhi standard operating procedure.

***

Uji coba ini dilakukan pada pekerja di satuan kerja yang dituju. Langkah-langkah yang harus dilakukan harus dijelaskan secara rinci, kemudian diberikan pula penjelasan sebab akibat langkah-langkah-langkah tersebut dilakukan.

Melalui penjelasan tersebut maka diharapkan bisa meminimalisasi pekerja melakukan langkah kerja yang tidak sesuai. Selain itu, berikanlah kesempatan pekerja untuk mencoba menggunakan standard operating procedure tersebut beberapa kali. Dan tim penyusun harus mengamati dengan teliti ketika pegawai melakukan pekerjaan sesuai SOP.

Lama waktu uji coba disesuaikan dengan dengan kebutuhan tim penyusun. Uji coba tidak selalu dalam hitungan menit atau jam, bahkan dapat juga hitungan bulan untuk menemukan hasil yang signifikan.

Penentuan lama waktu uji coba penerapan standar operasional prosedur harus menjadi perhatian khusus bagi tim penyusun. Uji coba yang dilakukan dengan tepat maka akan mengurangi tingkat kesalahan dan perbaikan.

Pertimbangan waktu uji coba sebaiknya didiskusikan secara matang dengan seluruh tim dan jajaran manajemen pada tahap penyusunan rencana aktivitas, sehingga perkiraan waktu penyusunan standard operating procedure tidak terhambat dengan waktu uji coba yang dapat menyebabkan kemunduran penyelesaian.

 

F: Evaluasi Hasil Implementasi SOP

Proses uji coba adalah tahapan krusial dalam penyusunan standard operating procedure. Setelah menyelesaikan tahap uji coba selanjutnya adalah melakukan evaluasi.

Proses evaluasi bisa dilakukan dengan beberapa metode berikut ini:

1: Wawancara

Wawancara dengan pegawai dilakukan untuk menemukan informasi tentang kelebihan dan kekurangan standar operasional prosedur.

Tim penyusun perlu meminta kritik dan saran sebanyak-banyaknya agar proses perbaikan tidak perlu berulang terlalu banyak.  Selain itu tim penyusun juga bisa menjalin kerjasama dan komunikasi yang baik dengan pekerja yang langsung menggunakan standard operating procedure.

 

2: Kuesioner

Evaluasi menggunakan kuesioner dilakukan untuk proses kerja yang memiliki parameter-parameter pengukuran tertentu. Dengan menggunakan ukuran parameter standar yang ada, hasil kerja yang dilakukan sesuai standard operating procedure dapat dievaluasi.

Jika telah sesuai dengan standar maka SOP sudah sesuai dan dapat diaplikasikan, namun bila tidak sesuai dengan standar maka perlu dilakukan perbaikan.

 

3: Pengamatan langsung

Pengamatan langsung dilakukan untuk mengevaluasi proses kerja yang sederhana dan hasil kerja yang dapat dilihat secara visual.

Cara ini biasanya digunakan sebagai metode pendukung untuk proses kerja yang spesifik dan kompleks, karena hasil yang diperoleh dari pengamatan langsung memiliki elemen ketidakpastian yang tinggi.

 

4: Diskusi kelompok

Diskusi kelompok melibatkan seluruh tim penyusun dengan pihak pekerja yang menggunakan standard operating procedure.

Melalui diskusi kelompok, maka informasi, kritik dan saran dapat diperoleh sebanyak-banyaknya dari seluruh peserta diskusi. Dan hasil dari diskusi menjadi bahan utama untuk perbaikan dan penyempurnaan SOP.

***

Metode-metode evaluasi di atas dapat dikombinasikan sesuai kebutuhan dan kondisi perusahaan. Setelah dilakukan evaluasi dan menentukan proses perbaikan. Perbaikan umumnya tidak bersifat mayor karena di tahap-tahap sebelumnya telah dilakukan dengan teliti dan detail.

Berapa SOP perlu dicetak? Standard Operating Procedure sebaiknya dicetak paling tidak tiga rangkap, dengan distribusi satu untuk ditempatkan di lokasi kerja, satu disimpan oleh pimpinan satuan kerja dan satu lagi untuk dokumentasi perusahaan atau organisasi.

 

G: Pengesahan Dokumen SOP

Pengesahan dokumen standar operasional prosedur disahkan oleh manajemen perusahaan atau organisasi. Hal ini menunjukkan bahwa dokumen sangat penting yang harus dipatuhi dan dilaksanakan oleh karyawan.

SOP yang telah disahkan menjadi dokumen resmi perusahaan atau organisasi. Hal ini menunjukkan bahwa jajaran manajemen mempunyai komitmen yang tinggi untuk melaksanakan seluruh proses kerja sesuai dengan standar operasional prosedur yang telah disetujui.

Tim penyusun juga ikut bertanggungjawab untuk meningkatkan kedisiplinan untuk melaksanakan dan mematuhi standard operating procedure sebagai contoh bagi seluruh satuan kerja yang menjalankan proses.

 

07: Contoh Standar Operasional Prosedur

A. Contoh SOP Pelatihan Penyusunan Laporan Keuangan

Agar pemahaman kita makin jelas tentang apa itu SOP dan contohnya? Berikut ini disajikan contoh SOP Pelatihan Penyusunan Laporan Keuangan:

Contoh SOP Pelatihan
Contoh Standard Operating Procedure Pelatihan Penyusunan Laporan Keuangan

 

B. Unsur-unsur SOP

Apa saja elemen-elemen yang terdapat pada contoh SOP pelatihan penyusunan laporan keuangan di atas?

Berikut ini unsur-unsur standar operasional prosedur:

A: Kolom pengesahan standard operating procedure yang terdiri dari tanda tangan oleh pembuat dan pemeriksa.

B: Kolom keterangan yang terdiri dari nomor urut SOP, tanggal penyusunan, jumlah halaman, dan jumlah revisi.

C: Kolom judul dan rincian yang terdiri dari judul prosedur, tujuan prosedur, departemen penanggungjawab prosedur, nama sebelum dan sesudah prosedur terkait.

D: Kolom urutan proses, berisikan deskripsi atau penjelasan urutan kerja yang harus dilakukan.

E: Kolom flowchart, berisikan diagram alir yang menggambarkan proses sesuai dengan urutan proses.

F: Kolom dokumen, berisikan berkas dokumen yang dibutuhkan dan dihasilkan oleh setiap proses kerja yang dilakukan.

 

08: Kesimpulan Mengenai Apa Itu SOP

Dari uraian panjang artikel ini, tentunya kita sudah mengerti dan paham apa itu SOP? apa itu sop kerja? Dan apa itu sop dalam perusahaan?

Artikel ini dibuat dengan tujuan memberikan gambaran mengenai pentingnya standard operating procedure bagi perusahaan atau organisasi.

Bagi perusahaan atau organisasi yang belum memiliki dan menerapkan standar operasional prosedur akan segera menyusun serta mengimplementasikan SOP sehingga akan meningkatkan daya saing melalui proses kerja yang lebih efektif dan efisien.

Dan bagi perusahaan atau organisasi yang sudah memiliki dan menerapkan standard operating procedure juga berguna sebagai bahan evaluasi dan inspirasi perbaikan secara berkesinambungan terhadap standar operasional prosedur yang sudah berjalan.

Demikian yang bisa kami share, semoga bermanfaat dan memunculkan secercah harapan Anda untuk menerapkan standar operasional prosedur yang tepat bagi usaha bisnis Anda.