Inilah 9 Langkah Cara Membuat Standar Operasional Prosedur

sop keuangan

Standard Operating Procedure atau SOP adalah panduan tertulis yang berisi metode dan kebijakan khusus untuk melakukan aktivitas secara baik, benar serta konsisten. Bagaimana cara membuat standar operasional prosedur (SOP)?

Ada 9 (sembilan) langkah dan tata cara membuat standar operasional prosedur yaitu:

  1. Membuat tim penyusun SOP
  2. Menyusun time line aktivitas penyusunan SOP
  3. Melakukan pemetaan bisnis (business mapping)
  4. Membuat draft dan flowchart standar operasional prosedur
  5. Melakukan ujicoba, review dan kajian mendalam draft SOP
  6. Mengesahkan implementasi SOP di lapangan
  7. Melakukan control terhadap pelaksanaan SOP
  8. Melakukan perbaikan, koreksi, dan pembaruan standard operating procedure
  9. Re-implemantasi dan maintenance secara berkelanjutan.

Untuk lebih jelasnya, mari ikuti pembahasan tentang pengertian, format SOP, langkah-langkah membuat SOP beserta contoh membuat standar operasional prosedur berikut ini.

 

01: Pengertian Standar Operasional Prosedur

Diskusi cara membuat sop

A: Definisi Standar Operasional Prosedur

SOP itu artinya apa? SOP adalah kepanjangan dari standar operasional prosedur atau dalam bahasa Inggris disebut standard operating procedure.

Apa yang dimaksud dengan SOP dan contohnya?

SOP atau standard operating procedure adalah dokumen tertulis yang disusun oleh perusahaan, lembaga, yayasan, sekolah, pemerintah daerah dan entitas lainnya untuk dijadikan pedoman dan panduan pelaksanaan kegiatan.

Contoh SOP perusahaan dagang, organisasi, restoran, dan rumah sakit, demikian juga dengan standar operasional prosedur rumah sakit dan kegiatan sekolah.

***

Untuk menambah pengetahuan dan wawasan, kami sajikan penjelasan mengenai istilah-istilah tersebut berikut ini:

1: Standar Operasional Prosedur Perusahaan Dagang

Adalah SOP yang dibuat oleh manajemen perusahaan dagang untuk mendukung aktivitas perdagangannya, mulai dari pembelian sampai menjual produk serta pelayanan purna jual.

Untuk memudahkan dalam membuat SOP ini, perusahaan membuatnya sesuai dengan divisi yang ada, misalnya logistik, finance & accounting serta marketing. Jadi setiap divisi memiliki SOP tersendiri, dan jika dipersatukan akan menjadi satu SOP perusahaan lengkap.

 

2: Standar Operasional Prosedur Organisasi

SOP Organisasi adalah standard operating procedure yang disusun dan diterapkan di organisasi, baik yang berorientasi keuntungan maupun non profit, seperti LSM dan NGO.

 

3: Standar Operasional Prosedur Pemerintahan

Adalah standard operating procedure yang disusun dan diimplementasikan lembaga pemerintah, seperti pemerintah daerah.

 

4 Standar Operasional Prosedur Restoran

SOP restoran adalah standard operating procedure yang digunakan restoran dalam menjalankan aktivitas usaha dan bisnisnya. Contoh standard operating procedure restoran antara lain:

  • Prosedur pembelian bahan baku restoran.
  • Penerimaan dan pengeluaran kas.
  • Prosedur penggajian karyawan
  • SOP pemasaran restoran

 

5: Standar Operasional Prosedur Kegiatan

Adalah standard operating procedure yang dibuat dan disusun untuk keperluan kegiatan. Sebagai contoh kegiatan seminar, lokakarya, dan pkl.

 

6 Standar Operasional Prosedur Rumah Sakit

SOP Rumah Sakit adalah standard operating procedure yang disusun untuk menjalankan aktivitas rumah sakit. Contoh standard operating procedure :

  • SOP pemulasaran dan perawatan jenazah
  • Standard operating procedure cssd rumah sakit
  • SOP igd dan pengadaaan obat rumah sakit

 

7: Standar Operasional Prosedur Sekolah

SOP Sekolah adalah standard operating procedure yang dibuat dan diterapkan untuk mendukung kegiatan sekolah. Contoh SOP sekolah antara lain :

  • SOP pembelajaran daring
  • Standard Operating Procedure New Normal
  • SOP sekolah di masa pandemi

 

B: Fungsi Standar Operasional Prosedur

Apa Fungsi SOP?

