SOP atau Standard Operating Procedure Kasir merupakan dokumen tertulis yang dimiliki oleh perusahaan atau organisasi, seperti restoran, café, minimarket, koperasi, puskesmas, dan rumah sakit.
Dokumen itu berisi prosedur atau panduan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh seorang kasir dalam menjalankan pekerjaan sehari-hari, seperti transaksi penjualan atau penerimaan pembayaran. Apa saja manfaat, komponen, dan format SOP Kasir? Yuk baca artikel ini sampai selesai …
01: Mengapa SOP Kasir Penting?
Tujuan pembuatan SOP kasir adalah untuk membangun, menjaga tingkat akurasi, kecepatan, dan keamanan proses transaksi penjualan.
Mengapa itu perlu dilakukan?
Perlu kita pahami, bahwa transaksi penjualan adalah sangat krusial di perusahaan, sehingga harus dijalankan dengan benar dari awal hingga akhir.
Proses ini dimulai dengan menerima pembayaran dari pelanggan, menghitung kembalian, mencatat transaksi, dan menjaga keamanan uang tunai serta data transaksi.
Standar Operasional Prosedur (SOP) kasir memiliki peran penting dalam bisnis, terutama di sektor ritel dan layanan, seperti Indomaret, Alfamart, dan Madura Mart.
Mengapa?
Untuk lebih jelasnya, berikut ini kami sajikan 6 (enam) alasan mengapa SOP kasir sangat penting dalam kegiatan bisnis:
1: Tercapai Konsistensi
Konsistensi sangat penting dalam banyak hal, tak terkecuali dalam menjalankan transaksi penjualan.
Standar Operasional Prosedur kasir adalah upaya serius perusahaan untuk mewujudkan konsistensi, diawali dengan mengikuti langkah-langkah yang telah ditetapkan secara urut dan prosedural.
Apa dampaknya?Standar kualitas layanan akan selalu terjaga konsisten di seluruh cabang atau lokasi perusahaan.
2: Meningkatkan Akurasi
Salah satu manfaat langsung yang bisa dirasakan ketika menerapkan Standar Operasional Prosedur untuk bagian kasir adalah mengurangi kesalahan dalam menjalankan transaksi.
Secara rinci, aktivitas kasir itu meliputi:
- Proses penghitungan uang tunai.
- Penentuan harga.
- Penanganan transaksi lainnya yang mengganggu urusan keuangan perusahaan.
3: Tingkat Efisiensi Meningkat
Peningkatan efisiensi dalam proses transaksi bisa tercapai secara signifikan dengan aplikasi standar operasional prosedur yang konsisten, sungguh-sungguh dan tepat.
Pengaruh nyata selanjutnya dari penerapan prosedur standar ini adalah sorang kasir bisa bekerja lebih cepat, lebih efisien, mengurangi waktu tunggu pelanggan dan meningkatkan produktivitas perusahaan secara keseluruhan.
4: Sistem Kerja Seragam
Data-data keuangan perusahaan adalah aset berharga yang kudu dijaga keamanannya dari pencurian dan penyalahgunaan oleh oknum pegawai.
Implementasi SOP Kasir berdampak pada sistem kerja yang seragam di perusahaan, baik di head office maupun cabang.
Manfaat lainnya adalah menjaga keamanan uang tunai dan data transaksi. Aplikasi prosedur standar yang tepat membantu mencegah terjadinya pencurian atau penyalahgunaan uang perusahaan oleh karyawan atau pihak lain.
5: Kepuasan Pelanggan Meningkat
Pelayanan kasir yang sat set dan wat wet kepada pelanggan sangat berdampak pada tingkat kepuasan customer.
Mengapa seperti itu?
Karena kesan yang dirasakan pelanggan terhadap proses transaksi yang cepat, akurat, dan ramah menimbulkan tingkat kepuasan pelanggan tinggi, pada gilirannya membangun loyalitas terhadap merek dan perusahaan.
