Key Performance Indicator (KPI) perusahaan adalah sistem penilaian kinerja yang dibuat untuk karyawan sales, marketing, produksi, IT support, purchasing dan operasional. KPI karyawan perusahaan yang baik dan benar bisa dibuat dengan balance score card di Excel
Bagaimana tahap-tahap membuat KPI yang baik dan benar? Tulisan ini akan menjelaskan dan menguraikan secara lengkap bagaimana cara membuat KPI atau key performance indicator beserta contoh KPI marketing, IT dan finance berikut ini.
01: Proses Membuat KPI Karyawan Perusahaan
Bagaimana cara membuat key performance indicator?
Secara garis besar ada 5 (lima) tahapan dalam membuat KPI, yaitu:
- Melakukan review terhadap tugas inti dari setiap karyawan.
- Peninjauan terhadap pekerjaan tambahan pegawai perusahaan.
- Analisis masing-masing pekerjaan karyawan kemudian susun draf rancangan KPI.
- Tentukan penilaian bobot setiap KPI.
- Tentukan target setiap KPI.
Penjelasan terhadap masing-masing tahap diuraikan secara rinci berikut ini…
A: Review Tugas Pokok Karyawan
Apa yang perlu dilakukan ketika melakukan review pekerjaan inti pegawai perusahaan?
- Lakukan review terhadap jenis tugas inti setiap individu karyawan perusahaan.
- Buat daftar pekerjaan inti karyawan dan harapan atau ekspektasi yang diinginkan dari output pekerjaan tersebut.
- Review dan diskusikan dengan manajer divisi, jika ada fungsi karyawan yang telah berubah.
Contoh Review Tugas Manajer HRD dan Personalia
Dan berikut ini disajikan contoh aplikasi dari tahap pertama membuat KPI karyawan perusahaan.
1: Jenis pekerjaan utama
Melaksanakan sistem dan pedoman pelaksanaan (SOP) penerimaan (recruitment) pegawai.
Ekspektasi:
Terpenuhinya kebutuhan pegawai baru secara tepat, baik dari sisi kualitas maupun kuantitas.
2: Jenis pekerjaan
Mengelola pelaksanaan penilaian kinerja dan perencanaan karir karyawan.
Ekspektasi:
Terlaksananya sistem penilaian kinerja dan perencanaan karir yang mampu mendorong pengembangan kapasitas individual sekaligus sinergis dengan peningkatan kinerja organisasi.
3: Jenis tugas pegawai
Melakukan pola pelatihan yang berkelanjutan.
Ekspektasi yang diinginkan:
Terlaksananya pola pelatihan yang disertai dengan monitoring regular untuk memastikan penerapan materi yang telah diajarkan.
4: Pekerjaan pokok karyawan
Mengelola biaya karyawan yang optimal.
Ekspektasi:
Terlaksananya pola pengelolaan biaya karyawan yang efisien dan optimal.
5: Tugas pokok karyawan
Mengelola proyek penerapan manajemen sumber daya manusia (SDM) berbasis kompensi.
Harapan yang diinginkan:
Terwujudnya sistem manajemen sumber daya manusia (SDM) berbasis kompetensi untuk semua fungsi manajemen SDM.
B: Review Pekerjaan Ad Hoc/Proyek
Apa hal-hal yang perlu direview berkaitan dengan tugas di luar pekerjaan utama?
Berikut ini dua point yang perlu direview:
- Tugas khusus karyawan di masa depan, terutama pekerjaan atau proyek khusus yang tidak tercakup dalam daftar pekerjaan yang harus dilaksanakan saat ini.
- Fokuskan pada pekerjaan dan tugas spesial yang sifatnya penting dan strategis.
C: Merancang Sasaran Kinerja
Cara Membuat Sasaran Kinerja Karyawan
Lakukan analisis dan sinergikan hasil review pekerjaan inti dan ad hoc pegawai perusahaan, kemudian membuat draf rancangan sasaran kinerja.
