Purchasing staff adalah pegawai perusahaan yang memiliki posisi kunci dalam pembelian dan pengadaan barang serta layanan, contohnya bahan baku produksi, bahan penolong dan perlengkapan pendukung lainnya. Karena begitu pentingnya hal itu, maka manajemen perusahaan perlu menyusun rincian tugas, tanggungjawab dan job description purchasing staff.
Apa saja tugas dan tanggung jawab serta job desk purchasing staff? Mari dibahas satu persatu beserta contoh nyata dalam artikel berikut ini..
01: Pengertian Purchasing Staff
A: Definisi Menuru Para Ahli
Apa itu purchasing staff?
Menurut para ahli, arti Purchasing Staff adalah individu yang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas-tugas pembelian barang atau layanan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Mereka bekerja di departemen pembelian atau pengadaan.
Jadi, purchasing staff artinya pegawai perusahaan yang bekerja melakukan aktivitas yang berhubungan dengan pembelian dan pengadakan produk serta jasa yang diperlukan oleh suatu entitas bisnis.
B: Peran Purchasing Staff
Apa peran dan tanggung jawab seorang purchasing staff dalam departemen pembelian perusahaan?
Staf pembelian berperan penting dalam menjaga ketersediaan persediaan yang memadai, mengendalikan biaya, dan memastikan kelancaran operasional perusahaan.
Peran utama purchasing staff adalah mengelola proses pembelian barang atau layanan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Mereka memiliki tanggung jawab penting dalam menjaga ketersediaan persediaan yang memadai, memastikan kelancaran operasional perusahaan, dan mengoptimalkan pengeluaran.
Paling tidak ada lima peran utama purchasing staff, yaitu:
1: Pengadaan Barang dan Layanan
Purchasing staff bertanggung jawab untuk mencari, mengevaluasi, dan memilih vendor atau pemasok yang dapat menyediakan barang atau layanan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Cara yang mereka lakukan adalah melalui riset pasar, membandingkan harga dan kualitas, serta melakukan negosiasi untuk memperoleh kesepakatan pembelian yang menguntungkan.
2: Pengendalian Biaya
Staf pembelian berperan dalam mengendalikan biaya pembelian dengan mencari harga yang kompetitif, melakukan negosiasi untuk mendapatkan penawaran terbaik, dan memastikan efisiensi dalam proses pembelian.
Pengelolaan anggaran pembelian yang baik adalah bentuk upaya mereka membantu perusahaan dalam mengoptimalkan pengeluaran kas dan meminimalkan pemborosan.
3: Manajemen Persediaan (Inventory)
Staff purchasing memantau dan mengelola persediaan barang yang ada dalam perusahaan.
Mereka melakukan pemantauan terhadap tingkat persediaan, mengidentifikasi kebutuhan pembelian baru, dan berkoordinasi dengan tim persediaan untuk menjaga ketersediaan persediaan yang memadai.
Bentuk kegiatan yang dilakukan melalui penerapan manajemen persediaan yang efektif, mereka memastikan kelancaran operasional perusahaan.
4: Pengelolaan Hubungan dengan Vendor
Staf pembelian membangun dan menjaga hubungan yang baik dengan vendor atau pemasok. Mereka menjalin komunikasi yang efektif, menegosiasikan kontrak, memastikan kepatuhan terhadap persyaratan kontrak, serta menangani masalah atau keluhan yang muncul.
Memiliki hubungan yang baik dengan vendor membantu memastikan pemasok yang andal dan berkelanjutan.
5: Pemantauan Kinerja Pembelian
Purchasing staff melakukan analisis kinerja pembelian, termasuk evaluasi terhadap vendor, penilaian harga dan kualitas barang atau layanan, serta peninjauan kepuasan pelanggan internal terkait pembelian.
Aktivitas ini dilakukan melalui pemantauan kinerja yang baik, mereka dapat mengidentifikasi peluang perbaikan, mencapai efisiensi, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Untuk menjalankan peran utama ini, purchasing staff bekerja sama dengan berbagai departemen dan pihak terkait di perusahaan, seperti tim persediaan, keuangan, operasional, dan pengadaan.
Peran mereka sangat penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan, mengelola pengeluaran dengan efisien, serta memastikan barang dan layanan yang dibutuhkan tersedia dengan tepat waktu dan sesuai dengan standar yang ditetapkan.
Bagaimana, sudah jelas dan klir ya? Okay dilanjutkan membacanya…
02: Tugas dan Tanggung Jawab Purchasing Staff
Bagaimana tugas-tugas utama yang dilakukan oleh purchasing staff dalam pengadaan barang dan layanan? Perhatikan pembahasannya berikut ini:
A: Tugas Staff Purchasing
Tugas staff purchasing (pembelian) adalah melibatkan berbagai tanggung jawab terkait dengan pengadaan barang dan layanan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Secara umum, ada 7 tugas yang dilakukan oleh staf pembelian, yaitu:
1: Menyusun Rencana Pembelian
Bertanggung jawab untuk menyusun rencana pembelian berdasarkan kebutuhan perusahaan. Mereka harus memahami kebutuhan departemen atau divisi yang berbeda, berkoordinasi dengan pemangku kepentingan terkait, dan mengidentifikasi barang atau layanan yang perlu dibeli.