6: Pemantauan, Evaluasi, dan Perbaikan
Cara praktis pihak menajemen perusahaan dalam melakukan monitoring dan evaluasi kinerja karyawan kasir secara sistematis adalah melalui penerapan standar operasional prosedur, sehingga membantu dalam mengidentifikasi bagian yang memerlukan perbaikan atau pelatihan tambahan secara tepat.
—
Dari enam alasan inilah, mengapa keberadaan standard operating procedure untuk bagian kasir tidak hanya penting untuk operasi sehari-hari sebuah bisnis, tetapi juga untuk menjaga kepercayaan pelanggan, efisiensi operasional, dan keberhasilan secara keseluruhan perusahaan.
02: Siapa Berkepentingan Standard Operating Procedure?
Sebenarnya siapa saja yang perlu terlibat dalam penyusunan standar operasional prosedur kasir? Paling tidak ada 5 pihak yang sangat berkepentingan terhadap SOP perusahaan ini, yaitu:
1: Pengelola Perusahaan
Pihak manajemen perusahaan perlu terlibat dalam pembuatan SOP kasir karena mereka memiliki pemahaman mendalam tentang kebijakan perusahaan dan tujuan bisnis.
Pihak manajemen bertanggung jawab penuh untuk menetapkan dan mengawal standar operasional yang sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
2: Bagian Operasional
Departemen operasional yang bertanggung jawab langsung atas kegiatan kasir juga perlu terlibat dalam pembuatan SOP.
Tim operasional mempunyai wawasan praktis tentang proses transaksi sehari-hari, sehingga bisa memberikan masukan dan saran berharga tentang langkah-langkah yang efektif, realistis, dan tepat.
3: Pegawai Bagian Kasir
Tim bagian kasir yang akan menjalankan SOP tersebut perlu terlibat dalam proses pembuatan SOP.
Mereka memiliki pengalaman langsung dalam menjalankan transaksi, sehingga bisa memberikan masukan tentang prosedur yang paling baik, efisien, dan efektif.
4: Ahli Hukum atau Konsultan Bisnis
Indonesia adalah negara hukum, dan semua orang mempunyai kedudukan yang sama dalam hukum.
Perusahaan perlu mendapatkan masukan dari ahli hukum atau konsultan bisnis agar SOP kasir yang disusun benar-benar telah mematuhi peraturan perundangandan regulasi yang berlaku dalam industri dan wilayah tempat perusahaan beroperasi.
5: Bagian Keuangan Perusahaan
Departemen atau bagian keuangan perusahaan adalah pihak yang paling berkepentingan dan bertanggung jawab atas pembuatan dan implementasi Standard Operating Procedure kasir.
Mengapa?
Karena mereka adalah yang menjalankan dan bertanggung jawab atas pengelolaan uang tunai, pelaporan keuangan, dan monitoring kegiatan keuangan di suatu organisasi atau perusahaan.
Tentunya tim bagian keuangan bisa memberikan wawasan tentang pengelolaan uang tunai yang baik, efisien dan berpedoman pada prinsip dan kebijakan akuntansi.
—
Kesuksesan penyusunan dan penerapan standar operasional prosedur terletak pada kerjasama yang apik antara 5 pihak di atas.
Semua pihak yang berkepentingan dalam proses pembuatan dan penerapan SOP kasir bertanggungjawab untuk mensuksesan implementasi SOP kasir sesuai dengan kebutuhan bisnis, bisa dijalankan oleh pegawai, dan memenuhi standar kepatuhan serta kualitas yang diharapkan.
03: Format SOP Kasir
Bagaimana format standar operasional kasir?
Untuk lebih jelasnya, berikut ini saya sajikan contoh sederhana format Standar Operasional Prosedur untuk kasir:
A: Bagian Header
Bagian ini terdiri dari elemen-elemen sebagai berikut:
- Nama Perusahaan: PT Kursus Akuntansi Surabaya
- Departemen: Kasir
- Judul SOP: Standar Operasional Prosedur Kasir
- Nomor: N003/Kasir.SOP.05/05/2024
- Tanggal Efektif: 05 Mei 2024
- Disetujui oleh: Budi S, Direktur
Elemen-elemen tersebut bukan suatu keharusan, tapi hanya sekedar contoh, dan implementasi di lapangan di sesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan.