Dari hasil review, peninjauan, pemeriksanaan dan koreksi, selanjutnya kembangkan 4 sampai 10 sasaran kinerja untuk setiap individu.
Contoh Tabel Sasaran Kinerja Karyawan
Perhatikan contoh sasaran kinerja karyawan perusahaan:
- Mengembangkan sistem penilaian kinerja berbasis KPI.
- Menerapkan sistem recruitment yang optimal.
- Mengembangkan manajemen karir yang efektif.
- Mengaplikasikan pola training berkelanjutan.
- Mengelola biaya karyawan secara efektif dan efisien.
Perhatikan format tabel kinerja karyawan – KPI di Excel untuk bagian Manajer HRD dan Personalia berikut ini:
D: Tentukan Key Performance Indicator Setiap Sasaran Kinerja Karyawan
Cara Menentukan KPI untuk setiap Sasaran Kinerja
Ada dua hal yang perlu diperhatikan ketika menentukan KPI untuk setiap sasaran kinerja, yaitu:
- Setiap sasaran kinerja memiliki 1 atau 2 KPI
- Kembangkan 5 – 10 KPI untuk seluruh sasaran kinerja
Bagaimana aplikasinya? Yuk pelajari dalam contoh di bawah ini…
Contoh KPI Tiap Sasaran Kinerja
Dari sasaran kinerja karyawan yang diharapkan di point C, selanjutnya dibuat KPI sebagai berikut:
- Jumlah karyawan yang telah mengisi form kinerja berbasis KPI.
- Skor kinerja karyawan 6 bulan setelah direkrut.
- Persentase karyawan yang direkrut dengan tepat waktu (1 bulan sejak order)
- Jumlah karyawan yang lolos assesment test dan layak dipromosikan.
- Rata-rata jam pelatihan per karyawan per tahun.
- Jumlah program pelatihan yang diikuti dengan aktivitas monitoring secara kontinu.
- Rasio HR Cost terhadap Total Cost.
Tentukan Bobot KPI
Sebelum menentukan bobot KPI ditetapkan dulu kriteria pembototan KPI, yaitu sebagai berikut:
- Prioritas KPI – semakin tinggi prioritasnya, sebaiknya semakin besar bobotnya.
- Tingkat kesulitan untuk mencapai target – semakin sulit pencapaiannya, sebaiknya bobot semakin tinggi.
- Tingkat kredibilitas data pencapaian KPI – semakin kredibel, sebaiknya bobot semakin tinggi (kredibel artinya data pencapaian tidak mudah dimanipulasi)
Contoh pembobotan KPI
Dan berikut ini contoh bobot untuk setiap KPI:
E: Tentukan Target KPI
Dasar penetapan target
- Baseline data (data pencapaian tahun sebelumnya)
- Data benchmark industri sejenis (data kinerja perusahaan lain dalam industri yang sama)
- Target dari stockholders (target dari manajemen puncak)
Kriteria penetapan target
Ada 5 kriteria untuk menentukan target KPI yang disingkat dengan SMART, yaitu:
- Spesifik – sebaiknya penetapan target bersifat spesifik, misal 45 jam per karyawan per tahun.
- Measurable – terukur, misalnya 100%, atau 10 program.
- Achievable – dapat tercapai, challenging tapi masih bisa tercapai.
- Relevan – target harus relevan dengan sasaran kinerja dan KPI yang telah disusun.
- Time – target sebaiknya juga diberikan batasan waktu, misal naik 10% di tahun 2022.
Hasil realisasi target akhir tahun
Adalah pencapaian nyata yang diperoleh pada akhir periode atau akhir tahun. Misalnya bobot KPI adalah 25, dengan target 100%, realisasi 90%. Untuk lebih lengkapnya perhatikan contoh target KPI berikut ini:
Penghitungan skor
Skor bisa dilakukan dengan mendefinisikan kriteria pencapaian target. Berikut ini cara menghitung skor, yaitu:
1: KPI Maximize
Pengertian KPI di mana pencapaian makin tinggi, makin baik, contoh: laba, jumlah pelanggan baru dan omset.
