Tugas admin kantor dari mengatur jadwal sampai mengelola arsip. Secara umum job desk staff admin kantor mengacu pada serangkaian tugas serta tanggung jawab yang terkait dengan mengelola dan menjalankan kegiatan administratif di lingkungan kantor atau organisasi. Bagaimana lowongan kerja admin kantor?
Perlu dipahami bahwa job desk admin kantor di setiap perusahaan berbeda-beda tergantung pada kebutuhan dan tuntutan pekerjaan spesifik dari tempat tersebut. Peran admin kantor sangat penting dalam menjaga kelancaran operasional kantor dan membantu memastikan bahwa proses administratif berjalan dengan baik, misalnya dengan Excel. Selengkapnya ayo baca artikel berikut ini…
Tanggung Jawab dan Tugas Admin Kantor
Sebagaimana telah disebutkan dalam paragraf pembukaan, bahwa job desk atau tugas admin kantor tidak sama atau bervariasi. Hal itu tergantung pada ukuran dan jenis organisasi, perusahaan, atau instansi tempat mereka bekerja.
Dan berikut ini disajikan 12 contoh jobdesk dan tugas admin kantor:
1: Mengelola korespondensi dan surat-menyurat
Tugas ini dilakukan dengan pihak internal maupun eksternal, antara lain: mengirim email, surat, dan dokumen lainnya yang masuk dan keluar dari kantor.
2: Mengelola jadwal dan janji temu
Apa saja yang dilakukan terkait tugas ini? Berikut ini beberapa tugas admin kantor:
- Mengatur jadwal pertemuan,
- Mengelola kalender.
- Memastikan agar janji pertemuan yang telah disepakati berjalan lancar.
3: Men-support administrasi kepegawaian
Pekerjaan yang dilakukan antara lain:
- mengelola data karyawan,
- mengurus absensi,
- mengatur dokumen dan berkas terkait kepegawaian.
4: Mengelola arsip dan dokumentasi
Pengelolaan dokumen yang rapi sangat membantu aktivitas bisnis perusahaan. Inilah salah satu tugas staff admin kantor, antara lain menyimpan dan mengorganisasi dokumen-dokumen penting, baik secara fisik maupun digital.
5: Mengkoordinasikan aktivitas kantor
Menjaga hubungan baik dengan semua karyawan perusahaan untuk mendukung koordinasi antara berbagai departemen atau bagian dalam kantor. Tim yang solid dan saling percaya merupakan faktor pendorong yang cukup efektif untuk pertumbuhan dan perkembangan perusahaan.
6: Menangani panggilan telepon dan melayani tamu
Tugas admin kantor selanjutnya adalah mengelola panggilan masuk, menyambut tamu, dan memberikan informasi yang diperlukan.
7: Menyusun laporan dan presentasi
Membantu menyusun laporan administratif dan presentasi sesuai kebutuhan. Tugas admin kantor ini cukup penting untuk membantu penyajian data-data perusahaan sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan strategis.
8: Mengelola inventaris dan persediaan kantor
Memantau dan mengatur persediaan kantor, seperti alat tulis, peralatan, atau barang lainnya. Jika bahan habis pakai ini habis, segera ajukan permintaan ke bagian purchasing. Bila penyimpanannya kurang rapi, segera rapikan sesuai dengan jenis dan klasifikasinya.
9: Mengatur perjalanan dinas dan akomodasi
Merencanakan dan mengurus perjalanan dinas serta akomodasi bagi karyawan atau manajemen, antara lain menyediakan tiket perjalanan.
10: Menangani administrasi keuangan
Membantu dalam mengelola pembayaran tagihan, mengurus klaim biaya, dan tugas-tugas administrasi keuangan lainnya. Inilah salah satu tugas admin kantor untuk selalu menjaga hubungan baik dan saling menghargai dengan semua karyawan.
11: Mendukung tugas-tugas manajemen
Memberikan dukungan administratif kepada manajemen dalam berbagai kegiatan dan tugasnya. Kelancaran pelaksanaan tugas ini akan terwujud dengan baik dengan bantuan serta dukung staff admin kantor.
12: Mengelola komunikasi dengan pihak internal dan eksternal
Tugas ini dijalankan untuk memastikan aliran komunikasi yang efisien di antara staf dan pihak eksternal, sehingga proses kerjasama yang saling menguntungkan berjalan dengan baik.
Di halaman 2 dibahas rumus Excel yang sehari-hari digunakan admin kantor dalam menyelesaikan pekerjaannya, yuk baca terus jangan sampai kendor….