B: Bagian Isi
Bagian ini terdiri dari beberapa sub, antara lain:
I: Tujuan disusun SOP
Alasan disusun standard operating procedure ini, misalnya: (1) Untuk mengelola transaksi penjualan dilakukan secara akurat, efisien, aman, dan (2) Menjaga kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
II: Ruang Lingkup
SOP ini mencakup 2 area yang diatur, yaitu: (1) Berlaku untuk semua kasir yang bekerja di PT Kursus Akuntansi Surabaya, dan (2) Aktivitas proses penerimaan pembayaran, pengelolaan uang tunai, pencatatan transaksi sesuai prinsip akuntansi, dan penanganan keluhan pelanggan.
III: Prosedur Pelaksanaan
Untuk memudahkan pelaksanaan, perusahaan membagi 4 aktivitas sebagai berikut:
A: Penerimaan Pembayaran Pelanggan
Proses penerimaan pembayaran dari customer bisa dirinci sebagai berikut:
- Pelanggan disambut dengan salam, kemudian dilayani dengan ramah.
- Hitung jumlah keseluruhan pembelian dan informasikan jumlah pembayaran kepada pelanggan.
- Menerima pembayaran dari pelanggan.
- Periksa keaslian uang tunai yang diterima.
- Hitung ulang jumlah uang tunai yang diterima.
B: Pengelolaan Uang Tunai
Setelah kasir menerima uang, langkah selanjutnya adalah sbb:
- Simpan uang tunai di brankas.
- Setiap hari perikasa jumlah uang tunai di brankas, dan jumlahnya harus sesuai dengan pencatatan transaksi.
- Jangan membuka brankas kasir tanpa alasan yang jelas atau tanpa pengawasan.
C: Pencatatan Transaksi sesuai Ketentuan Accounting
Semua pencatatan transaksi harus berpedoman pada ketentuan dan prinsip akuntansi yang berlaku.
- Masukkan transaksi secara rinci ke dalam sistem kasir secara akurat.
- Periksa ulang rincian transaksi sebelum menyelesaikan pembayaran.
- Dokumentasikan bukti-bukti transaksi dengan baik.
D: Penanganan Keluhan Pelanggan
Setiap keluhan pelanggan yang dibiarkan akan terakumulasi menjadi masalah yang mengganggu perusahaan, oleh karena itu perlu ditangani dengan baik. Ada 3 langkah praktis menangani keluhan:
- Terima dan dengarkan keluhan pelanggan dengan sabar dan empati.
- Periksa kembali keluhan pelanggan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
- Berikan solusi yang memuaskan kepada pelanggan.
IV: Pengecualian
Selalu ada pengecualian. Pengecualian terhadap prosedur ini hanya bisa dilakukan dengan persetujuan dari manajemen yang berwenang.
V: Catatan Tambahan
Bagian ini merupakan tambahan atau note yang belum dirinci, namun perlu mendapat perhatian, yaitu: (1) Setiap kasir harus mempelajari dan memahami serta mengikuti SOP dalam menjalankan tugas-tugasnya, (2) Pelatihan reguler berkala diberikan kepada kasir agar memiliki pengetahuan dan pemahaman yang baik terhadap SOP ini.
VI: Revisi SOP Secara Berkala
Pemantauan terhadap pelaksanaan standar operasional prosedur harus terus dilakukan untuk menjaga tetap update dan tidak ketinggalan zaman.
Manajemen perusahaan terus melakukan pemantauan terhadap SOP kasir agar selalu update sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Setiap revisi harus disetujui oleh manajemen yang berwenang.
VII: Pengecualian Tanggung Jawab
PT Kursus Akuntansi Surabaya tidak bertanggung jawab atas kerugian atau pelanggaran yang disebabkan oleh pelanggaran SOP ini.
VIII: Referensi
Peraturan Perusahaan, dan pemerintah.
