Admin accounting adalah seorang profesional yang bertanggung jawab untuk menjalankan tugas administratif terkait akuntansi di sebuah perusahaan atau organisasi. Mereka bekerja di bawah pengawasan dan arahan dari akuntan atau manajer keuangan. Peran admin accounting dapat bervariasi tergantung pada ukuran perusahaan dan struktur organisasinya.
Meskipun admin accounting biasanya tidak terlibat langsung dalam proses pengambilan keputusan strategis, peran mereka yang solid dalam administrasi akuntansi membantu menjaga kelancaran operasional keuangan perusahaan. Langsung saja mari baca dan pelajari seluk beluk tentang admin akuntansi berikut ini…
01: Pengertian Admin Accounting Menurut Para Ahli
A: Definisi Admin Accounting Menurut Para Ahli
Apa itu admin accounting
Menurut para pakar dan ahli, arti Admin accounting (atau administrasi akuntansi) adalah posisi atau peran dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab atas tugas-tugas administratif dan akuntansi yang mendukung fungsi keuangan perusahaan. Tugas-tugas admin accounting meliputi pengelolaan dokumen keuangan, pencatatan transaksi, pembuatan laporan keuangan, pemantauan anggaran, dan pemrosesan pembayaran.
Seorang admin accounting biasanya bekerja di departemen keuangan atau akuntansi dan bekerja sama dengan tim akuntan, manajemen keuangan, atau kepala keuangan. Mereka berperan dalam memastikan bahwa administrasi keuangan perusahaan berjalan lancar dan informasi keuangan yang akurat tersedia.
Admin accounting perlu memiliki pengetahuan dasar tentang prinsip-prinsip akuntansi, pemahaman tentang perangkat lunak akuntansi, kemampuan analitis yang baik, dan ketelitian dalam bekerja dengan angka. Keahlian komunikasi yang baik dan kemampuan untuk bekerja dalam tim juga penting dalam peran ini.
B: Tanggung Jawab Admin Accounting
Tanggung jawab khusus seorang admin accounting dapat bervariasi tergantung pada ukuran dan jenis organisasi. Namun, secara umum, mereka bertanggung jawab untuk:
- Mencatat dan memproses transaksi keuangan, seperti penerimaan dan pengeluaran perusahaan.
- Menyusun dan memelihara dokumen keuangan, seperti faktur, kwitansi, dan kontrak.
- Menyiapkan dan memantau anggaran perusahaan.
- Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur keuangan yang ditetapkan.
- Menyusun laporan keuangan, seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas.
- Menyediakan dukungan administratif untuk tim akuntansi dan manajemen keuangan.
- Mengelola arsip dan pengarsipan dokumen keuangan dengan rapi dan teratur.
Ingin tahu apa saja tugas seorang pegawai RS? Baca artikel>> Job Desk Staff Administrasi Rumah Sakit?
2: Kriteria Admin Accounting
Apa saja keterampilan dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjadi staf admin akuntansi yang sukses? Berikut adalah beberapa kriteria umum yang sering dicari dalam seorang admin accounting:
A: Kriteria Pokok Admin Akuntansi
1: Pendidikan dan Latar Belakang
Biasanya, seorang admin accounting diharapkan memiliki latar belakang pendidikan di bidang akuntansi, keuangan, atau bidang terkait. Gelar sarjana dalam bidang akuntansi atau sertifikasi terkait seperti Certified Bookkeeper (CB) atau Certified Accounting Technician (CAT) dapat menjadi nilai tambah.
2: Pengetahuan Akuntansi
Seorang admin accounting harus memiliki pemahaman dasar tentang prinsip-prinsip akuntansi dan standar akuntansi yang berlaku. Mereka harus dapat memahami istilah dan konsep akuntansi dasar, seperti pembukuan, siklus akuntansi, dan laporan keuangan.
