Admin payroll adalah seorang pegawai perusahaan yang memiliki tanggung jawab untuk memproses gaji dan manajemen kompensasi karyawan.
Tugas-tugas mereka mencakup perhitungan gaji, pemotongan pajak, manfaat, pemeliharaan data karyawan, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi pemerintah yang berlaku saat ini.
Mari pelajari peran penting Admin Payroll dalam mengelola gaji dan manfaat karyawan dengan akurat. Temukan bagaimana tugas mereka memastikan kepatuhan pajak dan proses penggajian yang lancar dalam artikel berikut ini…
01: Payroll dan Admin Payroll
A: Pengertian Payroll
Definisi Umum
Menurut para ahli yang dimaksud dengan payroll adalah mengacu pada proses perhitungan, pemrosesan, dan pengelolaan gaji serta kompensasi karyawan, dengan elemen-elemennya antara lain:
- gaji pokok,
- bonus,
- tunjangan,
- dan pemotongan pajak
- kontribusi ke program manfaat.
Payroll juga termasuk mengelola administrasi data karyawan yang berhubungan dengan gaji dan manajemen kepatuhan terhadap peraturan perpajakan dan ketenagakerjaan yang berlaku.
Berdasarkan pada definisi tersebut, menunjukkan fungsi penting payroll dalam menjaga keakuratan dan efisiennya pembayaran kepada karyawan perusahaan.
Bagaimana cara membuat Key Performance Indikator >> KPI Karyawan Perusahaan
Definisi Payroll dari Berbagai Sumber
Dan untuk meyakinkan, kami kutipkan dalil-dalilnya dari berbagai sumber terpercaya berikut ini:
1: American Payroll Association (APA)
Menurut APA, definisi payroll merujuk pada total gaji dan kompensasi yang diberikan kepada karyawan dalam suatu periode pembayaran tertentu, antara lain pemotongan pajak, kontribusi ke program pensiun, dan manfaat lainnya.
2: Investopedia
Investopedia mendefinisikan payroll sebagai daftar yang mencakup semua kompensasi yang diberikan kepada karyawan, termasuk gaji, bonus, tunjangan, serta pemotongan pajak dan kontribusi ke program manfaat.
3: Business Dictionary
Menurut Business Dictionary, yang dimaksud dengan payroll adalah daftar berisi gaji dan tunjangan yang harus dibayarkan kepada karyawan dalam suatu perusahaan, seperti pemotongan pajak dan kontribusi ke program pensiun atau asuransi.
4: The Balance Careers
The Balance Careers mendefinisikan payroll sebagai total kompensasi yang harus dibayarkan kepada karyawan, termasuk gaji, bonus, tunjangan, serta pemotongan pajak dan manfaat lainnya.
5: Small Business Encyclopedia
Merujuk pada small business encyclopedia, arti payroll fokus pada daftar yang berisi jumlah gaji dan tunjangan yang harus dibayarkan kepada karyawan, termasuk pemotongan pajak dan kontribusi ke program manfaat.
B: Pengertian Admin Payroll
Apa pengertian admin payroll menurut para ahli?
Menurut para ahli di bidang manajemen sumber daya manusia, akuntansi, dan administrasi mendefinisikan istilah admin payroll, yaitu:
1: American Payroll Association (APA)
Menurut APA, seorang staf admin payroll atau penggajian adalah individu yang bertanggung jawab untuk memproses penggajian dan memastikan bahwa semua komponen gaji, pemotongan pajak, dan manfaat karyawan dihitung dan dikelola dengan benar sesuai dengan peraturan dan undang-undang yang berlaku.
2: The Society for Human Resource Management (SHRM)
SHRM mendefinisikan admin payroll adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua transaksi gaji dan manfaat karyawan diolah dan diproses dengan akurat serta sesuai dengan kebijakan perusahaan dan peraturan pemerintah.
3: Investopedia
Menurut Investopedia, pengertian admin payroll adalah orang yang bertugas mengurus pemrosesan gaji, manajemen waktu, serta pemotongan pajak dan kontribusi lainnya dari gaji karyawan.
