Tugas admin kantor dari mengatur jadwal sampai mengelola arsip. Secara umum job desk staff admin kantor mengacu pada serangkaian tugas serta tanggung jawab yang terkait dengan mengelola dan menjalankan kegiatan administratif di lingkungan kantor atau organisasi. Bagaimana lowongan kerja admin kantor?
Perlu dipahami bahwa job desk admin kantor di setiap perusahaan berbeda-beda tergantung pada kebutuhan dan tuntutan pekerjaan spesifik dari tempat tersebut. Peran admin kantor sangat penting dalam menjaga kelancaran operasional kantor dan membantu memastikan bahwa proses administratif berjalan dengan baik, misalnya dengan Excel. Selengkapnya ayo baca artikel berikut ini…
01: Tanggung Jawab dan Tugas Admin Kantor
Sebagaimana telah disebutkan dalam paragraf pembukaan, bahwa job desk atau tugas admin kantor tidak sama atau bervariasi. Hal itu tergantung pada ukuran dan jenis organisasi, perusahaan, atau instansi tempat mereka bekerja.
Dan berikut ini disajikan 12 contoh jobdesk dan tugas admin kantor:
1: Mengelola korespondensi dan surat-menyurat
Tugas ini dilakukan dengan pihak internal maupun eksternal, antara lain: mengirim email, surat, dan dokumen lainnya yang masuk dan keluar dari kantor.
2: Mengelola jadwal dan janji temu
Apa saja yang dilakukan terkait tugas ini? Berikut ini beberapa tugas admin kantor:
- Mengatur jadwal pertemuan,
- Mengelola kalender.
- Memastikan agar janji pertemuan yang telah disepakati berjalan lancar.
3: Men-support administrasi kepegawaian
Pekerjaan yang dilakukan antara lain:
- mengelola data karyawan,
- mengurus absensi,
- mengatur dokumen dan berkas terkait kepegawaian.
4: Mengelola arsip dan dokumentasi
Pengelolaan dokumen yang rapi sangat membantu aktivitas bisnis perusahaan. Inilah salah satu tugas staff admin kantor, antara lain menyimpan dan mengorganisasi dokumen-dokumen penting, baik secara fisik maupun digital.
5: Mengkoordinasikan aktivitas kantor
Menjaga hubungan baik dengan semua karyawan perusahaan untuk mendukung koordinasi antara berbagai departemen atau bagian dalam kantor. Tim yang solid dan saling percaya merupakan faktor pendorong yang cukup efektif untuk pertumbuhan dan perkembangan perusahaan.
6: Menangani panggilan telepon dan melayani tamu
Tugas admin kantor selanjutnya adalah mengelola panggilan masuk, menyambut tamu, dan memberikan informasi yang diperlukan.
7: Menyusun laporan dan presentasi
Membantu menyusun laporan administratif dan presentasi sesuai kebutuhan. Tugas admin kantor ini cukup penting untuk membantu penyajian data-data perusahaan sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan strategis.
8: Mengelola inventaris dan persediaan kantor
Memantau dan mengatur persediaan kantor, seperti alat tulis, peralatan, atau barang lainnya. Jika bahan habis pakai ini habis, segera ajukan permintaan ke bagian purchasing. Bila penyimpanannya kurang rapi, segera rapikan sesuai dengan jenis dan klasifikasinya.
9: Mengatur perjalanan dinas dan akomodasi
Merencanakan dan mengurus perjalanan dinas serta akomodasi bagi karyawan atau manajemen, antara lain menyediakan tiket perjalanan.
10: Menangani administrasi keuangan
Membantu dalam mengelola pembayaran tagihan, mengurus klaim biaya, dan tugas-tugas administrasi keuangan lainnya. Inilah salah satu tugas admin kantor untuk selalu menjaga hubungan baik dan saling menghargai dengan semua karyawan.
11: Mendukung tugas-tugas manajemen
Memberikan dukungan administratif kepada manajemen dalam berbagai kegiatan dan tugasnya. Kelancaran pelaksanaan tugas ini akan terwujud dengan baik dengan bantuan serta dukung staff admin kantor.
