Buku besar akuntansi perusahaan dagang adalah sebuah ringkasan transaksi suatu jenis akun yang dilakukan oleh perusahaan dagang. Ringkasan ini dibuat dalam proses penyusunan Laporan Laba Rugi (Income Statement), Laporan Perubahan Ekuitas (Statement of Changes in Equity), Neraca (Balance Sheet), Laporan Arus Kas (Statement of Cash Flows) dan Catatan Atas Laporan Keuangan (Notes of Financial Statements).
Bagaimana fungsi, format dan cara membuat buku besar? Langsung saja mari ikuti dan baca sampai kelar pembahasan materi buku besar perusahaan dagang beserta contoh-contohnya berikut ini…
01: Pengertian Buku Besar Perusahaan Dagang
A: Definisi Buku Besar Menurut Para Ahli
Apabila dibedah satu per satu, maka kita akan mendapati ada empat kata inti dalam kalimat “buku besar perusahaan dagang”. Dan bila disatukan dalam istilah, maka ada dua kata, yaitu (1) buku besar, dan (2) perusahaan dagang.
Masing-masing kata memiliki makna khusus yang tersimpan di dalamnya, lalu apa artinya? Yuk diulik satu per satu ya…
Arti Buku Besar?
Menurut para ahli pengertian buku besar adalah tabel yang berisi ringkasan transaksi akun tertentu yang digunakan oleh suatu perusahaan, misalnya akun pendapatan.
Arti perusahaan dagang?
Masih menurut para ahli, perusahaan dagang adalah suatu entitas bisnis yang memiliki aktivitas utama dalam bidang perdagangan, seperti perdagangan komoditas ekspor impor, dagang kebutuhan sehari-hari.
So, bila kedua kata tersebut digabungkan menjadi suatu kalimat “buku besar perusahaan dagang” maka bisa diartikan dengan tabel ringkasan akun yang digunakan oleh perusahaan dagang untuk mencatat transaksinya dalam periode waktu tertentu, misalnya satu bulan atau satu tahun.
Klir ya, okay dilanjutkan pembahasannya…
B: Perbedaan Buku Besar Perusahaan Jasa dan Dagang
Setelah kita memahami pengertian buku besar perusahaan dagang, lalu bagaimana dengan jenis perusahaan lain, misalnya jasa dan manufaktur, apa perbedaan buku besar perusahaan jasa, dagang dan manufaktur?
Sebenarnya secara prinsip akuntansi, perbedaannya cukup kecil alias tidak terlalu signifikan, namun tak ada salahnya diulik agar tidak menimbulkan keraguan, apalagi ketidaktahuan.
Akun-akun yang digunakan oleh setiap jenis perusahaan ada yang sama dan ada juga yang beda, contohnya account kas dan setara kas digunakan oleh semua jenis perusahaan, tapi ada beberapa jenis akun yang hanya digunakan oleh perusahaan manufaktur, misalnya rekening bahan baku produksi dan barang dalam proses, serta barang jadi yang siap untuk dijual.
Jadi, perbedaan buku besar perusahaan dan dagang serta jasa adalah jenis akun atau pos-pos yang digunakan oleh perusahaan. Suatu account dipakai oleh perusahaan dagang dan jasa, namun ada pula account yang tidak digunakan oleh perusahaan dagang dan jasa, namun digunakan oleh perusahaan manufaktur.
02: Cara Membuat Buku Besar Perusahaan Dagang
Bagaimana cara membuat buku besar perusahaan dagang? Cara paling gampang adalah dengan melakukan posting dari jurnal umum ke buku besar sesuai dengan pos-posnya. Itu aja.
Sebelum dijelaskan proses dan tahapan membuat buku besar, perlu kita pahami bahwa proses ini adalah salah satu tahapan membuat laporan keuangan perusahaan dagang, di mana setelah membuat buku besar, tahap selanjutnya adalah menyiapkan neraca saldo sebelum penyesuaian atau bahasa Inggrisnya adalah unadjusted trial balance.
Untuk lebih jelasnya, proses urutan buku besar perusahaan dagang adalah sebagai berikut:
- Menganalisis dan mencatat hasilnya ke buku jurnal atau journal entries.
- Memposting atau meindahkan catatan dari buku jurnal ke buku besar berdasarkan dengan account.
- Menyiapkan format standar buku besar.