4: Boundless Management
Menurutnya, pegawai admin penggajian merupakan orang yang mengelola proses penggajian karyawan termasuk perhitungan gaji, pemotongan pajak, serta administrasi manfaat dan kompensasi.
5: Small Business Encyclopedia
Menurut sumber ini, admin penggajian adalah orang yang mempunyai tanggung jawab untuk memproses dan mengurus semua aspek terkait gaji karyawan, termasuk perhitungan gaji, pemotongan pajak, serta penanganan perubahan data dan status karyawan.
C: Pengertian Staff Payroll
Apa yang dimaksud staff penggajian?
Pengertian staff payroll adalah adalah seorang individu yang bekerja dalam tim atau departemen yang bertanggung jawab untuk mengelola dan memproses gaji serta kompensasi karyawan di sebuah perusahaan.
Untuk mendukung pekerjaan tersebut, mereka harus memiliki kemampuan matematika yang baik, perhatian terhadap detail, keterampilan organisasi, serta pemahaman tentang peraturan perpajakan dan ketenagakerjaan merupakan faktor penting dalam peran ini.
Sebagai gambaran, perhatikan beberapa tugas seorang staff payroll berikut ini:
1: Manajemen Gaji
Memproses dan menghitung gaji karyawan sesuai dengan peraturan perusahaan dan undang-undang yang berlaku. Ini meliputi menghitung gaji pokok, bonus, tunjangan, dan kompensasi lainnya.
2: Melakukan Pemotongan Pajak Penghasilan dan Kontribusi
Menangani pemotongan pajak penghasilan atau PPH 21, kontribusi program pensiun, asuransi, dan manfaat lainnya sesuai dengan peraturan perpajakan dan kebijakan perusahaan.
3: Manajemen Data Karyawan
Mengelola informasi pribadi dan keuangan karyawan perusahaan yang berkaitan dengan gaji dan kompensasi, serta memastikan bahwa data pegawai selalu akurat dan terbaru.
4: Menjalankan Perhitungan Tunjangan dan Bonus
Menghitung dan memproses tunjangan, bonus, insentif, dan kompensasi variabel lainnya sesuai dengan kriteria dan ketentuan yang ditetapkan.
5: Mengerjakan dan Menjaga Dokumen Penggajian
Mengelola catatan pembayaran gaji karyawan, termasuk slip gaji dan laporan terkait.
6: Memonitor Kepatuhan Regulasi
Memastikan bahwa seluruh proses penggajian sesuai dengan peraturan dan undang-undang yang berlaku, termasuk peraturan perpajakan dan ketenagakerjaan.
7: Membangun Komunikasi dengan Karyawan
Berkomunikasi dengan karyawan terkait gaji, manfaat, dan pemotongan pajak. Memberikan dukungan dalam hal administrasi gaji.
8: Menyusun Pelaporan
Menyiapkan laporan gaji dan kompensasi yang diperlukan oleh manajemen dan departemen terkait, serta pelaporan perpajakan yang diperlukan.
9: Melaksanakan Pengelolaan Kebijakan Gaji
Mendukung implementasi kebijakan gaji dan kompensasi perusahaan, serta memastikan kepatuhan terhadap kebijakan tersebut.
10: Membangun Kerjasama Tim yang Solid
Bekerja sama dengan departemen sumber daya manusia, keuangan, dan departemen terkait lainnya untuk memastikan informasi yang tepat dan akurat terkait gaji dan manfaat.
D: Perbedaan Admin Payroll dengan Staff Payroll
Apa perbedaan antara admin payroll dan staff payroll?
Perlu dipahami, bahwa admin payroll dan staff payroll adalah dua fungsi yang berbeda dalam konteks pengelolaan gaji dan kompensasi karyawan perusahaan. Perbedaan antara keduanya adalah:
Admin Payroll:
- Seorang staff admin payroll adalah individu atau anggota tim yang bertanggung jawab atas manajemen keseluruhan dari proses penggajian dan kompensasi karyawan.