12: Mengelola komunikasi dengan pihak internal dan eksternal
Tugas ini dijalankan untuk memastikan aliran komunikasi yang efisien di antara staf dan pihak eksternal, sehingga proses kerjasama yang saling menguntungkan berjalan dengan baik.
02: Rumus Excel untuk Admin Kantor
Seorang karyawan staff admin kantor ketika mengerjakan tugas-tugasnya seringkali membutuhkan tools atau perangkat kerja untuk menyelesaikan pekerjaannya, contohnya Microsoft Excel. Software ini adalah salah satu perangkat lunak yang sangat populer dan menemani aktivitas sehari-hari seorang admin kantor.
Dan berikut ini disajikan 12 dasar rumus excel untuk admin kantor yang sering digunakan dalam membantu tugas administratif atau manajemen di kantor.
Excel memiliki banyak fungsi matematika dan logika lainnya yang membantu memudahkan pekerjaan administratif dan pengolahan analisis data sederhana di kantor.
1: Menghitung Jumlah Data
Fungsi Excel yang digunakan untuk menghitung jumlah data di kolom tertentu adalah rumus SUM. Contoh penulisan rumus ini adalah:
=SUM(A1:A10)
Rumus di atas akan menjumlahkan nilai dari sel A1 hingga A10.
2: Menghitung Rata-rata Data
Untuk menghitung rata-rata data di kolom tertentu, kita bisa memanfaatkan rumus AVERAGE. Perhatikan contoh aplikasinya berikut ini:
=AVERAGE(B1:B10)
Artinya, rumus tersebut akan menghitung rata-rata dari nilai yang ada di sel B1 sampai B10.
3: Mencari Nilai Maksimum dan Minimum
Rumus Excel yang dipakai untuk mencari nilai tertinggi (maksimum) dan terendah (minimum) di kolom tertentu adalah MAX dan MIN, dengan format penulisannya sbb:
=MAX(C1:C10) =MIN(C1:C10)
Rumus di atas akan mencari nilai maksimum dan minimum dari sel C1 – C10.
4: Menghitung Persentase
Bila kita ingin menghitung persentase suatu nilai terhadap total, maka rumus yang dipakai adalah sebagai berikut:
=(Nilai_Anda / Total) * 100
Misalnya, apabila kita ingin menghitung persentase nilai di sel D1 terhadap total dari sel E1 dan F1, maka sbb:
=(D1 / (E1 + F1)) * 100
5: Membuat Fungsi IF
Fungsi IF digunakan untuk mengevaluasi suatu kondisi dan memberikan hasil berbeda berdasarkan hasil evaluasi tersebut. Misalnya:
=IF(G1 > 50, “Lulus”, “Tidak Lulus”)
Rumus di atas akan mengevaluasi apakah nilai di sel G1 lebih besar dari 50. Jika iya, maka akan menampilkan “Lulus”, jika tidak, maka akan menampilkan “Tidak Lulus”.
6: VLOOKUP (Vertical Lookup)
Apabila kita ingin mencari nilai dalam kolom tertentu pada rentang data dan mengembalikan nilai yang sesuai dari kolom lain, maka gunakan fungsi VLOOKUP. Perhatikan contoh berikut ini:
=VLOOKUP(D1, A1:B10, 2, FALSE)
Rumus di atas akan mencari nilai D1 dalam kolom A1 sampai B10, dan selanjutnya mengembalikan nilai dari kolom B yang sesuai.
7: CONCATENATE (Menggabungkan Teks)
Untuk menggabungkan beberapa teks atau nilai sel menjadi satu nilai teks, kita memanfaatkan fungsi CONCATENATE. Perhatikan contoh berikut:
=CONCATENATE(“Xidev “, A1, “!”, ” Bening Fahima”)
Rumus di atas akan menggabungkan teks “Xidev ” dengan nilai yang ada di sel A1, diikuti oleh tanda seru dan teks ” Bening Fahima”
8: COUNTIF (Menghitung Jumlah Sel dengan Kriteria)
Fungsi COUNTIF digunakan untuk menghitung berapa kali suatu kriteria muncul dalam rentang data. Contoh:
=COUNTIF(C1:C10, “Finish”)
Rumus di atas akan menghitung berapa kali nilai “Finish” muncul di sel C1 hingga C10.