Dan pembahasan secara rinci kami sampaikan berikut ini:
A: Format Buku Besar Perusahaan Dagang
Format standar
Format Standar buku besar yang digunakan terdiri dari kolom-kolom yang diisi dengan tanggal transaksi, keterangan jenis transaksi, ref, debet, kredit dan saldo debit kredit. Perhatikan contoh sederhana format buku besar perusahaan dagang berikut ini:
Dari tabel buku besar di atas, kita mendapat informasi tanggal transaksi di kolom pertama, kolom keterangan menjelaskan proses yang dilakukan, termasuk kolom Ref yang menerangkan bahwa suatu account telah diposting.
Format Modifikasi
Format ini merupakan pengembangan dari format standar karena adanya alasan tertentu, misalnya karena alasan kepraktisan. Jadi, kita ringkas setiap akun dengan jumlah saldo beserta letak saldo tersebut.
Bagaimana bentuknya? Perhatikan contoh sederhana berikut ini…
Dari contoh format buku besar tersebut, kita bisa melihat bahwa satu tabel buku besar terdiri dari beberapa kolom, antara lain:
1: Kolom account, terdiri dari daftar akun yang digunakan oleh perusahaan.
2: Kolom keterangan, berisi penjelasan tentang penyajian akun di laporan keuangan.
3: Lajur Debit dan Kredit, menyajikan jumlah saldo akun di sisi debit dan kredit.
4: Lajur Saldo, memuat saldo akhir dari masing-masing account.
Menurut Anda, mana format yang paling praktis dan mudah digunakan? Format manapun yang Anda pilih, pertimbangan utamanya adalah sesuai dengan kebutuhan.
B: Posting ke Buku Besar Perusahaan Dagang
Ada dua cara posting jurnal umum ke buku besar perusahaan dagang, yaitu secara manual dan otomatis. Bagaimana prosesnya, yuk di-bedah satu per satu berikut ini…
1: Manual
Namanya manual, ya dilakukan dengan tenaga manusia tanpa melibatkan mesin ataupun aplikasi canggih lainnya. Apakah bisa, jawabanya “tentu bisa!” Bila tidak percaya, dicoba dulu saja, nanti kalau beneran tidak bisa kita diskusikan untuk mencari solusinya 🙂
Jadi, secara sederhana bisa dijelasakan sebagai berikut:
- Buat format buku besar.
- Posting catatan buku jurnal ke format tersebut dengan cara meng-copy paste satu per satu setiap akun.
- Bila Anda males untuk melakukan copy paste, cara lain juga bisa, yaitu dengan mengetik setiap account beserta saldonya (kayaknya lebih keras lagi usahanya ya 🙂
- Langkah terakhir adalah dengan menjumlahkan saldo masing-masing account. Cara menjumlahkannya cukup dengan metode penjumlahan matematika porogapit. Gampang kan.
2: Semi otomatis
Cara menyusun buku besar perusahaan dagang metode semi otomatis dilakukan dengan memanfaatkan rumus Excel, misalnya fungsi SUMIF. Rumus Excel ini merupakan gabungan dari rumus SUM yang fungsinya untuk menjumlahkan data secara global, sedangkan IF adalah fungsi Excel yang digunakan untuk memberikan syarat tertentu kepada fungsi SUM agar hasilnya sesuai dengan keinginan kita.
Misalnya, kita ingin menghitung nilai transaksi Kas, maka untuk menghitung jumlahnya dengan SUM, dan yang dihitung adalah hanya Kas.
3: Otomatis
Metode ketiga cara memposting buku besar perusahaan dagang dilakukan secara full otomatis. Maksudnya gimana boss?
Begini… Kita tidak perlu melakukan apapun untuk memindahkan setiap account beserta saldonya dari buku jurnal ke buku besar, cukup duduk-duduk sambil ngopi sembari mendengarkan lengkingan manis dari Chris Martin. Tugas itu biar dikerjakan secara otomatis oleh deretan coding. Enak ya?
Jadi cara menyelesaikan buku besar perusahaan dagang adalah dengan menginput bukti-bukti transaksi ke buku jurnal, proses selanjutnya dilakukan oleh ‘pihak lain’ yang tak terlihat secara kasat mata.