Fungsi standar operasional prosedur adalah menjadi pedoman dan panduan tata cara melakukan semua aktivtas kerja.

Contoh membuat standard operating procedure kegiatan produksi yang mengatur kegiatan mulai dari pembelian raw material (bahan baku), bahan pembantu, proses produksi, sampai prosedur penyimpanan produk jadi yang siap jual. Selain itu, fungsi SOP adalah sebagai pengendali biaya produksi.

 

C: Tujuan Standar Operasional Prosedur

Apa tujuan standar operasional prosedur?

Ada beberapa tujuan membuat standard operating procedure, antara lain:

  1. Membuat standar kualitas pekerjaan dan produk.
  2. Menentukan standar penilaian terhadap hasil pekerjaan.
  3. Menjadi acuan standar pemberian penghargaan dan punishment.

 

02: Format Standar Operasional Prosedur

SOP Sekolah

Bagaimana format standar operasional prosedur yang baik?

Ada beberapa format standard operating procedure yang sering digunakan secara umum, antara lain:

A: Format Standard Operating Procedure Narasi (Narration)

Apa yang dimaksud dengan narasi?

Secara umum yang dimaksud narasi adalah teks tertulis yang terdiri dari beberapa kalimat dan paragraf tentang tema tertentu.

Ada dua jenis narasi, yaitu:

1: Narasi Sederhana

Format Narasi sederhana berisi penjelasan pelaksanaan aktivitas kerja yang singkat dan sederhana. Format narasi sederhana ini digunakan untuk prosedur kerja pendek, kejadiannya berulang-ulang, dan tidak membutuhkan pengambilan keputusan strategis.

2: Narasi Hierarki

Format Narasi Hierarki berisi penjelasan instruksi kegiatan secara hierarki. Format ini digunakan untuk user beginner maupun advance. Bagi user pemula, mereka bisa membaca secara lengkap dan rinci tiap-tiap SOP, sedangkan bagi yang sudah berpengalaman, mereka cukup memahami pokok-pokoknya saja.

 

B: Format Standard Operating Procedure Flowchart (Bagan Alir)

Apa itu flowchart standar operasional prosedur?

Pengertian flowchart adalah diagram alir yang menyajikan tahap-tahap proses suatu kegiatan, termasuk pihak-pihak terkait dalam memberikan keputusan.

Format flowchart standard operating procedure ini sesuai digunakan pada proses kegiatan yang panjang dan memerlukan pengambilan keputusan-keputusan penting.

 

C: Format Standard Operating Procedure Gambar

Apa yang dimaksud gambar?

Dalam kaitannya dengan SOP, yang dimaksud dengan gambar adalah media visual yang mengandung arti tertentu dan bisa disaksikan secara jelas dengan penglihatan.

Seperti format diagram alir, format gambar juga cocok digunakan untuk aktivitas kerja yang panjang dan memerlukan penjelasan yang mudah dimengerti oleh pengguna.

Contoh penggambaran seorang pegawai yang sedang melakukan aktivitas pekerjaannya.

 

D: Format Standard Operating Procedure Video

Apa yang dimaksud video?

Berhubungan dengan standard operating procedure, yang dimaksud dengan video adalah media gambar bergerak yang memiliki tujuan tertentu.

Format ini hampir mirip dengan format gambar, namun medianya lebih menarik dan bervariasi dengan gambar-gambar yang bergerak.

Format video sangat powerful ketika digunakan untuk menjelaskan tutorial teknis kegiatan. Selain itu juga sangat cocok bagi yang memiliki tipe visual sehingga lebih mudah memahami dengan cara melihat gambar dari pada membaca.

***

Demikian 4 (empat) format SOP yang banyak digunakan oleh perusahaan, lembaga, organisasi dan institusi. Oleh karena itu, kita tidak perlu kaget jika standard operating procedure organisasi A menggunakan format narasi, sedangkan standard operating procedure restoran menggunakan format gambar dan video.

 

03: Cara Membuat Standar Operasional Prosedur Sederhana

Membentuk Tim SOP

Bagaimana cara membuat standar operasional prosedur yang baik?

Proses, tahapan dan cara membuat standard operating procedure secara umum sudah disampaikan di paragraf awal artikel ini, yakni ada 9 (sembilan) langkah.