2: Pencarian dan Seleksi Vendor
Mencari vendor atau pemasok yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Mereka melakukan penelitian, membandingkan harga, kualitas, dan layanan yang ditawarkan oleh berbagai vendor. Setelah itu, mereka melakukan seleksi vendor yang paling sesuai dan mengelola hubungan dengan vendor tersebut.
3: Negosiasi Kontrak dan Harga
Melakukan negosiasi dengan vendor terkait harga, syarat pembayaran, jangka waktu kontrak, dan aspek lainnya yang relevan. Mereka berupaya untuk mendapatkan kesepakatan terbaik untuk perusahaan dengan memperhatikan faktor-faktor seperti kualitas, keandalan, dan layanan yang ditawarkan oleh vendor.
4: Pembelian dan Pemesanan
Melakukan proses pembelian barang atau layanan dari vendor yang telah dipilih. Mereka membuat pesanan pembelian, mengelola dokumen-dokumen terkait, dan memastikan pengiriman barang sesuai dengan jadwal yang ditetapkan.
5: Koordinasi dengan Departemen Terkait
Berinteraksi dan berkomunikasi dengan departemen atau divisi lain dalam perusahaan, seperti departemen keuangan, persediaan, atau operasional. Mereka berkoordinasi dengan departemen terkait untuk memahami kebutuhan mereka, mengelola persetujuan pembelian, dan memastikan kesesuaian antara permintaan dan kebijakan perusahaan.
6: Pemantauan Kinerja Vendor
Memantau kinerja vendor setelah pembelian dilakukan. Mereka mengevaluasi kepatuhan vendor terhadap kontrak, kualitas barang atau layanan yang disediakan, dan menindaklanjuti masalah atau keluhan yang muncul.
7: Administrasi dan Pelaporan
Melakukan tugas administratif terkait dengan pembelian, seperti pemeliharaan catatan pembelian, pemrosesan faktur, dan pelaporan keuangan terkait pengeluaran pembelian.
Selain tugas-tugas tersebut, staff purchasing juga harus memahami peraturan dan kebijakan terkait pembelian, mengikuti perkembangan pasar, dan terus meningkatkan kemampuan negosiasi dan pengelolaan kontrak.
B: Tanggung Jawab Purchasing Staff
Apa saja tanggung jawab purchasing staff?
Tanggung jawab purchasing staff mencakup berbagai aktivitas yang terkait dengan pengadaan barang dan layanan. Berikut adalah tugas dan tanggung jawab yang umum dilakukan oleh purchasing staff, antara lain:
1: Melakukan Analisis Kebutuhan
Kegiatan ini dilakukan untuk menganalisis kebutuhan perusahaan dalam menentukan barang atau layanan yang perlu dibeli.
2: Pencarian dan Seleksi Vendor
Melakukan riset untuk mencari dan mengevaluasi vendor atau pemasok potensial. Membandingkan harga, kualitas, dan layanan yang ditawarkan oleh berbagai vendor.
3: Negosiasi Harga dan Syarat Pembelian
Berkomunikasi dengan vendor untuk melakukan negosiasi harga, syarat pembayaran, jangka waktu kontrak, dan aspek lainnya yang terkait dengan pembelian.
Tujuan utamanya adalah untuk dan mencapai nilai terbaik bagi perusahaan melalui negosiasi yang baik dan manajemen yang cermat, selain itu bisa mendapatkan harga dan syarat pembelian yang menguntungkan bagi perusahaan.
4: Pemesanan dan Pembelian
Memproses pesanan pembelian secara akurat dan tepat waktu. Memastikan pesanan dibuat sesuai dengan persyaratan perusahaan dan menjaga kelancaran proses pembelian.
5: Koordinasi Pengiriman dan Penerimaan
Mengoordinasikan pengiriman barang dari vendor ke lokasi perusahaan. Memastikan barang diterima sesuai dengan pesanan dan spesifikasi yang ditetapkan.
6: Pemantauan Persediaan
Memantau persediaan barang yang ada dan mengidentifikasi kebutuhan pembelian baru. Berkolaborasi dengan tim persediaan untuk menjaga tingkat persediaan yang optimal dan menghindari kekurangan atau kelebihan stok.
7: Administrasi Pembelian
Mengelola dokumen-dokumen terkait pembelian, seperti pesanan pembelian, faktur, dan kontrak. Memastikan keakuratan dan ketepatan administrasi pembelian.