3: Keterampilan Teknis
Kemampuan dalam menggunakan perangkat lunak akuntansi dan aplikasi pendukung lainnya sangat penting. Admin accounting harus akrab dengan perangkat lunak seperti Microsoft Excel, software akuntansi seperti QuickBooks atau SAP, serta kemampuan menggunakan sistem komputerisasi untuk mencatat dan memproses transaksi keuangan.
4: Keterampilan Numerik
Kemampuan matematika dan keterampilan numerik yang kuat diperlukan untuk melakukan perhitungan akurat, mengelola angka, dan memahami data keuangan.
5: Ketelitian dan Perhatian terhadap Detail
Seorang admin accounting harus memiliki tingkat ketelitian yang tinggi dan mampu memeriksa dan mencocokkan data dengan akurat. Mereka harus memastikan bahwa catatan keuangan dan dokumen terkait bebas dari kesalahan atau kekeliruan.
6: Organisasi dan Manajemen Waktu
Kemampuan untuk mengatur pekerjaan, mengelola prioritas, dan menyelesaikan tugas-tugas dalam batas waktu yang ditetapkan sangat penting. Seorang admin accounting harus dapat bekerja secara teratur dan efisien untuk menjaga kelancaran proses administrasi keuangan.
7: Keterampilan Komunikasi
Kemampuan komunikasi yang baik, baik secara lisan maupun tertulis, diperlukan dalam berinteraksi dengan anggota tim, manajemen, dan pihak eksternal. Admin accounting harus dapat menjelaskan informasi keuangan dengan jelas dan berkomunikasi dengan baik.
8: Integritas dan Etika Profesional
Karena admin accounting akan memiliki akses ke informasi keuangan yang sensitif, integritas dan etika profesional yang tinggi sangat penting. Mereka harus menjaga kerahasiaan data keuangan dan mematuhi standar etika profesi akuntansi.
B: Kriteria Tambahan Admin Accounting
Setiap perusahaan atau organisasi mungkin memiliki kriteria tambahan yang spesifik sesuai dengan kebutuhan mereka. Namun, kriteria di atas adalah beberapa aspek umum yang sering dicari dalam seorang admin accounting, antara lain:
- Fokuskan artikel ini pada kualifikasi, pengetahuan, dan keterampilan yang diperlukan untuk menjadi admin akuntansi yang kompeten.
- Bahas keahlian dalam penggunaan perangkat lunak akuntansi, pemahaman tentang prinsip akuntansi dasar, dan kemampuan untuk menganalisis data keuangan.
- Berikan tips bagi calon admin akuntansi tentang cara mengembangkan dan meningkatkan keterampilan mereka.
3: Tugas Admin Accounting
Apa saja tugas seorang karyawan admin akuntansi?
Tugas-tugas yang mungkin dilakukan oleh admin accounting meliputi:
1: Mencatat dan Memproses Transaksi Keuangan
Admin accounting bertanggung jawab untuk mencatat semua transaksi keuangan yang terjadi, seperti penerimaan kas, pembayaran, dan pengeluaran perusahaan. Mereka juga memproses faktur, pembayaran, dan catatan pembelian.
2: Penyusunan Laporan Keuangan
Admin accounting membantu dalam penyusunan laporan keuangan yang teratur, seperti laporan laba rugi, neraca, dan laporan arus kas. Mereka membantu memastikan keakuratan dan kecukupan data yang diperlukan untuk menyusun laporan tersebut.
3: Pengelolaan Administrasi Akuntansi
Admin accounting menjaga dan mengelola berbagai dokumen akuntansi, seperti bukti pembayaran, faktur, dan catatan transaksi keuangan. Mereka juga bisa melakukan tugas-tugas administratif seperti pengarsipan, pemeliharaan basis data keuangan, dan pengaturan jadwal pertemuan.
4: Mendukung Proses Audit
Admin accounting dapat membantu dalam proses audit internal atau eksternal dengan menyediakan dokumen dan informasi yang diperlukan. Mereka juga membantu dalam memeriksa kepatuhan dengan kebijakan keuangan dan prosedur internal.