Kami akan membahas secara rinci langkah ke-4 yaitu membuat draft standard operating procedure. Secara garis besar langkah-langkah cara membuat standar operasional prosedur adalah sebagai berikut:

01: Menentukan Format Standar Operasional Prosedur

Langkah awal membuat standar operasional adalah menentukan format. Kita bisa memilih salah satu dari beberapa format yang sudah disajikan pada sub topik di atas.

Kita juga bisa memadukan beberapa format menjadi satu format SOP yang menarik, unik, dan mudah digunakan. Misalnya meracik format narasi dengan gambar serta video.

Pemilihan format ini sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan atau pengguna, sehingga standar operasional yang dibuat benar-benar bermanfaat dan optimal.

 

02: Menyusun Standar Operasional Prosedur Sesuai Format

Setelah kita menentukan format SOP yang akan digunakan, misalnya format yang memadukan antara narasi dan flowchart. Selanjutnya menyajikan hasil analisis business mapping di langkah ke-3 ke dalam format standard operating procedure yang telah ditentukan.

Cara membuat flowchart standar operasional prosedur harus berpedaman pada ketentuan yang berlaku secara internasional, terutama mengenai tanda-tanda yang digunakan. Sedangkan alurnya mengacu pada bisnis proses serta siklus akuntansi yang ada.

Perhatikan contoh elemen-elemen standard operating procedure berikut ini:

A: Latar Belakang

Bagian ini menjelaskan mengenai latar belakang penyusunan standar operasional prosedur.

Misalnya, “Aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh setiap divisi di perusahaan belum ada panduan dan pedoman yang jelas, sehingga tatkala menemui permasalahan ada kesulitan dalam proses menyelesaikannya.

Dengan Adanya standard operating procedure akan membantu setiap karyawan untuk melakukan pekerjaan dengan standar penilaian dan kualitas yang sudah ditentukan.”

 

B: Tujuan

Di bagian ini disampaikan tentang tujuan pembuatan standar operasional prosedur. Sebagai contoh, “SOP ini dibuat dengan tujuan untuk  memberikan pedoman dan panduan terhadap semua aktivitas perusahaan di departemen Marketing, SDM/HRD, Finance dan Logistik.”

 

C: Ruang Lingkup

Bagian ini menyajikan ruang lingkup yang diatur dalam SOP ini.

Misalnya, SOP ini mengatur tentang aktivitas-aktivitas di bagian:

  • Pemasaran
  • Personalia dan HRD
  • Purchasing
  • Finance & Accounting

 

D: Alat dan Bahan

Pada bagian ini perusahaan menjelaskan tentang alat dan bahan yang digunakan dalam melakukan pekerjaan sehari-hari.

Sebagai contoh:

  • Peralatan bengkel
  • Notebook
  • Alat ukur

 

E: Pihak Terkait

Pada bagian ini menyajikan pihak, departemen, divisi, atau bagian-bagian yang terkait dengan standard operating procedure. Misalnya standar operasional prosedur perusahaan dagang, berikut ini pihak-pihak yang terkait:

  • Manajer Pemasaran
  • Manajer Gudang
  • Bagian Keuangan

 

F: Dokumen Yang Digunakan

Apa saya dokumen dan berkas yang digunakan dalam pelaksanaan dan implementasi standard operating procedure. Sebagai contoh:

  • invoice,
  • faktur pajak, dan
  • surat pernyataan utang piutang.

 

G: Referensi

Memuat referensi-referensi yang digunakan dalam standard operating procedure.Misalnya Quality Management System, ISO, dan PSAK.

 

H: Prosedur Pelaksanaan

Bagian ini berisi penjelasan detail mengenai pelaksanaan standard operating procedure. Uraian penjelasan bisa dalam bentuk narasi, gambar, video maupun gabungan dari elemen-elemen tersebut.

Flowchart

Bagian ini berisi penjelasan prosedur pelaksanaan standard operating procedure dalam bentuk flowchart atau diagram alir. Namun jika tidak ada penjelasan ini, maka boleh dikosongan.

Apa itu flowchart SOP?

Flowchart standard operating procedure adalah gambar yang menunjukkan urutan aktivitas atau proses, tak terkecuali bagian-bagian tertentu yang menunjukkan titik-titik pengambilan keputusan.