8: Hubungan dengan Pemasok
Membangun dan menjaga hubungan yang baik dengan pemasok. Memastikan kepatuhan pemasok terhadap persyaratan kontrak, menangani masalah atau konflik yang muncul, dan menjaga komunikasi yang efektif.
9: Analisis Kinerja Pembelian
Menganalisis kinerja pembelian, termasuk harga, kualitas, dan waktu pengiriman. Mengidentifikasi peluang perbaikan dan efisiensi dalam proses pembelian.
10: Kepatuhan dan Etika
Mematuhi kebijakan dan prosedur perusahaan dalam melakukan pembelian. Memastikan etika bisnis dan kepatuhan terhadap regulasi terkait pembelian.
11: Pelaporan dan analisis
Membuat dan menyusun laporan pembelian, menganalisis data pembelian, dan memberikan informasi yang relevan kepada pihak terkait di perusahaan.
Tanggung jawab purchasing staff dapat bervariasi tergantung pada perusahaan dan industri tempat mereka bekerja.
Namun, tanggung jawab inti mereka adalah mengelola dan menjalankan proses pembelian dengan efisien, memastikan ketersediaan barang atau layanan yang diperlukan dengan harga yang kompetitif, kualitas yang baik, dan waktu pengiriman yang tepat.
03: Job Desk Purchasing Staff
Apa saja job desk atau deskripsi pekerjaan dari seorang karyawan staf pembelian?
Job desk atau deskripsi pekerjaan seorang staff purchasing mencakup tugas-tugas berikut:
1: Menyusun Rencana Pembelian
Menganalisis dan memahami kebutuhan departemen atau divisi dalam perusahaan untuk menentukan barang atau layanan yang perlu dibeli.
2: Pencarian dan Seleksi Vendor
Mencari vendor atau pemasok potensial yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Melakukan penelitian, membandingkan harga, kualitas, dan layanan yang ditawarkan oleh berbagai vendor.
3: Negosiasi Kontrak dan Harga
Melakukan negosiasi dengan vendor terkait harga, syarat pembayaran, jangka waktu kontrak, dan aspek lainnya yang relevan untuk mencapai kesepakatan terbaik bagi perusahaan.
4: Pembelian dan Pemesan
Melakukan proses pembelian barang atau layanan dari vendor yang dipilih. Membuat pesanan pembelian, mengelola dokumen-dokumen terkait, dan memastikan pengiriman barang sesuai dengan jadwal yang ditetapkan.
5: Melakukan Koordinasi dengan Departemen Terkait
Berinteraksi dengan departemen atau divisi lain dalam perusahaan, seperti departemen keuangan, persediaan, atau operasional, untuk memahami kebutuhan mereka, mengelola persetujuan pembelian, dan memastikan kesesuaian antara permintaan dan kebijakan perusahaan.
6: Menjalankan Pengamatan dan Penilaian Kinerja Vendor
Memantau kinerja vendor setelah pembelian dilakukan. Mengevaluasi kepatuhan vendor terhadap kontrak, kualitas barang atau layanan yang disediakan, dan menindaklanjuti masalah atau keluhan yang muncul.
7: Administrasi dan Pelaporan
Melakukan tugas administratif terkait dengan pembelian, seperti pemeliharaan catatan pembelian, pemrosesan faktur, dan pelaporan keuangan terkait pengeluaran pembelian.
8: Analisis Pasar dan Trend
Melakukan pengamatan terhadap perkembangan pasar, tren harga, dan inovasi di bidang pembelian. Mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya dalam proses pembelian.
9: Mematuhi Kebijakan dan Prosedur
Memastikan bahwa semua pembelian dilakukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan serta peraturan yang berlaku.
10: Mengelola Hubungan dengan Vendor
Membangun dan menjaga hubungan yang baik dengan vendor atau pemasok. Mengatasi konflik atau masalah yang mungkin timbul, dan bekerja sama dengan mereka untuk mencapai kerjasama yang saling menguntungkan.
11: Penyusunan Anggaran Pembelian
Membantu dalam penyusunan anggaran pembelian dan mengelola pengeluaran sesuai dengan batasan anggaran yang ditetapkan.
12: Analisis Kinerja Pembelian
Melakukan analisis kinerja pembelian untuk mengidentifikasi peluang perbaikan, efisiensi, dan penghematan dalam proses pembelian.
Perlu dicatat bahwa job description purchasing staff bisa bervariasi, hal itu tergantung pada ukuran dan kompleksitas perusahaan serta struktur organisasi yang ada.
Baca artikel terkait tentang neraca saldo, sebuah tahapan proses penyusunan laporan keuangan perusahaan.
04: Contoh Tugas dan Tanggung Jawab Purchasing Staff
Apa contoh konkret tugas dan tanggung jawab seorang staf pembelian dalam skenario situasional?