Perhitungan skor:
KPI Maximize = Realisasi/target x 100
2: KPI Minimize
Ukuran pencapaian KPI di mana skor yang semakin rendah, maka makin baik. Contoh:
- Jumlah komplain
- Jumlah temuan audit
- Skor keterlambatan
- Rasio biaya
Untuk menghitung skor KPI Minimize digunakan rumus berikut ini:
KPI Minimize = Target/realisasi x 100
3: Pencapaian target
Skor bisa juga dilakukan dengan mendefinisikan kriteria pencapai target, perhatikan contoh berikut ini:
1: KPI – jumlah kesalahan proses kerja dalam satu tahun
- Jumlah score 100, untuk jumlah kesalahan proses sebanyak 0.
- Score 90, jumlah kesalahan proses 1- 10
- Nilai score 80, jumlah kesalahan proses 11-15,
- 70 untuk 16 – 25 kesalahan.
- 60 dengan jumlah proses kesalahan sebanyak lebih kecil sama atau dengan 25.
2: Key performance indicator berdasarkan pada jumlah downtime mesin
- Score 100, jika tidak ada downtime selama satu tahun.
- 80, bila jumlah downtime sebanyak 1 sampai 2.
- 60, apabila downtime 3 – 4.
- 40, jumlah downtime 5 – 6.
- 20, DT sebanyak 7 – 8.
- Score 0, jika jumlah DT melebihi angka 8.
3: KPI didasarkan pada jumlah pencurian
- Score 100 berarti tanpa ada pencurian alias 0
- 50, jika jumlahnya 1
- 25, bila jumlah 2
- 0, jumlahnya 3
4: Key performance indicator berdasarkan jumlah kecelakaan mobil transportasi
- Score 100, artinya jumlah kecelakan dalam satu tahun adalah 0.
- 75, jumla kecelakaan 1 – 2
- 50, jika jumlahnya adalah 3 – 4
- Score 0, apabila jumlah kecelakaan lebih dari 4.
Contoh hasil perhitungan skor akhir
Skor akhir dihitung dengan rumus sebagai berikut:
= (Score x Bobot Key Performance Indicator) : 100
Perhatikan contoh skor perhitungan skor akhir berikut ini:
Inilah lima tahap proses membuat key performance indicator karyawan perusahaan, di mana pada tiap tahapannya selalu ada point penting yang perlu ditekankan.
Baca artikel tentang Tugas Admin Media Sosial
02: Elemen Kunci Penilaian Kinerja Karyawan Perusahaan
Ada dua elemen kunci penilaian performance karyawan (performance appraisal) yaitu:
- Aspek results (KPI)
- Aspek kompetensi dan perilaku
Aspek KPI sudah dibahas pada pembahasan sebelumnya, dan sekarang mari mengulik aspek kompetensi dan perilaku berikut ini.
A: Jenis Kompetensi
Dua jenis kompetensi penting yang perlu dikuasai oleh setiap karyawan perusahaan, yaitu:
1: Kompetensi Manajerial (Soft Competency)
Jenis kompetensi yang berkaitan dengan kemampuan untuk mengelola pekerjaan dan membangun interaksi dengan orang lain, contohnya problem solving, leadership, dan communication.
2: Kompetensi Teknis/Fungsional (Hard Competency)
Adalah jenis kompetensi yang berkaitan dengan kemampuan fungsional pekerjaan dan tugas serta seluk beluk teknis yang berkaitan dengan pekerjaan yang ditekuni. Contoh electrical engineering, accounting skills, computer skills, marketing management, recruitment skills
B: Contoh Kompetensi
1: Kompetensi Supervisor HRD dan Personalia
- Kompetensi Manajerial: Communication skills, leadership, planning and organizing, problem solving skills.
- Kompetensi Teknis/Fungsional: HR management & strategy, recruitment skills, performance management, career planning, organizational development.
2: Kompetensi Supervisor Marketing
- Kompetensi Manajerial: Communication skills, leadership, planning and organizing, problem solving skills.