Bagaimana cara membuat flowchart standar operasional prosedur?

Untuk membuat flowchart, kita harus memperhatikan dan memahami secara rinci proses bisnis perusahaan.

 

I: Bagian Pengesahan dan Disposisi

Bagian ini berisi tentang pihak-pihak yang terkait dengan pengesahan implementasi standar operasional prosedur dilengkapi dengan naman terang dan tanda tangan. Misalnya tim penyusun dan penanggungjawab penyusunan SOP.

 

J: Lampiran

Di bagian ini berisi lampiran-lampiran yang digunakan sebagai referensi dalam standard operating procedure ini.

Apa itu lampiran?

Pengertian lampiran adalah kumpulan informasi tambahan yang ditempatkan setelah dokumen materi SOP.

Contoh lampiran SOP adalah surat keputusan dan dokumen-dokumen penting lainnya.

 

K: Atribut Pelengkap Standard Operating Procedure

Setelah kita mengenal elemen dan komponen standar operasional prosedur, maka berikut ini atribut-atribut penyusunan SOP, antara lain:

1: Judul

Judul standard operating procedure adalah identitas yang menunjukkan profile beserta atribut-atributnya. Sebaiknya gunakan kata dan kalimat yang sederhana serta mudah dipahami. Gunakan kata baku sehingga tidak menimbulkan multi tafsir dan multi intepretasi.

Perhatikan contoh berikut ini: Standard Operating Procedurr Finance (atau SOP Keuangan)

 

2: Sub Judul

Sub judul digunakan untuk menjelaskan judul SOP. Atribut ini sifatnya opsional, boleh diberikan boleh juga tidak. Jika judul utama sudah sangat jelas berarti kan tidak perlu memberikan penjelasan ulang.

 

3: Nomor

Pemberian nomor SOP akan sangat membantu user dan pihak-pihak yang terkait dengan pelaksanaan standard operating procedure ini. Ada dua jenis nomor yang bisa disematkan, yaitu: nomor dokumen SOP tersebut dan nomor referensi yang digunakan dan terkait dengan penyusunan SOP.

Dan berikut ini contoh penomoran standard operating procedure: SOP-KEU-06.V1

 

4: Perbaikan

Perbaikan atau revisi adalah atribut standard operating procedure yang menunjukkan apakah ada revisi atau tidak, dan sudah berapa kali dilakukan perbaikan. Jika belum ada perbaikan berarti atribut ini kosong.

Mengambil contoh atribut penomoran di atas ditulis V1, ini artinya versi satu. Hal ini menunjukkan bahwa SOP belum mengalami revisi.

 

5: Masa Berlaku

Atribut ini menunjukkan waktu berlakunya standar operasional prosedur, misalnya dua tahun dengan penulisan sebagai berikut : 01 Juni 2021 – 31 Mei 2023.

 

6: Penamaan File

Penamaan file yang baik adalah salah satu atribut standard operating procedure yang akan sangat bermanfaat dan membantu ketika dalam pengarsipan. Contoh: sopkeu_2021.doc

***

Demikian contoh susunan format SOP sederhana. Secara umum format ini bisa digunakan untuk membuat standar operasional prosedur perusahaan dagang, jasa, dan manufaktur.

Demikian juga untuk membuat standard operating procedure kegiatan organisasi, sekolah, rumah sakit, dan pemerintahan.

Susunan ini silahkan Anda kembangkan dan dimodifikasi sendiri sesuai dengan kebutuhan serta kesesuaian perusahaan.

Misalnya menambah sub topik tentang definisi yang memberikan arti dan penjelasan istilah-ustilah yang digunakan dalam Standard Operating Procedure.

Satu format SOP yang sesuai dengan perusahaan A belum tentu sesuai dengan perusahaan B. Oleh karena itu format SOP ini sifatnya custom atau bisa disesuaikan dengan operasi perusahaan.

 

04: Contoh Cara Membuat Standar Operasional Prosedur

Perhatikan contoh cara membuat standar operasional prosedur sederhana perusahaan dagang untuk mengatur kegiatan yang terkait dengan customer service berikut ini:

Contoh SOP Customer Service PT Jaya Makmur Trading

1: Tujuan

Tujuan dari penyusunan standard operating procedure adalah untuk membuat materi yang memandu dan menjadi referensi seluruh kegiatan customer service (CS) di PT Jaya Makmur Trading dalam memberikan pelayanan yang baik bagi pelanggan dan masyarakat umum.