9: SUMIF (Menghitung Jumlah Sel dengan Kriteria)
Rumus SUMIF digunakan untuk menjumlahkan nilai dari rentang data berdasarkan kriteria tertentu. Contoh:
=SUMIF(B1:B10, “Biaya Tenaga Kerja”, C1:C10)
Rumus di atas akan menjumlahkan nilai di sel C1 hingga C10 yang sesuai dengan kriteria ” Biaya Tenaga Kerja ” di sel B1 hingga B10.
10: TODAY (Tanggal Hari Ini)
Fungsi TODAY digunakan untuk menghasilkan tanggal hari ini secara otomatis. Perhatikan contoh sederhana berikut ini:
=TODAY()
Rumus di atas akan menghasilkan tanggal hari ini.
11: IFERROR (Menampilkan Nilai Alternatif Jika Terjadi Kesalahan)
IFERROR digunakan untuk menampilkan nilai alternatif jika terjadi kesalahan dalam rumus. Contoh:
=IFERROR(D1 / E1, “Cek lagi ya bosss”)
Rumus Excel ini akan membagi nilai di sel D1 dengan nilai di sel E1, dan jika terjadi kesalahan (misalnya E1 adalah 0), maka akan menampilkan teks ” Cek lagi ya bosss” sebagai gantinya.
12: Fungsi Text
Ada 3 jenis fungsi teks, yaitu Left, Mid, dan Right
Fungsi Left, digunakan untuk mengambil bagian kiri dari teks. Mid digunakan untuk mengambil bagian tengah dari suatu teks, sedangkan Right berfungsi untuk mengambil bagian kanan dari suatu teks.
Perhatikan contoh berikut ini:
Misalnya teks yang tersedia adalah “MANAJEMEN”, apabila kita ingin mengambil/memilih hanya satu huruf paling kiri yaitu M, maka rumus Excel yang digunakan adalah sebagai berikut:
=LEFT(Sel yang berisi kata MANAJEMEN,1)
03: Lowongan Admin Kantor
A: Peluang Kerja Admin Kantor
Ada yang bertanya, belajar administrasi perkantoran kerja apa?
Administrasi perkantoran melibatkan berbagai jenis kegiatan atau pekerjaan yang mendukung operasional dan manajemen perusahaan suatu organisasi bisnis. Inilah 12 (dua belas) loker admin kantor:
1: Asisten Administrasi
Posisi ini memiliki tanggung jawab untuk membantu manajer atau staf kantor dengan tugas-tugas administratif sehari-hari, seperti mengatur janji, menyusun laporan, menangani panggilan telepon, dan mengelola data.
2: Sekretaris
Tugas sekretaris adalah menyediakan dukungan administratif yang diperlukan untuk mengelola jadwal, menyusun surat, mengoordinasikan pertemuan, dan menangani korespondensi.
3: Petugas Administrasi
Apa yang dilakukan petugas administrasi? Melakukan berbagai tugas administratif, seperti pengelolaan data, pengarsipan, dan penyediaan dukungan administratif bagi departemen atau tim.
4: Receptionist
Bertugas menyambut dan mengarahkan tamu, menangani panggilan telepon masuk, dan memberikan informasi dasar tentang perusahaan.
5: Koordinator Keuangan
Job desk seorang koordinator keuangan adalah melaksanakan tugas-tugas keuangan sederhana, seperti pencatatan transaksi kecil, pembayaran tagihan, dan pengelolaan persediaan.
6: Koordinator Proyek Administratif
Mengelola proyek-proyek administratif atau kegiatan kantor tertentu dengan mengatur jadwal, mengoordinasikan tim, dan mengawasi pelaksanaannya.
7: Staf Pengarsipan
Bertugas mengelola dan mengarsipkan dokumen dan data kantor untuk memastikan kelancaran penyimpanan dan pengambilan informasi.
8: Staf Pengolahan Data
Melakukan pemrosesan data, entri data, dan analisis data guna menghasilkan laporan atau informasi yang diperlukan.
9: Koordinator Sumber Daya Manusia (SDM)
Membantu dalam administrasi data karyawan, mengoordinasikan kegiatan SDM seperti pelatihan, dan membantu dalam proses rekrutmen.