IX: Lampiran
- Peraturan Perusahaan
- Surat Keputusan Direksi
- Undang-undang dan Peraturan Pemerintah
04: Flowchart Standard Operating Procedur Kasir
A: Komponen Flowcahart
Bagaimana proses pelaksanaan Standar Operasional Prosedur Kasir bila digambarkan dalam bentuk diagram alir? Perhatikan contoh proses berikut ini:
1: START
2: Pelanggan datang untuk melakukan pembelian
3: Kasir menyapa pelanggan dengan ramah
4: Kasir memindai atau memasukkan item yang dibeli ke dalam sistem kasir
5: Sistem kasir menghitung total belanjaan
6: Kasir menyampaikan informasi jumlah total pembayaran kepada pelanggan
7: Pelanggan memberikan pembayaran kepada kasir
8: Kasir menerima pembayaran dan memverifikasi keaslian uang tunai
9: Kasir memasukkan pembayaran ke dalam sistem kasir
10: Sistem kasir menghitung kembali jumlah pembayaran
11: Kasir mengeluarkan kembalian kepada pelanggan (bila ada)
12: Kasir mencetak atau memberikan bukti transaksi kepada pelanggan
13: Transaksi selesai
14: Pelanggan meninggalkan kasir
15: END
B: Contoh Flowchart Kasir
Apabila 15 langkah di atas dijadikan satu dalam sebuah flowchart, maka akan nampak seperti berikut ini:
05: Tips Pembuatan dan Implementasi SOP Kasir
Berikut 10 tips untuk membuat dan menerapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) kasir yang efektif, dan tepat guna:
1: Sederhana dan Jelas, Tidak Bertele-tele
Buatlah SOP sesederhana dan sejelas mungkin agar mudah dipahami dan diikuti oleh semua kasir. Usahakan untuk menghindari penggunaan bahasa yang rumit, ndekik atau teknis yang menyulitkan pemahaman pengguna.
2: Sesuaikan dengan Kebutuhan Bisnis Perusahaan
Perusahaan membuat SOP bukan untuk gaya-gayaan, tapi untuk memenuhi kebutuhan dan karakteristik bisnis, maka sesuaikan prosedur dengan tata letak outlet, produk yang dijual, dan kebijakan perusahaan secara keseluruhan.
3: Libatkan Karyawan Terkait
Pegawai kasir adalah pengguna utama dari SOP ini, maka sudah demestinya perusahaan melibatkan mereka selama proses pembuatan SOP.
Sebagai pengguna, pegawai kasir telah memiliki pengalaman praktis melakukan transaksi dan bisa menyampaikan feedback dan masukan berharga tentang prosedur yang efisien dan efektif.
4: Buat Langkah demi Langkah dengan Jelas
Keindahan itu terbangun dari salah unsur yang sistematis, dan terstruktur, maka buatlah SOP dengan urutan langkah-langkah yang logis dan terstruktur.
Dan, yang tak kalah pentingnya adalah setiap langkah dijelaskan dengan gamblang dan klir, termasuk detail yang diperlukan dan apa yang diharapkan dari setiap pekerjaan.
5: Berikan Pelatihan Secara Berkala dan Berkelanjutan
Setelah SOP dibuat, berikan pelatihan kepada semua kasir dan karyawan terkait untuk meningkatkan pengetahuan serta pemahaman yang baik tentang prosedur tersebut. Selenggarakan pelatihan akuntansi reguler atau pembaruan sesuai kebutuhan.
6: Uji Coba dan Evaluasi Pelaksanaan SOP
Trial and error penerapan SOP perlu dilakukan sebelum benar-benar diimplementasikan di lapangan yang sesungguhnya. Buat simulai sesuai dengan situasi nyata dan terapkan feedback dari kasir untuk memperbaiki atau menyesuaikan prosedur apabila diperlukan.
Satu lagi yang tidak boleh ditinggalan adalah melakukan evaluasi berkala untuk menjadikan SOP tetap relevan dan efektif.
7: Perhatikan Keamanan Data dan Aset Perusahaan
Keamanan aset perusahaan adalah sesuatu yang harus dijaga dan tidak boleh ditawar-tawar. Istilah kerennya “harga mati”.