- Kompetensi Teknis/Fungsional: Marketing management, sales management, consumer behaviors, marketing research.
3: Contoh Kompetensi Manajerial
(a). Orientasi pada kualitas yang prima (excellence)
Kemampuan untuk secara kontinyu melakukan penyempurnaan metode kerja guna menghasilkan performance dengan cacat kesalahan minimal; secara konsisten memperhatikan kualitas kerja yang tinggi.
(b). Perencanaan dan pengelolaan
Kemampuan untuk melakukan perencanaan kerja dan mengelola sumber daya secara efisien untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan.
(c). Komunikasi
Adalah kemampuan untuk menyampaikan pendapat baik lisan maupun tulisan, jelas dan mudah dipahami.
(d). Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan
Merupakan kemampuan untuk melakukan analisa masalah, mengidentifikasi sumber masalah dan merumuskan solusi serta proses pengambilan keputusan secara sistematis berdasar solusi yang telah disusun.
(e). Kepemimpinan
Adalah skill seseorang untuk menetapkan sasaran kerja bagi bawahan, serta mengelola dan memotivasi bawahan untuk mencapai sasaran dan target yang telah ditentikan.
4: Tugas Pokok Atasan dalam Menilai Perilaku dan Kompetensi Karyawan
Tiga poin penting yang diperlu dilakukan dalam menilai perilaku dan performance staf perusahaan, yaitu:
A: Observasi
- Observasi perilaku anak buah/staf perusahaan
- Fokus pada “key momments” adalah kejadian-kejadian kunci yang menunjukkan perilaku karyawan
B: Record atau Mencatat
- Melakukan recording atau membuat catatan/notes atas perilaku-perilaku yang diamati dari anak buah atau pegawai staf.
- Sebaiknya atasan memiliki “Log Book” atau diary yang berisi catatan perilaku anak buah.
Perhatikan contoh format dan susunan diary berikut ini:
Tanggal: 20 Agustus 2022
Key momments: Agus bisa menyelesaikan tugas pembuatan data customer yang diberikan atasan lebih cepat dari deadline (satu hari lebih cepat).
01 Juli 2022:
Key momments: Hasil laporan yang dibuat Cindy masih ada beberapa kesalahan, yaitu dalam aspek perhitungan jumlah uang lembur. Dia tidak melakukan verifikasi kepada bagian Accounting.
25 Januari 2022:
Peristiwa penting: Andre terlihat hanya membuka media sosial, youtube pada saat jam kerja. Padahal dia diminta oleh atasannya untuk membuat laporan yang harus selesai besok jam 10.
C: Evaluasi
- Melakukan evaluasi perilaku.
- Evaluasi didasarkan pada diary atau log book.
- Evaluasi akan menjadi lebih valid karena berdasarkan pada data recording perilaku yang rapi.
3: Contoh Hasil Penilaian Kinerja Karyawan
Perhitungan score penilaian
Skor total penilaian kinerja karyawan perusahaan (performance appraisal) terdiri dari dua komponen, yaitu (1) aspek result atau KPI, dan (2) aspek kompetensi dan perilaku. Bobot nilai KPI sebesar 60% dan aspek kompetensi dan perilaku sebesar 40%.
Perhatikan contoh berikut ini:
Sebuah perusahaan dagang buah-buahan memiliki score KPI 92, dan score kompetensi sebesar 78. Dari data-data tersebut, maka kita bisa menghitung score total sebagai berikut:
= (60% x 92) + (40% x 78)
= 55,2 + 31,2 = 86,4
Ketentuan bonus dan kenaikkan gaji
Dari hasil perhitungan tersebut, selanjutnya bisa dicocokkan dengan ketentuan dan peraturan yang ada dan sudah memiliki kekuatan yang mengikat seluruh karyawan, contoh ketentuannya sebagai berikut:
- Skor lebih dari 100, bonus 5x dan kenaikan gaji 12%.
- Score 95 – 100, bonus 4x dan kenaikan gaji 10%.
- Skor total kinerja 90 – 94, bonus 3x dan kenaikan gaji 8%.