5: Komunikasi dengan Pihak Eksternal
Admin accounting bisa berinteraksi dengan pihak eksternal seperti vendor, klien, atau mitra bisnis dalam hal terkait dengan faktur, pembayaran, dan pertanyaan terkait transaksi keuangan.
4: Job Desk Admin Accounting
Bagagaimana admin accounting job description?
Job desk (deskripsi pekerjaan) admin accounting mencakup sejumlah tugas dan tanggung jawab yang berhubungan dengan administrasi dan akuntansi di sebuah perusahaan.
Meskipun job desk ini dapat bervariasi tergantung pada perusahaan dan posisi spesifik, berikut adalah beberapa tugas yang umumnya dilakukan oleh admin accounting:
1: Merekam dan Memproses Transaksi Keuangan
Admin accounting bertanggung jawab untuk mencatat dan memproses transaksi keuangan sehari-hari, termasuk penerimaan kas, pembayaran, dan pengeluaran. Mereka harus memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan akurat dan tepat waktu.
2: Memelihara Catatan Keuangan
Admin accounting bertugas memelihara dan mengatur catatan keuangan perusahaan. Ini termasuk menyimpan faktur, bukti pembayaran, dan dokumen lain yang terkait dengan transaksi keuangan. Mereka juga harus menjaga keamanan dan kerahasiaan informasi keuangan perusahaan.
3: Menyiapkan dan Memonitor Anggaran
Admin accounting membantu dalam penyusunan anggaran perusahaan dan memonitor pengeluaran sesuai dengan anggaran yang ditetapkan. Mereka akan memeriksa ketersediaan dana dan memastikan bahwa pengeluaran sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan.
4: Menyiapkan Laporan Keuangan
Admin accounting membantu dalam penyusunan laporan keuangan, seperti laporan laba rugi, neraca, dan laporan arus kas. Mereka harus memastikan keakuratan data dan informasi yang digunakan dalam laporan keuangan tersebut.
5: Memastikan Kepatuhan dan Peraturan
Admin accounting harus memahami dan mematuhi peraturan dan kebijakan keuangan yang berlaku. Mereka harus memastikan bahwa semua transaksi keuangan sesuai dengan hukum, peraturan, dan standar akuntansi yang berlaku.
6: Mendukung Proses Audit
Admin accounting membantu dalam proses audit internal dan eksternal dengan menyediakan data dan dokumen yang diperlukan. Mereka harus memastikan bahwa semua dokumen dan catatan keuangan tersedia dan terorganisir dengan baik.
7: Komunikasi dengan Pihak Terkait
Admin accounting dapat berinteraksi dengan pihak eksternal, seperti vendor atau mitra bisnis, dalam hal terkait dengan faktur, pembayaran, dan pertanyaan terkait transaksi keuangan. Mereka harus memiliki keterampilan komunikasi yang baik dan dapat menjaga hubungan yang baik dengan pihak terkait.
8: Pemeliharaan Perangkat Lunak Akuntansi
Admin accounting bertanggung jawab untuk mengelola perangkat lunak akuntansi yang digunakan perusahaan. Mereka harus dapat memahami dan menggunakan perangkat lunak tersebut secara efektif dalam pekerjaan sehari-hari.
Itu hanya beberapa tugas umum yang biasanya termasuk dalam job desk admin accounting. Job desk ini dapat bervariasi dan melibatkan tanggung jawab tambahan tergantung pada kebutuhan perusahaan dan posisi spesifik.
5: Gaji Admin Accounting di Indonesia dan Negara Lain
Gaji seorang admin accounting dapat bervariasi tergantung pada beberapa faktor, termasuk lokasi geografis, tingkat pengalaman, ukuran perusahaan, industri, dan kualifikasi individu. Berikut adalah perkiraan gaji rata-rata untuk posisi admin accounting di beberapa negara:
1: Indonesia
Gaji admin accounting di Indonesia berkisar antara 3 juta hingga 10 juta Rupiah per bulan, tergantung pada tingkat pengalaman dan lokasi.