Secara rinci, saya sajikan 10 contoh tugas dan tanggung jawab yang mungkin dilakukan oleh purchasing staff:
1: Analisis Kebutuhan
- Menganalisis kebutuhan perusahaan untuk menentukan barang atau layanan yang perlu dibeli.
- Berkoordinasi dengan departemen terkait untuk memahami kebutuhan mereka.
2: Pencarian dan Seleksi Vendor
- Melakukan riset untuk mencari vendor atau pemasok potensial yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
- Menganalisis vendor berdasarkan kriteria seperti kualitas, harga, keandalan, dan layanan yang ditawarkan.
3: Negosiasi Harga dan Syarat Pembelian
- Berkomunikasi dengan vendor untuk melakukan negosiasi harga, syarat pembayaran, jangka waktu kontrak, dan aspek lainnya yang terkait dengan pembelian.
- Mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan bagi perusahaan.
4: Pemesanan dan Pembelian
- Memproses pesanan pembelian dan mengelola dokumen terkait.
- Memastikan pesanan dibuat dengan akurat dan mengoordinasikan pengiriman barang.
5: Pemantauan Persediaan
- Memantau persediaan barang yang ada dan mengidentifikasi kebutuhan pembelian baru.
- Bekerja sama dengan tim persediaan untuk menjaga tingkat persediaan yang optimal.
6: Administrasi Pembelian
- Mengelola dokumen-dokumen terkait pembelian, seperti pesanan pembelian, faktur, dan kontrak.
- Memastikan keakuratan dan ketepatan administrasi pembelian.
7: Hubungan dengan Pemasok
- Membangun dan menjaga hubungan yang baik dengan pemasok.
- Memastikan pemasok memenuhi persyaratan kontrak, menangani masalah atau keluhan yang muncul, dan menjaga komunikasi yang efektif.
8: Evaluasi Kinerja Vendor
- Melakukan evaluasi kinerja vendor berdasarkan kriteria yang ditetapkan, seperti kualitas barang atau layanan, ketepatan pengiriman, dan pelayanan pelanggan.
- Mengidentifikasi peluang perbaikan atau perubahan vendor jika diperlukan.
9: Kepatuhan dan Etika
- Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur perusahaan dalam melakukan pembelian.
- Mengikuti etika bisnis dan mematuhi regulasi terkait pembelian.
10: Pelaporan dan Analisis
- Membuat laporan pembelian, menganalisis data pembelian, dan memberikan informasi yang relevan kepada pihak terkait di perusahaan.
- Menyajikan data dan analisis yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan pembelian.
Tugas dan tanggung jawab purchasing staff dapat bervariasi tergantung pada perusahaan, industri, dan lingkup pekerjaan yang ditetapkan. Namun, contoh-contoh di atas mencakup tugas dan tanggung jawab umum yang seringkali diemban oleh purchasing staff dalam menjalankan peran mereka.
05: Kesimpulan
Purchasing Staff memiliki peran kunci dalam mengelola proses pembelian barang atau layanan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Mereka bertanggung jawab untuk menganalisis kebutuhan, mencari vendor yang tepat, melakukan negosiasi harga dan syarat pembelian, serta memastikan kelancaran proses pembelian. Tanggung jawab mereka meliputi pengendalian biaya, pemantauan persediaan dan evaluasi kinerja vendor.
Seorang staf pembelian juga berperan dalam membangun hubungan yang baik dengan vendor, memastikan ketersediaan barang berkualitas, serta memberikan informasi yang relevan untuk pengambilan keputusan. Aktivitas ini dilakukan untuk membantu perusahaan dalam mencapai efisiensi, mengoptimalkan pengeluaran, dan menjaga kelancaran operasional perusahaan.
Selain tugas dan tanggung jawab utama, staf pembelian juga berperan dalam menjaga kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur perusahaan dalam melakukan pembelian.
Apabila Anda ingin membenahi pengelolaan keuangan usaha, segera gunakan SOP Keuangan beserta Accounting Toolnya.
—
Peran dan tanggung jawab purchasing staff sangat penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan.
Secara keseluruhan, seorang staf pembelian sebagai pengelola pembelian yang efisien dan efektif, menjaga hubungan dengan vendor, mengendalikan biaya, serta memastikan kepatuhan dan kelancaran proses pembelian.
So, dengan menjalankan tugas dan tanggung jawab mereka, seorang staf pembelian menjalankan peran penting dalam upaya mencapai tujuan perusahaan serta memenuhi kebutuhan operasional dengan baik.
Inilah yang bisa kami bagikan, artikel yang membahas tentang peran, tugas, tanggung jawab dan job desk staff purchasing. Bila ada manfaatnya, silahkan dibagikan kepada orang lain yang membutuhkan.
Bagaimana menurut pandangan Anda?