03: Contoh Buku Besar Perusahaan Dagang
Untuk melengkapi pembahasan ini, saya sajikan beberapa contoh soal buku besar akuntansi perusahaan dagang beserta pembahasan jawabannya berikut ini:
A: Contoh jurnal umum dan buku besar perusahaan dagang
Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya bahwa cara termudah untuk membuat buku besar adalah mem-posting catatan jurnal ke buku besar, cukup simple dan gampang. Mari dipraktikan prosesnya berikut ini:
Contoh Transaksi
PT Xidev Bening F selama bulan Mei 2023 melakukan transaksi berikut ini:
1: Tanggal 1 Mei 2023
Menjual produk senilai Rp 10.000.000 dengan sistem tunai.
Transaksi ini dicatat oleh staf accounting sebagai berikut:
Cash …. Rp 10.000.000 (Debet)
Penjualan …. Rp 10.000.000 (Kredit)
Jadi, ada dua akun yang terlibat dan terpengaruh transaksi, yaitu cash dan penjualan. Nilai kas bertambah, nilai penjualan pun bertambah. Prosedur pencatatan jurnal transaksi seperti itu, yakni cash di sisi Debet, sedangkan penjualan di bagian Kredit.
2: Tanggal 10 Mei 2023
Perusahaan mambayar kewajiban yang telah jatuh tempo sebesar Rp 3.500.000.
Bagaiaman cara membuat catatan akuntansi untuk transaksi ini? Begini prosedurnya….
Utang Usaha (Kewajiban) …. Rp 3.500.000 (Debet)
Cash Bank …. Rp 3.500.000 (Kredit)
Transaksi ini mengakibatkan nilai utang berkurang, sehingga dicatat ke Debet. Nilai cash perusahaan pun berkurang sehingga dicatat ke Kredit.
Posting Jurnal Umum ke General Ledger
Setelah melakukan pencatatan, selanjutnya staf accounting memindahkan ke buku besar sebagai berikut:
1: Buku Besar Akun Cash
Total Debet = Rp 10.000.000
Total Kredit = Rp 3.500.000
Saldo = Rp 10.000.000 – Rp 3.500.000 = Rp 6.500.000 (Debit)
2: Buku Besar Akun Utang Usaha
Dengan asumsi perusahaan tidak memiliki utang lagi selain Rp 3.500.000, hal ini berarti saldo awal di sisi Kredit sebesar Rp 3.500.000, sedangkan pada saat membayar utang, maka total sisi Debet = Rp 3.500.000, sehingga saldo akun utang usaha di buku besar adalah sebagai berikut:
= Rp 3.500.000 – Rp 3.500.000
= Rp 0
3: Buku Besar Akun Penjualan
Total Debet = Rp 0
Total Kredit = Rp 10.000.000
Saldo akun penjualan = Rp 10.000.000 – Rp 0 = Rp 10.000.000 (Kredit)
B: Contoh soal posting jurnal khusus ke buku besar perusahaan dagang
Jurnal khusus adalah jenis catatan akuntansi terhadap transaksi penjualan, pembelian, pengeluaran dan penerimaan kas. Catatan ini juga harus diposting ke buku besar. Bagaimana caranya? Yuk baca dan pelajari contoh berikut ini:
PT Bening adalah perusahaan dagang yang menjual aneka peralatan pertanian dan perkebunan. Pada tanggal 30 Mei 2023, perusahaan melakukan transaksi penjualan dengan perusahaan perkebunan kelapa sawit di Kalimantan Tengah senilai Rp 50.000.000.
Pembayaran dilakukan dua termin, pertama dilakukan saat terjadi transaksi dengan jumlah pembayaran sebesar 50% dari nilai transaksi, sisanya 50% dibayarkan 30 hari setelah transaksi.
Bagaimana bentuk buku besar dari akun-akun yang terlibat dalam transaksi tersebut?
Pembahasan dan jawaban:
Langkah pertama adalah membuat jurnal akuntansi:
1: Jurnal ketika terjadi transaksi penjualan:
(Debit) Kas …. Rp 25.000.000
(Debit) Piutang Usaha …. Rp 25.000.000
(Kredit) Pendapatan …. Rp 50.000.000
Perhitungan kas:
= 50% x Rp 50.000.000
= Rp 25.000.000
2: Jurnal ketika terjadi pelunasan pembayaran
(Debit) Kas …. Rp 25.000.000
(Kredit) Piutang Usaha …. Rp 25.000.000
Langkah kedua adalah melakukan posting dari jurnal khusus ke buku besar:
Pada contoh transaksi penjualan ada 3 account yang terpengaruh, yaitu (1) Kas, (2) Piutang Usaha, dan (3) Pendapatan. So, ada 3 buku besar yang perlu dibuat untuk meringkas transaksi penjualan dengan pembayaran uang muka dan tempo.