2: Amerika Serikat
Di Amerika Serikat, gaji admin accounting dapat bervariasi berdasarkan wilayah. Gaji rata-rata berkisar antara $35.000 hingga $55.000 per tahun, dengan variasi yang signifikan tergantung pada tingkat pengalaman.
3: Inggris
Di Inggris, gaji admin accounting biasanya berkisar antara £18.000 hingga £30.000 per tahun. Gaji ini akan bervariasi tergantung pada lokasi, tingkat pengalaman, dan ukuran perusahaan.
4: Australia
Di Australia, gaji admin accounting dapat berkisar antara AU$40.000 hingga AU$60.000 per tahun. Gaji ini juga akan dipengaruhi oleh tingkat pengalaman dan lokasi geografis.
Perlu diingat bahwa ini hanya perkiraan rata-rata dan gaji sebenarnya dapat bervariasi tergantung pada faktor-faktor yang telah disebutkan sebelumnya. Selain itu, penting untuk memperhitungkan tunjangan, bonus, dan manfaat lainnya yang mungkin ditawarkan oleh perusahaan dalam menentukan total paket kompensasi.
6: Lowongan Staf Admin Accounting
Untuk mencari lowongan kerja admin accounting di Indonesia, Anda dapat menggunakan beberapa sumber berikut:
1: Situs Lowongan Kerja Online
Ada banyak situs web yang menyediakan informasi tentang lowongan kerja di Indonesia, seperti Indeed.co.id, Jobstreet.co.id, Karir.com, dan LinkedIn. Anda dapat mencari posisi “admin accounting” atau menggunakan kata kunci terkait lainnya untuk menemukan lowongan yang relevan.
2: Situs Perusahaan
Banyak perusahaan memiliki bagian karir di situs web mereka sendiri, di mana mereka mempublikasikan lowongan pekerjaan yang tersedia. Kunjungi situs web perusahaan-perusahaan di sektor yang Anda minati dan periksa bagian karir atau rekrutmen untuk mencari lowongan admin accounting.
3: Kantor Pusat Penempatan Kerja (Disnaker)
Anda juga dapat mengunjungi Kantor Pusat Penempatan Kerja di daerah Anda. Mereka biasanya memiliki informasi tentang lowongan kerja yang tersedia di wilayah setempat.
4: Jaringan Profesional
Bergabunglah dengan jaringan profesional Anda, seperti grup LinkedIn atau asosiasi akuntansi, dan berpartisipasilah dalam kegiatan atau acara industri. Informasi tentang lowongan kerja sering kali dibagikan melalui jaringan ini.
5: Kontak Personal
Jika Anda memiliki kontak dalam industri akuntansi atau perusahaan tertentu, luangkan waktu untuk berbicara dengan mereka. Mereka mungkin mengetahui lowongan pekerjaan yang belum dipublikasikan secara luas atau dapat merekomendasikan Anda kepada perusahaan yang sedang mencari admin accounting.
Pastikan untuk mempersiapkan resume atau CV yang menyoroti kualifikasi, pengalaman, dan pendidikan Anda dalam bidang akuntansi. Selain itu, siapkan juga surat lamaran yang disesuaikan untuk setiap lowongan yang Anda lamar.
Selalu periksa syarat dan persyaratan yang tercantum dalam setiap lowongan pekerjaan, serta tengok tanggal batas pengiriman lamaran. Jangan ragu untuk menghubungi perusahaan atau perekrut jika Anda memiliki pertanyaan atau ingin memperoleh informasi lebih lanjut tentang posisi admin accounting yang ditawarkan.
