Secara umum, Admin Proyek adalah seorang karyawan perusahaan yang mempunyai tanggung jawab untuk menjalankan pekerjaan dan tugas administratif yang mendukung pengelolaan suatu proyek.
Mereka berkewajiban untuk memastikan kelancaran operasional proyek dan membantu dalam pengorganisasian, pemantauan dan pemeliharaan dokumentasi proyek serta membantu menjaga komunikasi yang efektif antar anggota tim proyek. Untuk lebih jelasnya mari baca artikel tentang pengertian, tugas, job desk, gaji dan lowongan admin proyek berikut ini…
01: Pengertian Admin Proyek Menurut Para Ahli
Perlu dipahami bahwa untuk mendefinisikan apa itu admin proyek, kita perlu melihat konteks dan perspektifnya. Namun demikian, secara umum pengertian admin proyek menurut para ahli adalah sebagai berikut:
1: Menurut Project Management Institute (PMI)
Menurut PMI, arti admin proyek adalah individu yang bertanggung jawab untuk mendukung manajemen proyek dalam melaksanakan tugas administratif, pemantauan, dan koordinasi kegiatan proyek.
Mereka membantu dalam mengelola dokumentasi, menjadwalkan pertemuan, memfasilitasi komunikasi antara tim proyek, dan menjaga catatan proyek.
2: Menurut David Cleland dan Roland Gareis
Pengertian admin proyek adalah individu yang memberikan dukungan administratif kepada manajer proyek dalam hal perencanaan, pelaporan, pemantauan, dan pengendalian proyek.
Tugas-tugas mereka meliputi pengaturan pertemuan, koordinasi komunikasi, pengelolaan dokumentasi, dan pemantauan jadwal proyek.
3: Menurut Harold Kerzner
Definisi dari admin proyek adalah individu yang membantu manajer proyek dalam melaksanakan tugas-tugas administratif seperti perencanaan pertemuan, pengaturan perjalanan, pemantauan anggaran, pengelolaan dokumen, dan koordinasi komunikasi antara anggota tim proyek.
Baca pembahasan menarik lainnya tentang Tugas Admin Kantor.
02: Job Desk dan Tugas Admin Proyek
Apa saja tugas seorang administrasi proyek?
Tugas seorang admin proyek tergantung pada skala dan kompleksitas proyek, serta peran yang didefinisikan dalam organisasi. Perhatikan 7 (tujuh) contoh tugas umum yang sering diemban oleh staf administrasi proyek:
1: Membantu Proses Perencanaan Proyek
Tugas ini dilaksanakan ketika merencanakan proyek dengan mengumpulkan informasi, mempersiapkan dokumen, dan membantu penyusunan jadwal proyek.
2: Melakukan Koordinasi dan Komunikasi dengan Tim
Seorang staf administrasi proyek bertanggung jawab untuk memfasilitasi komunikasi antara anggota tim proyek, dengan mengatur pertemuan, mengirim undangan, dan memastikan informasi dan pembaruan proyek disampaikan kepada semua pihak terkait.
3: Menjaga dan Mengelola Administrasi Dokumen
Menyiapkan dokumen proyek, termasuk kontrak, laporan progres, perubahan scope, dokumen-dokumen penting lainnya dan membantu penyiapan serta distribusi dokumen. Menyiapkan dokumen tersebut tersimpan dengan rapi dan mudah diakses.
4: Melakukan Pemantauan Progres Proyek
Aplikasi di lapangan dalam bentuk membantu dalam proses pemantauan progres proyek dengan memeriksa dan menyajikan laporan kemajuan terhadap jadwal, anggaran, dan tujuan proyek serta menyampaikan informasi yang akurat.
5: Pengelolaan Budget Proyek
Aktivitas yang dilakukan untuk melaksanakan tugas ini adalah mengontrol pengeluaran kas, mengelola pembayaran vendor, melaporkan penggunaan dana proyek dan menyusun perkiraan anggaran dan melakukan kontrol pengeluaran biaya.
6: Maintenance Data dan Informasi Terkait Pelaksanaan Proyek
Untuk menjaga dan memelihara data dan informasi yang berhubungan dengan pelaksanaan proyek melalui penggunaan sistem manajemen proyek atau perangkat lunak khusus untuk mengelola dan menyimpan data proyek secara efisien.
7: Menyiapkan dan Menyediakan Dukungan Administratif
Bentuk dukungan administratif umum seperti mengatur perjalanan dinas, mengelola inventaris, menyusun catatan rapat, dan memfasilitasi kebutuhan administratif lainnya yang diperlukan dalam lingkup proyek.
03: Job Description dan Tugas Admin Proyek Kontraktor
Apa tugas staf administrasi proyek kontraktor?