- Tugas admin payroll mencakup menghitung dan memproses gaji, pemotongan pajak, kontribusi ke program pensiun, manfaat karyawan, dan segala aspek administratif terkait.
- Wewenang admin payroll adalah membuat keputusan penting terkait dengan penggajian dan kompensasi dan ikut membantu dalam proses perencanaan strategis terkait kebijakan gaji dan manfaat perusahaan.
- Admin Payroll juga bertanggung jawab untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan dan ketenagakerjaan yang berlaku.
Staff Payroll:
- Seorang staff payroll adalah individu yang bekerja sebagai bagian dari tim atau departemen yang mengelola proses penggajian.
- Tugas staff payroll lebih fokus pada perhitungan gaji, pemrosesan tunjangan, bonus, dan manfaat, serta pemotongan pajak sesuai dengan pedoman yang telah ditetapkan.
- Beberapa jenis pekerjaan mereka adalah menjalankan tugas-tugas yang telah ditetapkan oleh admin payroll atau manajemen.
- Mereka juga berperan aktif melakukan aspek pelaksanaan dan administrasi, serta memiliki fungsi yang lebih ke arah operasional daripada strategis.
Jadi, seorang admin payroll memiliki fungsi yang lebih strategis dan luas dalam mengelola proses penggajian dan kompensasi secara keseluruhan, sedangkan seorang staff payroll lebih berfokus pada tugas-tugas operasional dalam penghitungan dan pemrosesan gaji serta manfaat karyawan.
E: Payroll Officer
Apa yang dimaksud dengan payroll officer?
Payroll officer adalah seorang profesional dalam tim penggajian (payroll team) yang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas dan pekerjaan sehari-hari terkait pengelolaan gaji dan kompensasi pegawai perusahaan.
Fungsi seorang payroll officer berfokus pada pelaksanaan dan operasional dalam proses penggajian, antara lain:
1: Proses Penghitungan Gaji Pegawai
Payroll officer bertanggung jawab untuk menghitung gaji karyawan berdasarkan data yang diberikan oleh seorang admin HRD, termasuk gaji pokok, tunjangan, bonus, dan insentif.
2: Melakukan Pemrosesan Gaji
Setelah proses penghitungan gaji selesai, payroll officer selanjutnya memproses gaji karyawan, termasuk pemotongan pajak dan kontribusi ke program manfaat.
3: Mengelola Data Karyawan
Payroll officer harus selalu melakukan up date terhadap data-data karyawan terkait gaji, pemotongan, dan manfaat tetap akurat dan mutakhir.
4: Melakukan Pemotongan Pajak dan Pemotongan Lainnya
Selain melakukan perhitungan gaji pegawai, mereka juga memotong alokasi gaji untuk pajak penghasilan, kontribusi ke program pensiun, dan pemotongan lainnya dihitung dan dikelola dengan benar.
5: Menjalankan Pemrosesan Manfaat
Tugas ini dilaksanakan untuk memproses program manfaat seperti asuransi kesehatan, cuti, dan program pensiun.
6: Menyiapkan Slip Gaji
Pekerjaan ini dilakukan untuk menyiapkan dan menyusun slip gaji yang berisi rincian gaji dan pemotongan untuk setiap karyawan.
7: Memantau Kepatuhan Terhadap Regulasi yang Berlaku
Melakukan pemantauan terhadap proses pelaksanaan penggajian pegawai sesuai dengan peraturan perusahaan, seperti standard operating procedure (SOP) SDM dan undang-undang yang berlaku.
8: Menjalankan Dukungan kepada Karyawan
Menangani pertanyaan atau masalah yang berkaitan dengan gaji, pemotongan, dan manfaat dari karyawan.
9: Menyiapkan dan Menyusun Pelaporan
Menyiapkan laporan gaji dan manfaat yang diperlukan untuk manajemen dan departemen terkait.