7: Tips Efektif dalam Mengelola Administrasi Akuntansi
Berikut adalah beberapa tips efektif dalam mengelola administrasi akuntansi:
1: Menerapkan Sistem dan Prosedur yang Tertib
Tetapkan sistem dan prosedur yang terorganisir untuk mengelola administrasi akuntansi. Ini termasuk pembuatan dan pemeliharaan jurnal, buku kas, dan catatan keuangan lainnya. Pastikan bahwa sistem ini mencakup langkah-langkah yang jelas untuk mencatat dan memproses transaksi keuangan dengan akurat.
2: Menggunakan Perangkat Lunak Akuntansi yang Efisien
Manfaatkan perangkat lunak akuntansi yang efisien dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Perangkat lunak ini dapat membantu dalam mencatat, memproses, dan melaporkan transaksi keuangan dengan lebih mudah dan akurat. Pastikan untuk menguasai penggunaan perangkat lunak tersebut agar Anda dapat memanfaatkannya secara maksimal.
3: Melakukan Rekonsiliasi Berkala
Lakukan rekonsiliasi berkala antara catatan keuangan dengan pernyataan bank, piutang, dan hutang. Hal ini membantu memastikan bahwa catatan keuangan sesuai dengan informasi eksternal yang relevan. Jika ada perbedaan atau ketidakcocokan, telusuri penyebabnya dan perbaiki dengan segera.
4: Mengelola Arsip dengan Rapi
Penting untuk memiliki sistem pengarsipan yang teratur dan rapi untuk dokumen akuntansi, seperti faktur, bukti pembayaran, dan catatan transaksi keuangan lainnya. Hal ini memudahkan pencarian dan pemulihan informasi saat diperlukan, serta memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum dan peraturan terkait.
5: Melakukan Pemantauan Cash Flow
Perhatikan arus kas perusahaan secara teratur. Pantau penerimaan dan pengeluaran kas dengan cermat untuk memastikan kecukupan dana, mengidentifikasi pola pengeluaran, dan mengelola arus kas dengan bijak.
6: Memahami Peraturan dan Kebijakan Keuangan
Pastikan untuk memahami peraturan dan kebijakan keuangan yang berlaku dalam perusahaan atau organisasi Anda. Pahami standar akuntansi yang relevan dan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku. Ini akan membantu Anda menjaga keakuratan dan keandalan informasi keuangan.
7: Mengadopsi Prinsip Pengendalian Internal
Terapkan prinsip-prinsip pengendalian internal dalam administrasi akuntansi. Ini mencakup pemisahan tugas, verifikasi, validasi, dan pengendalian akses ke sistem dan informasi keuangan. Dengan mengadopsi pengendalian internal yang baik, Anda dapat mengurangi risiko kesalahan atau penyalahgunaan dalam proses administrasi akuntansi.
8: Terus Mengembangkan Pengetahuan dan Keterampilan
Akuntansi terus berkembang, termasuk perubahan dalam standar dan teknologi. Penting untuk terus mengembangkan pengetahuan dan keterampilan Anda dalam administrasi akuntansi. Ikuti pelatihan akuntansi keuangan, baca literatur terbaru, dan terlibat dalam komunitas atau asosiasi profesional untuk tetap diperbarui dengan perkembangan terkini dalam bidang akuntansi.
Dengan menerapkan tips ini, Anda dapat mengelola administrasi akuntansi dengan lebih efektif dan menjaga integritas dan ketepatan informasi keuangan perusahaan.
8: Kesimpulan
Admin accounting perlu memiliki pengetahuan dasar tentang prinsip akuntansi, penggunaan perangkat lunak akuntansi, dan pemahaman tentang prosedur administrasi keuangan. Keterampilan organisasi, kemampuan numerik, ketelitian, dan komunikasi yang baik juga penting dalam peran ini.
Peran admin accounting berperan penting dalam menjaga keteraturan administrasi keuangan perusahaan, mendukung pengambilan keputusan yang informasional, serta memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan prosedur yang berlaku.
Inilah sedikit yang bisa kami share, jika ada manfaatnya silahkan bagian dengan yang lain.
Note:
Bila mengutip dari artikel ini mohon disebutkan sumbernya ya guysss. Thanks.