Tugas seorang staff administrasi proyek kontraktor memiliki beberapa perbedaan bila dibandingkan dengan yang bekerja di perusahan non-kontraktor.
Apa saja tugas mereka? Perhatikan 7 tugas yang umumnya dilakukan oleh seorang pegawai staff administrasi proyek kontraktor:
1: Menjalankan Manajemen Dokumen Kontrak
Memahami, mengelola, dan memastikan kepatuhan terhadap dokumen kontrak yang terkait dengan proyek konstruksi, menyiapkan dokumen kontrak, memantau perubahan dan persyaratan kontrak yang timbul selama proyek berlangsung.
2: Melakukan Pengadaan dan Pengelolaan Subkontraktor
Menjalankan proses pengadaan subkontraktor, membantu dalam proses seleksi, evaluasi, dan pengelolaan hubungan dengan subkontraktor yang bekerja dalam proyek tersebut.
3: Menyiapkan Pelaporan Keuangan Proyek Kontraktor
Bersama-sama dengan bagian lain staf administrasi proyek kontraktor men-support proses pelaporan keuangan proyek, antara lain melakukan kontrol dan pengendalian budget proyek, pemrosesan pembayaran sub-kontraktor, serta menyediakan laporan keuangan yang relevan kepada manajemen proyek dan pemilik proyek.
4: Berkoordinasi dan Komunikasi dengan Tim Proyek
Seorang staf administrasi proyek kontraktor merupakan perantara antara manajemen proyek, subkontraktor, dan tim proyek. Tugas mereka membantu dalam mengoordinasikan dan memfasilitasi komunikasi yang efektif antara semua pihak terkait, serta mengatur pertemuan dan pembaruan proyek secara berkala.
5: Melakukan Pemantauan Kepatuhan Hukum dan Regulasi
Agar poyek kontraktor berjalan sesuai dengan ketetentuan hukum dan regulasi yang berlaku, pegawai administrasi proyek kontraktor memantau dan melaporkan kepatuhan terhadap persyaratan konstruksi, keselamatan kerja, perizinan serta peraturan lingkungan yang relevan.
6: Menjaga dan Memelihara Semua Dokumen Arsip Proyek Kontraktor
Admin Proyek Kontraktor bertanggung jawab untuk menjaga dan memelihara dokumen dan arsip proyek yang lengkap dan terorganisir dengan baik. Mereka memastikan bahwa semua dokumen proyek, termasuk gambar teknis, laporan inspeksi, dan sertifikat kualifikasi, tersedia dan mudah diakses.
7: Melakukan Pemantauan Jangka Waktu dan Jadwal Proyek
Setiap aktivitas dan kemajuan proyek terus dipantau dan dilaporkan progresnya kepada pihak manajemen perusahaan sehingga pekerjaan berjalan sesuai dengan tenggat waktu yang ditetapkan.
03: Gaji Admin Proyek
A: Estimasi Gaji Admin Proyek Secara Umum
Berapa gaji staf administrasi proyek?
Gaji seorang Admin Proyek di Indonesia juga dapat bervariasi tergantung pada beberapa faktor, termasuk lokasi geografis, ukuran perusahaan, industri, tingkat pengalaman, kualifikasi, dan tanggung jawab pekerjaan yang diemban.
Bila dibedakan menjadi 3 kelompok, maka besaran gaji admin proyek di Indonesia berdasarkan data umum adalah sebagai berikut:
1: Tingkat Pemula (Entry Level)
Estimasi gaji seorang admin proyek pada tingkat pemula di Indonesia biasanya berkisar antara Rp 4.000.000 hingga Rp 8.000.000 per bulan.
2: Tingkat Menengah (Intermediate)
Seorang yang memiliki pengalaman dan keterampilan yang lebih banyak, maka perkiraan jumlah gaji antara Rp 8.000.000 sampai Rp 15.000.000 untuk setiap bulannya.
3: Tingkat Lanjutan (Advanced)
Kelompok ini adalah mereka yang mempunyai pengalaman kerja dan kemampuan manajerial yang kuat, sehingga estimasi nilai gaji berada pada kisaran Rp 15.000.000 sampai Rp 25.000.000 per bulan atau bahkan lebih, tergantung pada faktor-faktor yang telah disebutkan di atas.
B: Perkiraan Gaji Admin Proyek Kontraktor
Bagaimana dengan gaji staf administrasi proyek kontraktor?
Nilai dan besaran gaji pegawai administrasi proyek kontraktor juga berbeda-beda antara satu perusahaan dengan yang lain.
Ada beberapa faktor yang mempengaruhinya, seperti lokasi geografis, ukuran perusahaan kontraktor, industri konstruksi, tingkat pengalaman, kualifikasi, job description dan tanggung jawab pekerjaan yang diamanahkan.