- Jumlah nilai 85 – 89, bonus 2x dan kenaikan gaji 6%.
- 80 – 84, bonus 1x dan kenaikan gaji 4%.
- Score < 80, bonus 0x dan kenaikan gaji4%.
Pengelolaa, perhitungan, dan pelaporan penggajian karyawan merupakan job desk dan tugas admin payroll.
03: Faktor Kunci Kesuksesan Penerapan KPI
Tiga kunci kesuksesan untuk menilai karyawan perusahaan,yaitu:
1: Menentukan KPI dan Target secara Tepat Akurat
Menentukan Key Performance Indicators dan target secara tepat (dengan prinsip SMART)
2: Memantau realisasi KPI berdasar data
Pemantauan realisasi Key Performance Indicators – data realisasi KPI harus diisi dengan tekun, konsisten dan berdasar data yang valid.
3: Memberikan masukan untuk pengembang
Memberikan umpan balik dan membahas pencapaian KPI secara reguler setiap bulan atau triwulan.
04: Contoh KPI (Key Performance Indicators)
Berikut ini disajikan contoh KPI Marketing, HRD dan Personalia, Finance, Produksi, dan Information Technology.
A: Contoh KPI Marketing
Bagaimana cara membuat KPI marketing yang benar? Berikut ini saya sajikan contoh KPI Marketing beserta elemen dan komponen-komponennya:
1: Persentasi pertumbuhan penjualan dibanding periode tahun sebelumnya
Unit pengukuran = %
Target = 15%
2: Market share, unit pengukuran %, target 27%.
3: Skor kepuasan pelanggan (dalam skala 1 – 5 di mana 5 adalah sangat puas) unit pengukuran dalam angka, target 4,25%.
4: ROI of marketing programs, unit pengukuran dalam %, dengan target 200%.
5: Jumlah pengembangan produk baru, unit pengukuran dalam angka, target yang diharapkan adalah 5 produk utama.
6: Persentase product availiability in market, dalam %, dan target pencapaian 95%.
7: Rata-rata jumlah penjualan per distribution center/key outlet, ukuran dalam rupiah, target Rp 500.000.
8: Rata-rata jam untuk menyelesaikan komplain pelanggan secara tuntas, unit pengukuran dalam jam, dengan target pencapaian maksimal 24 jam.
B: Contoh KPI HRD
Bagaimana cara bikin KPI HRD dan Personalia di perusahaan?
Agar tidak berlarut-larut penjelasannya, perhatikan contoh KPR HRD berikut ini:
Key performance indicator: 1- 10
1: Persentasi jumlah rekrutmen pegawai baru yang dilakukan dengan tepat waktu (<45 hari); %; 100%.
2: Rata-rata score evaluasi karyawan baru setelah tiga bulan masa percobaan; Angka; 80.
3: Rata-rata jumlah pelamar untuk setiap job vacancy ; Angka ; 100 pelamar per posisi.
4: Rata-rata jam pelatihan per karyawan per kapita; Angka; 30 jam.
5: Persentase perubahan produktivitas kerja sebelum dan sesudah pelatihan; %; 30%.
6: ROI of training for selected training programs; %; 200%.
7: Rata-rata score kepuasan peserta pelatihan (dalam skala 1 – 5); Angka; 4.
8: Persentase jumlah karyawan yang telah menyusun Individual Development Plan; %; 90%.
9: Persentase pelaksanaan Individual Development Plan dibandingkan rencana; %; 80%.
10: % jumlah karyawan yang telah menyusun tabel KPI (Key Performance Indicator); %; 100%.
KPI HRD dan SDM: 11 – 17:
11: % jumlah manajer yang melakukan performance coaching dengan stafnya secara reguler (satu bulan sekali); %; 90%.
12: Great employee turn over; %; maksimal 1%
13: Skor kepuasan karyawan (employee satisfaction and engagement) dalam skala 1-5, di mana 5 = sangat puas; Angka; 4.
14: Rata-rata score kompetensi karyawan; Angka; 80.