10: Menjalin Kerjasama Tim
Membangun kerjasama yang baik dan harmonis dengan anggota tim payroll lainnya serta departemen terkait seperti sumber daya manusia dan keuangan.
11: Memahami Penerapan Sistem Payroll
Menggunakan perangkat lunak atau sistem payroll yang digunakan perusahaan untuk melaksanakan tugas-tugas penggajian.
___
Jadi, peran dan fungsi payroll officer cukup penting dalam menjaga akurasi dan ketepatan dalam proses penggajian karyawan. Mereka merupakan elemen penting tim payroll yang lebih besar yang melibatkan admin payroll dan staff payroll.
02: Tugas Admin Payroll
Seorang admin payroll merupakan individu yang bertanggung jawab untuk mengelola semua aspek terkait gaji dan kompensasi karyawan di suatu entitas bisnis. Tugas pokok seorang admin payroll meliputi:
1: Menjalankan Pengelolaan Penggajian Karyawan
Menghitung dan memproses gaji serta kompensasi karyawan sesuai dengan peraturan perusahaan dan undang-undang yang berlaku.
2: Melakukan Alokasi Gaji
Memastikan bahwa pemotongan yang diperlukan, seperti pajak penghasilan, asuransi kesehatan, dan kontribusi ke program pensiun, dihitung dengan benar dan diterapkan pada gaji karyawan.
3: Mengelola Data Karyawan dengan Akurat dan Update
Memelihara informasi personal dan finansial karyawan, termasuk perubahan status pernikahan, jumlah tanggungan, dan perubahan lainnya yang dapat mempengaruhi gaji.
4: Menyajikan Pelaporan
Menghasilkan laporan yang akurat terkait penggajian untuk manajemen dan departemen terkait, serta melaporkan data pajak dan kontribusi kepada otoritas yang berwenang.
5: Kepatuhan Peraturan
Memastikan bahwa semua proses penggajian dan pemotongan sesuai dengan peraturan perusahaan, perundangan, dan undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku.
6: Penyelesaian Masalah
Menangani pertanyaan atau masalah yang berkaitan dengan gaji dan kompensasi dari karyawan, dan menyediakan dukungan yang diperlukan.
7: Melakukan Koordinasi dengan Departemen Lain
Berkoordinasi dengan departemen sumber daya manusia, keuangan, dan departemen terkait lainnya untuk memastikan bahwa informasi yang tepat diteruskan dan diproses dengan benar.
8: Menyesuaikan Perubahan Kebijakan yang Berlaku
Mengikuti perubahan-perubahan dalam peraturan perpajakan dan ketenagakerjaan, serta menerapkan perubahan kebijakan gaji yang diberlakukan oleh perusahaan.
9: Menjaga Kerahasiaan Data Karyawan
Menjaga kerahasiaan informasi pribadi dan finansial karyawan yang diakses dalam proses penggajian.
10: Memiliki Kemampuan Teknis
Menggunakan perangkat lunak (software) atau sistem penggajian yang digunakan perusahaan, serta kemungkinan mengelola aspek teknis terkait.
O3: Kesimpulan
Seorang Admin Payroll mempunyai fungsi dan peran penting dalam memastikan bahwa karyawan dibayar dengan benar dan tepat waktu, serta mematuhi semua regulasi dan undang-undang yang berlaku di Indonesia.
Posisi ini membutuhkan kemampuan matematika yang baik, ketelitian, pemahaman tentang peraturan perpajakan dan ketenagakerjaan, serta keterampilan komunikasi yang efektif.
Fungsi dan kontribusi seorang admin payroll cukup vital dalam mendukung aktivitas bisnis sehari-hari, khususnya berkaitan dengan persoalan penggajian yang efisien dan kepatuhan terhadap peraturan pemerintah yang berlaku saat ini.
Selain itu, fungsi dan peran staff admin payroll sangat penting dalam menjaga keadilan dan transparansi dalam pembayaran gaji.
Bagaimana menurut pandangan Anda?