Dan, agar tidak penasaran, berikut ini disajikan perkiraan rentang gaji karyawan admin proyek kontraktor di Indonesia:
1: Tingkat Pemula
Jumlah gaji seorang staff admin proyek kontraktor di entry level biasanya berada pada kisaran antara Rp 4.000.000 sampai Rp 8.000.000 untuk setiap bulannya.
2: Tingkat Menengah
Bagi seorang pegawai administrasi proyek kontraktor yang memiliki pengalaman dan skill lebih banyak dari pada entry level, maka perkiraan jumlah gaji adalah berkisar antara Rp 8.000.000 hingga Rp 15.000.000 per bulan.
3: Tingkat Lanjutan
Kriteria mereka yang berada di level lanjutan adalah mempunyai pengalaman kerja yang substansial dan skill manajerial yang bagus. Estimasi besaran gaji dari seorang administrasi proyek kontraktor berada pada rentang antara Rp 15.000.000 sampai Rp 30.000.000 per bulan.
—
Kondisi nyata di lapangan, jumlah gaji seorang staff administrasi proyek tergantung oleh banyak faktor, antara lain jenis industri, daerah dan tingkat persaingan, serta job desk yang dikerjakan. Angka-angka yang disampaikan di atas merupakan estimasi atau perkiraan.
Jadi, besaran gaji sesungguhnya bisa sama atau berbeda-beda. Ada faktor-faktor spesifik yang mempengaruhinya, seperti tingkat laba rugi proyek yang diperoleh perusahaan. Semakin tinggi nilai laba, biasanya berpengaruh signifikan terhadap kesejahteraan pegawai, termasuk staff admin.
04: Lowongan Kerja Admin Proyek
Setiap pekerjaan yang bisa memberikan imbalan kerja maksimal akan diincar oleh banyak pencari kerja. Oleh karena itu, untuk mendapatkan pekerjaan tersebut tentunya memerlukan strategi khusus, sejak dari mencari lowongan, seleksi kerja sampai mendapat penawaran pekerjaan.
Bagaimana cara unik dan praktis mencari lowongan pekerjaan yang kita inginkan?
Untuk mencari lowongan kerja dengan posisi sebagai pegawai administrasi proyek, Anda bisa melakukan 5 langkah sederhana sebagai berikut:
1: Menggunakan Portal Web Lowongan Kerja Online
Saat ini, bukan sesuatu yang asing mencari berbagai informasi melalui dunia maya, tak terkecuali dengan mencari loker impian. Coba ketikkan di mesin pencari keyword “loker admin proyek” kemudian klik beberapa website yang berada di halaman #1 Google.
2: Mencari di Situs Perusahaan
Cara kedua untuk mencari loker administrasi proyek adalah mengunjungi ke website perusahaan. Setelah membuka, cari informasi yang anda butuhkan.
3: Jaringan dan Kontak Pertemanan serta Komuintas Hobi
Manfaatkan jaringan profesional Anda. Tak ada salahnya untuk memberitahukan kepada teman, sahabat sejati, kolega, atau kenalan yang bekerja di industri konstruksi atau proyek bahwa Anda sedang mencari lowongan kerja untuk posisi administrasi proyek.
Melalui mereka barangkali anda memperoleh informasi mengenai peluang pekerjaan yang belum diumumkan ke publik.
4: Ikut Bergabung Grup dan Komunitas Profesional
Bergabunglah dengan grup dan komunitas terkait di platform media sosial atau forum online. Terlibatlah dalam diskusi dan berbagi minat Anda dalam pekerjaan untuk posisi administrasi proyek. Kadang-kadang, anggota grup atau komunitas dapat membagikan lowongan kerja yang relevan.
5: Kirimkan Lamaran Secara Proaktif
Jika Anda tertarik dengan perusahaan tertentu atau proyek tertentu, Anda bisa langsung mengirimkan berkas lamaran secara proaktif ke bagian HRD, tentu dengan melampirkan curriculun vitae unik dan surat lamaran kerja menarik yang sesuai dengan pengalaman dan kualifikasi yang dibutuhkan.
05: Lowongan Admin Proyek Surabaya
Bagaimana cara mencari lowongan pekerjaan dengan posisi staff administrasi proyek di Surabaya?
Untuk mencari lowongan kerja sebagai admin proyek di Surabaya, Anda dapat melakukan beberapa langkah berikut:
1: Memanfaatkan Situs Penyedia Lowongan Kerja
Agar anda tidak tertipu oleh loker abal-abal atau aspal, sebaiknya gunakan situs lowongan kerja online yang terpercaya di Indonesia, antara lain JobStreet, LinkedIn, Indeed, Karir.com, dan sejenisnya.