10: Staf Layanan Pelanggan
Memberi pelayanan terbaik untuk customer dengan menjawab pertanyaan atau keluhan pelanggan, memberikan dukungan pelanggan, dan mencari solusi atas masalah pelanggan.
11: Staf Kepegawaian
Pekerjaan yang dilaksanakan terkait kepegawaian, seperti administrasi cuti, penggajian, dan manajemen absensi.
12: Staf Administrasi Perbankan
Bertugas mengelola dan memproses transaksi perbankan, seperti pembukaan rekening, transfer dana, penyusunan laporan keuangan, dan analisis keuangan dengan rasio keuangan.
—
Jadi, kita tidak usah khawatir atau loyo belajar administrasi perkantoran, yakinlah selalu ada jalan apabila kita mau berupaya terus menerus tanpa henti. Tuhan tidak tega melihat kesungguhan dan upaya kita, sampai akhirnya mengulurkan pertolongan-Nya.
B: Lowongan Admin Kantor
Cara Mencari Lowongan Admin Kantor
Bagaimana mencari peluang dan lowongan admin kantor?
Lowongan pekerjaan untuk posisi administrasi kantor biasanya diiklankan oleh perusahaan atau organisasi yang membutuhkan tenaga administratif untuk membantu menjalankan berbagai tugas dan fungsi kantor. Untuk menemukan lowongan admin kantor, Anda bisa mengikuti langkah-langkah berikut:
1: Cari di Situs Lowongan Kerja Online
Berselancar ke portal yang menyediakan informasi tentang lowongan kerja, antara lain Indeed, LinkedIn, Glassdoor, atau situs lokal yang menyediakan informasi mengenai lowongan kerja admin kantor di lingkungan terdekat.
Coba lakukan pencarian di mesin telusur menggunakan keyword “loker admin kantor,” atau istilah terkait lainnya, sehingga akan diperoleh hasil yang paling sesuai.
2: Periksa Situs Resmi Perusahaan
Buka situs web resmi perusahaan atau organisasi yang ingin Anda lamar. Biasanya, mereka akan mempublikasikan lowongan pekerjaan terkini di bagian “Karir” atau “Lowongan Kerja.”
3: Bergabung dengan Grup Profesional di Media Sosial
Gabunglah dengan grup atau komunitas profesional di media sosial, seperti Facebook atau LinkedIn, yang berfokus pada bidang administrasi atau karir kantor. Di sana, Anda bisa mendapatkan informasi tentang lowongan pekerjaan dari anggota lain atau pemberitahuan dari administrator grup.
4: Kirimkan Lamaran Spontan
Jika Anda tertarik bekerja di perusahaan tertentu, Anda dapat mengirimkan lamaran spontan atau surat permohonan ke bagian SDM mereka. Seringkali informasi mengenai kebutuhan karyawan tidak publikasikan ke media, tapi hanya beredar di internal perusahaan.
5: Kerja sama dengan Pusat Karir atau Bursa Kerja
Banyak perguruan tinggi atau lembaga penyedia pelatihan memiliki pusat karir atau bursa kerja yang menyediakan informasi mengenai lowongan pekerjaan ter-update. Manfaatkan sumber daya ini untuk mencari lowongan admin kantor.
6: Networking
Menjalin koneksi dengan rekan kerja, teman, atau kenalan di industri atau perusahaan yang Anda minati. “Banyak jalan menuju Roma” kata sebuah pepatah yang berlaku juga untuk mendapatkan lowongan admin perkantoran melalui networking.
7: Pantau Pengumuman di Koran atau Media Lokal
Ada perusahaan yang masih menggunakan koran atau media lokal untuk mengiklankan lowongan pekerjaan. Pantau pengumuman di media cetak untuk mengetahui adanya lowongan admin kantor.
Persiapan Melamar Pekerjaan
Sebelum melamar, pastikan Anda telah menyiapkan CV atau curriculum viate dan surat lamaran yang baik, serta sesuaikan kualifikasi dan pengalaman Anda dengan persyaratan pekerjaan yang tertera.
Selalu periksa tanggal tutup lamaran dan kirimkan dokumen Anda sesuai dengan instruksi yang tertera di iklan.