1: Buku besar account Kas
Total Debet:
= Rp 25.000.000 + Rp 25.000.000
= Rp 50.000.000
Total Kredit = Rp 0
Saldo = Rp 50.000.000 – Rp 0 = Rp 50.000.000 (Debet)
2: Buku besar account Piutang Usaha
Total Debet = Rp 25.000.000
Total Kredit = Rp 25.000.000
Saldo = Rp 25.000.000 – Rp 25.000.000 = Rp 0
3: Buku besar account Pendapatan
Total Debet = Rp 0
Total Kredit = Rp 50.000.000
Saldo = Rp 50.000.000 (Kredit)
C: Contoh soal pilihan ganda buku besar perusahaan dagang
Dan untuk melengkapi contoh soal buku besar perusahaan dagang, perhatikan beberapa contoh soal pilihan ganda berikut ini:
1: Berikut ini adalah pernyataan-pernyataan yang mencerminkan pengertian buku besar perusahaan dagang, kecuali:
A: Pada perusahaan dagang, setelah membuat buku besar, tahap selanjutnya adalah membuat neraca saldo.
B: Posting ke buku besar utama dalam perusahaan dagang adalah memindahkan catatan setiap akun dari buku jurnal.
C: Cara posting jurnal umum ke buku besar perusahaan dagang bisa dilakukan dengan rumus Excel.
D: Membuat buku besar adalah bukan tahapan penyusunan Laporan Keuangan (Financial Statement)
Kunci jawaban : D
2: Berikut ini adalah langkah-langkah membuat buku besar, kecuali:
A: Membuat neraca lajur
B: Menganalisa, mengidentifikasi dan menggolongkan transaksi perusahaan dagang
C: Melakukan pencatatan transaksi ke jurnal umum dan khusus sesuai dengan posnya.
D: Mem-posting catatan jurnal ke format buku besar.
Kunci jawaban : A
3: Akun-akun berikut ini termasuk dalam perusahaan dagang, yaitu:
A: Persediaan Bahan Baku
B: Persediaan Barang dalam proses
C: Harga Pokok Penjualan
D: Persediaan Bahan Pembantu
Kunci jawaban : C
4: Buku besar hanya dibuat di perusahaan dagang, bukan untuk perusahaan jasa dan manufaktur?
A: Benar
B: Salah
C: Tidak salah dan benar
D: Tanpa opini
Jawaban : B
04: Video Panduan Praktis Membuat Buku Besar Excel
Untuk menambah wawasan dan pemahaman, berikut ini saya sajikan tutorial efektif langkah demi langkah membuat buku besar dengan rumus Excel SUMIF, cukup mudah dan cepat. Langsung saja tonton videoanya berikut ini:
Dengan menggunakan rumus sederhan dari Excel kita sudah bisa membuat buku besar secara otomatis dan tidak ribet, alias cepat dan mudah. Bagaimana menurut pendapat Anda?
05: Kesimpulan
Buku besar adalah ringkasan akun yang dipakai oleh perusahaan dalam melakukan aktivitasnya pada periode tertentu. Proses ini perlu dibuat untuk memudahkan dalam menyusun Laporan Keuangan perusahaan dagang, jasa dan manufaktur.
Secara lengkap proses penyusunan Laporan Keuangan (Financial Statements) dimulai dari analisa terhadap bukti transaksi, kemudian dicatat ke jurnal dan dilanjutkan posting ke buku besar.
Proses selanjutnya adalah menyiapkan neraca saldo, lalu merangkumnya di kertas akuntansi (worksheet) dan proses terakhir adalah menyusun laporan laba rugi, laporan perubahan modal, laporan posisi keuangan, laporan arus kas serta membuat catatan atas laporan keuangan.
Ada beberapa format yang bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Dan jika Anda tidak mau ribet untuk membuat buku besar, silahkan gunakan template excel yang kami berikan secara gratis sebagai bonus pembelian SOP Finance dengan Accounting Tools Sederhana Praktis.
Inilah materi buku besar perusahaan dagang yang bisa kami share, semoga ada guna dan manfaatnya. Apabila Anda ingin mengutip artikel ini, silahkan, tapi mohon dengan sangat untuk menyebutkan serta menyertakan sumbernya ya. Thanks