 

2: Ruang Lingkup

Ruang lingkup standard operating procedure ini meliputi aktivitas untuk melakukan penyambutan pelanggan, calon pelanggan dan masyarakat, menanyakan dan memberikan informasi yang dibutuhkan dengan sejelas-jelasnya.

 

3: Penanggung jawab

Uraian tanggung jawab customer service:

  • Manajer bagian customer service bertanggung jawab untuk memberikan bantuan yang dibutuhkan oleh staf. Selain itu memberikan arahan, panduan, informasi tertentu kepada staf serta mengambil keputusan tertentu yang berhubungan dengan bagian customer service.
  • Staf bagian customer service bertanggung jawab menyambut tamu, baik pelanggan, calon pelanggan, dan masyarakat umum, menjelaskan informasi yang dibutuhkan oleh tamu.

 

4: Definisi

Contoh Standar Operasional Prosedur

Customer service adalah bagian atau divisi yang bentuk oleh perusahaan dengan tujuan untuk melakukan tugas pekerjaan menyangkut pelayanan dan komunikasi antara perusahaan dengan pelanggan, calon pelanggan, investor dan masyarakat.

 

5: Ketentuan

  • Staf customer service tidak boleh memberikan informasi yang tidak sesuai kepada tamu.
  • Staf customer service membuat laporan rutin kepada manajer customer service, termasuk melaporkan jika ada masalah menyangkut perusahaan, khususnya di bagian customer service kepada manajer.
  • Manajer bagian customer service harus melakukan review terhadap laporan yang disampaikan oleh staf dan selanjutnya memberikan feedback dan masukan yang perlu.
  • Manajer bagian customer service harus segera menyelesaikan setiap persoalan yang disampaikan oleh staf, jika persoalan tersebut tidak bisa diselesaikan pada tingkat divisi, maka manajer customer service harus menyampaikan kepada atasan untuk kemudian dibahas dalam meeting bulanan.

 

6: Prosedur Pelaksanaan

Prosedur pelaksanaan standard operating procedure (SOP) service berisi penjelasan tentang proses pelaksanaan kegiatan customer service, misalnya penerimaan pelanggan, calon pelanggan, dan tamu masyarakat umum.

Penjelasan pelaksanaan ini bisa dibuat dengan flowchart, checklist, gambar, atau video. Intinya, apa pun media yang digunakan, pesan yang dimaksud harus sampai dan dijalankan oleh orang yang bersangkutan.

 

7: Pengawasan

General Manajer Umum dan SDM melakukan control dan pengawasan setiap saat pada semua aktivitas bagian customer service dengan selalu mereview setiap laporan yang disampaikan. Selanjutnya memberikan masukan dan saran untuk kondisi yang lebih baik.

 

05: Kesimpulan

Standar operasional prosedur atau SOP diperlukan oleh kebanyakan organisasi, lembaga, dan institusi baik swasta maupun pemerintah, baik yang berorientasi profit maupun non-profit, seperti rumah sakit, perusahaan, pabrik, dan pelayan publik.

Standard operating procedure digunakan untuk men-standarkan aktivitas kerja secara konsisten, selain itu karena memang sudah menjadi kebutuhan.

Ada beberapa format standard operating procedure yang sering digunakan, antara lain: narasi, gambar, flowchart, dan video. Atau merupakan kombinasi dan perpaduan yang apik antara beberapa format, Kita bertugas untuk meraciknya menjadi format yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan.

Intinya, standard operating procedure adalah dapat diartikan siapa yang melakukan apa dan bagaimana prosesnya.

Dan mengenai apa itu SOP bagaimana cara membuat Standard Operating Procedures beserta contoh Standar Operasionl Prosedur, sudah diuraikan secara rinci step by step. Tugas Anda adalah mengembangkannya menjadi lebih baik dan lebih bermanfaat bagi sebanyak mungkin orang.

Demikian sedikit yang bisa kami share tentang tata cara membuat standar operasional prosedur yang baik. Semoga bermanfaat dan terima kasih.

Halo, saya Warnoto. Seorang profesional lulusan ekonomi yang setiap hari berkutat dengan data-data keuangan. Tertarik dunia IT, sosial dan kepenulisan sebagai sarana berbagi pengalaman di bidang Finance & Accounting.