Jika Anda melamar secara online, pastikan data kontak Anda yang tercantum benar agar perusahaan dapat menghubungi Anda dengan mudah jika ada pertanyaan lebih lanjut.
C: Gaji Admin Kantor
Perkiraan Jumlah Gaji Admin Kantor
Berapa gaji admin kantor di Indonesia? Jawaban singkatnya adalah “relatif’. Relatif atau tergantung di mana kita bekerja, seperti apa perusahaannya dan apa saja job desk, tugas, dan tanggung jawab yang diamanahkan.
Oleh karena itu besaran gaji seorang pekerja admin kantor berbeda-beda antara satu perusahaan dengan perusahaan lain.
Kondisi seperti itu bukan berarti tidak ada kelaziman tentang besaran gaji karyawan bagian admin kantor.
Secara umum, gaji staf administrasi kantor di Indonesia berada dalam kisaran yang dapat diterima, terutama untuk tingkat pendidikan menengah seperti lulusan SMK (Sekolah Menengah Kejuruan) dan diploma.
Untuk memberikan gambaran kasar, berikut diberikan perkiraan gaji bulanan rata-rata untuk staf admin kantor di Indonesia berdasarkan tingkatan karir:
1: Asisten Administrasi (Entry-Level)
Bagi para fresh graduate atau mereka yang belum memiliki pengalaman kerja di bidang administrasi perkantoran, maka estimasi gaji awal yang akan diterima adalah sekitar Rp 2.000.000 sampai Rp 4.000.000 per bulan.
2: Staf Administrasi dengan Pengalaman Sedang
Bagi para pencari kerja ini dengan pengalaman antara 2 – 5 tahun, maka perkiraan jumlah giaji berkisar antara Rp 4.000.000 – Rp 6.000.000 setiap bulan.
3: Koordinator Administrasi
Estimasi besaran gaji yang akan diterima oleh seorang karyawan dengan posisi kerja sebagai koordinator adalah berkisar antara Rp 6.000.000 – Rp 8.000.000 per bulan.
Kompensasi dan Tunjangan
Angka-angka yang disajikan di atas adalah perkiraan rata-rata, dan bisa berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Perusahaan besar atau industri tertentu mungkin menawarkan gaji yang lebih tinggi, terutama bagi mereka yang memiliki pengalaman dan keterampilan khusus yang diinginkan.
Selain gaji pokok, beberapa perusahaan juga menyediakan tunjangan atau insentif tambahan, seperti tunjangan transportasi, tunjangan makan, tunjangan kesehatan, atau bonus tahunan, yang menambah keseluruhan jumlah gaji karyawan.
Perlu dipahami bahwa gaji adalah satu aspek dari keseluruhan paket kompensasi dan manfaat kerja.
Selain gaji, ada juga aspek lain contohnya kesempatan pengembangan karir, lingkungan kerja, tunjangan, dan manfaat lain yang ditawarkan oleh perusahaan ketika kita mencari pekerjaan atau mengevaluasi keseluruhan kompensasi yang diterima.
Ingat, gunakan SOP Keuangan untuk hasil yang baik pengelolaan keuangan bisnis.
04: Kesimpulan
Admin kantor adalah karyawan perusahaan yang melakukan tugas-tugas keadministrasian untuk mendukung aktivitas sehari-hari.
Job desk dan tugas admin kantor antara lain mengelola surat menyurat, data-data kepegawaian, arsip, dan membantu bagian finance dan accounting dalam menyusun Laporan Keuangan akhir periode.
Untuk melaksanakan tugas-tugas sehari-hari, seorang karyawan admin kantor menggunakan alat bantu atau software tertentu, misalnya Excel. Ada beberapa rumus Excel yang sering digunakan oleh mereka, misalnya fungsi SUMIF.
Peluang kerja dan lowongan kerja admin kantor masih terbuka lebar, so tinggal kita tekun dan cerdik mencarinya.
Demikian yang bisa kami share, apabila Anda merasa memperoleh manfaat dari artikel ini mohon untuk disebarluaskan ke orang lain, sehingga semakin banyak yang mendapatkan kebaikan. Terima kasih