2: Mencari Informasi di Website Official Perusahaan
Hampir setiap perusahaan memiliki website sebagai sarana untuk menyebarkan berbagai informasi tentang perusahaan, seperti lowongan kerja dan laporan keuangan.
3: Bergabung dengan Grup dan Komunitas Profesional Lokal
Bergabunglah dengan grup dan komunitas profesional yang berbasis di Surabaya di platform media sosial atau forum online. Terlibatlah dalam diskusi dan berbagi minat Anda dalam pekerjaan Admin Proyek di Surabaya. Kadang-kadang, anggota grup atau komunitas dapat membagikan lowongan kerja yang spesifik untuk wilayah tersebut.
4: Menghubungi Perusahaan dan Kontraktor Lokal
Identifikasi perusahaan konstruksi, pengembang properti, atau kontraktor lokal di Surabaya dan hubungi mereka secara langsung.
Tanyakan apakah ada lowongan untuk posisi yang anda butuhkan atau bila mereka menerima lamaran secara proaktif. Beberapa perusahaan tidak mengiklankan secara terbuka, tetapi mungkin memiliki kebutuhan untuk posisi tersebut.
5: Menggunakan Media Sosial Profesional
Manfaatkan platform media sosial profesional seperti LinkedIn untuk mencari lowongan kerja di Surabaya. Buat profil yang menarik dan perbarui status pencarian kerja Anda.
Bergabunglah dengan grup yang berhubungan dengan industri konstruksi atau proyek di Surabaya dan jalin koneksi dengan anggota lainnya. Lowongan kerja seringkali di-share secara langsung di platform ini.
___
Sebelum anda mengirimkan berkas surat lamaran ke perusahaan, selalu perhatikan persyaratan dan kualifikasi yang diminta dalam setiap lowongan yang Anda temukan. Persiapkan curriculum vitae dan surat lamaran yang menonjolkan skill dan pengalaman kerja sesuai yang dibutuhkan.
Dan, jangan lupa untuk mempersiapkan diri dengan sungguh dalam menghadapi tes wawancara kerja, termasuk pengetahuan mengenai seluk-beluk administrasi proyek dan skill untuk menerapkan pengetahuan serta pengalaman kerja untuk proyek di Surabaya.
Apabila anda merasa kurang miliki skill yang mumpuni di bidang administrasi dan pelaporan, segera daftar Pelatihan Akuntansi Komputer.
__
Materi yang diajarkan dalam training tersebut meliputi penggunaan aplikasi Excel untuk membuat laporan keuangan yang bagus dan benar. Laporan lain pun bisa dibuat dan disajikan dengan Excel.
Materi selanjutnya yang tidak kalah pentingnya adalah Anda akan mengetahui, memahami dan membuat Laporan Laba Rugi, Laporan Perubahan Ekuitas, Neraca, Laporan Arus Kas dan menyusun Catatan Atas Laporan Keuangan perusahaan jasa, dagang dan manufaktur.
Satu lagi materi yang tidak kalah pentingnya, yaitu analisa laporan keuangan menggunakan financial rtio alias rasio keuangan, antara lain: rasio lancar (current ratio), rasio cepat (quick ratio), working capital ratio dan return on invetment.
06: Kesimpulan
Seorang admin proyek perlu memiliki skill dan kualifikasi yang dibutuhan oleh sebuah proyek, antara lain penggunaan perangkat lunak manajemen proyek, pemahaman tentang metodologi proyek, kemampuan komunikasi yang baik, serta keterampilan dalam mengelola waktu dan sumber daya.
Melalui kemampuan itu mereka bisa memberikan dukungan secara penuh untuk mengelola administrasi proyek secara efektif sehingga meningkatkan efisiensi operasional, mengatasi hambatan proyek, dan memastikan kelancaran kolaborasi tim.
Selain itu, membantu meminimalkan risiko proyek, mengoptimalkan penggunaan sumber daya dan menghadapi perubahan dan tantangan serta beradaptasi dengan cepat.
___
Tugas, job desk dan tanggung jawab seorang staf administrasi proyek dalam mendukung pengelolaan proyek tidak mesti sama, tapi berbeda untuk setiap organisasi bisnis dan proyek tertentu, sehingga harus disesuaikan dengan kebutuhan dan persyaratan proyek yang spesifik, misalnya menyusun jadwal, mengelola dokumentasi, mengkoordinasikan tim, serta memantau kemajuan proyek day by day.
Bagaimana menurut pandangan Anda?
Demikianlah artikel yang bisa kami bagikan, moga ada guna dan manfaatnya. Apabila, anda ingin mengutip dan melansir dari artikel ini, mohon dengan kesadarannya untuk menyebutkan dan menyertakan sumbernya ya. Thanks