Keamanan dari apa? Keamanan untuk mencegah pencurian, penipuan, atau kesalahan dalam penanganan uang tunai. Tak terkecuali dengan keaslian uang tunai dan menjaga keamanan data transaksi.
8: Fleksibel dan Mudah Diperbarui Sesuai Kebutuhan Perusahaan
Jangan kaku, tapi fleksibel. Artinye, SOP mudah untuk disesuaikan dengan perubahan zaman dan kebijakan perusahaan, teknologi, atau lingkungan operasional. Tetap terbuka untuk pembaruan dan perbaikan sesuai kebutuhan.
9: Jelaskan Konsekuensi Pelanggaran
Berikan penghargaan dan hadiah bagi pegawai yang berprestasi, dan sebaliknya berikan hukuman bagi mereka yang melanggar.
Jadi, SOP ini juga berisi konsekuensi bagi siapapun yang melakukan pelanggaran. Bukan didiamkan, cuek. Konsekuensi itu berupa disipliner atau sanksi sesuai kebijakan perusahaan.
10: Komunikasi yang Efektif dan Saling Menghargai
Agar tidak terjadi eyel-eyelan antara karyawan dengan pihak manajemen, maka semua karyawan harus mengetahui dan memahami SOP kasir. Komunikasikan secara efektif melalui pertemuan staf, buletin, atau instruksi tertulis.
—
Sepuluh tips sederhana ini saya rasa cukup efektif untuk membangun dan menerapkan standar operasional prosedur kasir.
06: Penutup
A: Kesimpulan
Dari pembahasan yang telah disampaikan, ada beberapa kesimpulan yang tentang Standar Operasional Prosedur (SOP) kasir:
1: Sistematis dan Terstruktur
Perusahaan menyusun standar operasional prosedur untuk membangun struktur yang tertata agar pelaksanaan proses transaksi penjualan berjalan dengan akurat dan efisien.
Tahap berikutnya akan membantu perusahaan menjaga konsistensi dan kepatuhan terhadap prosedur perusahaan yang telah disetujui bersama.
2: Pendidikan itu Sangat Penting
Pendidikan atau edukasi memang penting bagi siapa pun yang menyadarinya. Apa pun cara dan metodenya sesuaikan dengan situasi dan kondisi.
Tujuan penyelenggaraan training diperlukan untuk meningkatkan kasir memahami dan mengikuti SOP dengan baik, sehingga kualitas layanan dan keamanan transaksi pun meningkat.
3: Pengawasan Merupakan Keharusan
Karyawan perlu diawasai, walaupun tidak seketat kerja paksa ala jaman penjajahan. Tujuan pengawasan terhadap aktivitas kasir untuk mencegah kecurangan atau kesalahan dalam proses transaksi.
4: Lakukan Penanganan Keluhan Pelanggan dengan Baik
Telah disampaikan di atas, bahwa jangan menyepelekan atau meremehkan keluhan pelanggan. Bisa suatu hari nanti akan menjelma menjadi permasalahan besar yang mengganggu perusahaan.
Implementasi SOP harus mencakup langkah-langkah untuk menangani keluhan pelanggan dengan baik, sehingga membantu meningkatkan kepuasan pelanggan dan mempertahankan loyalitas mereka terhadap perusahaan.
5: Lakukan Revisi dan Update
Dokumen standar operasional prosedur bukanlah kitab suci yang tidak boleh direvisi. Oleh karena itu, untuk menyesuaikan dengan perubahan kondisi dan kebijakan perusahaan, maka SOP harus selalu update. Lakukan revisi jika memang perlu dilakukan.
B: Saran dan Masukkan
Kita telag sangat paham, bahwa Secara keseluruhan, SOP kasir adalah instrumen penting untuk mencapai efisiensi, akurasi, keamanan, dan kepuasan pelanggan dalam proses transaksi penjualan.
Namun, yang menjadi permasalahan yang sering muncul adalah ketika ditahapan implementasi standard operating procedure di lapangan. Oleh karena itu, perusahaan dan semua pihak yang terlibat harus benar-benar memperhatikan tahapan ini.
Bagaimana menurut pendapat Anda?