15: Rata-rata biaya kesehatan per karyawan per tahun; Rupiah; Rp 1,5 juta.
16: Persentase biaya pegawai dibanding total cost; %; maksimal 7,5%.
17: Profit per employee; Rupiah; Rp 75 juta.
C: Contoh KPI Finance
Apa tahap-tahap dan cara membuat KPI karyawan finance yang baik dan benar? Yuk diulik contoh key performance indicators keuangan berikut ini:
1: Operating cost ratio; %; 40%.
2: Rata-rata cost of fund; %; 15%.
3: Rata-rata ketersediaan cash (cash flow) setiap periode; Rupiah; Rp 200 juta.
4: % piutang yang diproses dengan tepat waktu (sesuai agreement); %; 100%.
5: Jumlah temuan audit internal dalam bidang keuangan; Angka; 0.
6: % laporan keuangan yang disajikan dengan akurat; %; 100%.
7: % laporan keuangan yang disajikan dengan tepat waktu; %; 100%.
8: Return on asset; %; 100%.
D: Contoh KPI Produksi
Bagaimana cara membuat KPI produksi yang baik? Untuk membantuh memudahkan dalam memahami key performance indicators produksi, perhatikan contoh KPI produksi berikut ini:
1: Durasi machine downtime; jam; maksimal 60% menit per tahun.
2: Frekuensi machine downtime; Angka; maksimal 2 kali dalam satu tahun.
3: Defect rate; %; maksimal 0,002%.
4: Persentase jumlah order produksi yang dapat dipenuhi sesuai skedul; %; 100%.
5: % pemenuhan terhadap standar good manufacturing practices; %; 100%.
6: Persentase waste (scrap); %; maksimal 0,5%.
7: Kapasitas produksi perjam; Ton/jam; 50 ton/jam.
8: Biaya lembur karyawan produksi per shift; Rupiah; Rp 10 juta per shift.
E: Contoh KPI Information Technology (IT)
Bagaimana cara membuat KPI perusahaan untuk karyawan bagian information technology (IT support)? Perhatikan delapan point penting dalam contoh KPI bidang IT perusahaan berikut ini:
1: Persentase uptime sistem jaringan komputer; %; 99%.
2: % perbaikan komputer/jaringan user yang dapat diselesaikan sesuai waktu yang telah disepakati (SLA = service level agreement); %; 95%.
3: Persentase penyelesaian implementasi aplikasi yang dilakukan dengan tepat waktu sesuai rencana; %; 90%.
4: Jumlah pengembangan aplikasi baru yang akan diimplementasikan periode ini; Angka ; 2 Aplikasi.
5: Score kepuasan user atas layanan bidang IT dalam skala 1-5, di mana angka lima menunjukkan sangat puas; Angka; 4.
6: ROI (return on investment) dari program aplikasi yang diimplementasikan; %; 150%.
7: Jumlah rata-rata visitor yang melakukan kunjungan ke web perusahaan; Angka ; 1000/hari.
8: Jumlah cabang yang telah terkoneksi secara online; Angka; 20 cabang.
***
Demikianlah 5 contoh KPI marketing, IT support, keuangan, produksi dan KPI HRD.
Kesimpulan
Key performance indicator atau KPI adalah ukuran penilaian yang dibuat untuk me-review, menganalisa dan memperbaiki kinerja karyawan perusahaan dari waktu ke waktu secara berkesinmbungan. Pada akhirnya, tujuan membuat KPI karyawan perusahaan adalah untuk meraih ekspektasi perusahaan sesuai yang diinginkan.
Oleh karena itu, proses penyusunan KPI harus dilakukan dengan sungguh-sungguh, baik dan benar, sehingga dokumen yang dihasilkan benar-benar bisa dijadikan pedoman dan acuan serta ukuran penilaian kinerja karyawan perusahaan.
Demikian sedikit yang bisa kami share, semoga ada manfaat dan terima kasih.
Note:
Boleh mengutip artikel ini, namun mohon disertakan sumbernya. Jangan copy paste tak bertanggungjawab. Thanks.
